Finance & Controlling

E-Rechnungspflicht 2027: Was sich für deine Rechnungsfreigabe jetzt ändert

3. Oktober 2026

Die kurze Antwort: Ab 1. Jänner 2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch ausstellen. Ab 2028 gilt das für fast alle. Empfangen können muss jedes Unternehmen sie schon seit Anfang 2025. In Österreich ist die E-Rechnung bisher nur gegenüber dem Bund Pflicht, die EU zieht aber bis 2030 nach.

Was das für deinen Rechnungsprozess bedeutet, liest du hier.

Die Fristen im Überblick

Die Umstellung läuft in Stufen. In der ersten Stufe ist die Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 zu gewährleisten. Ab dem 1. Januar 2027 folgt dann eine Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz größer 800.000 €, ab dem 1. Januar 2028 dann auch für Unternehmen unter 800.000 €. bstbk

Für den Stichtag 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026. Kleinere Unternehmen haben noch ein Jahr Puffer: Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro erwirtschaftet, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. PDF-Rechnungen sind in dieser Phase nur weiterhin mit Zustimmung des Empfängers möglich. ihk ihk

Wer über der Grenze liegt, hat noch eine Hintertür: Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Auch diese Ausnahme endet mit 2027. ihk

Wird die Frist noch verschoben? Im Lobbyregister des Bundestags fordern die sächsischen Handwerkskammern, die E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Das ist eine Forderung, kein Beschluss. Plane mit dem 1. Jänner 2027. bundestag

Was überhaupt als E-Rechnung zählt

Hier passieren die meisten Missverständnisse. Laut Bundesfinanzministerium liegt seit 2025 eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Grundlage dafür ist die europäische Norm: Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. bundesfinanzministerium ihk

Ein PDF per E-Mail ist also keine E-Rechnung. In der Praxis haben sich in Deutschland die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) durchgesetzt.

Welche Ausnahmen es gibt

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Keine E-Rechnung braucht es bei Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV) und Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV). ihk

Auch für die Umstellungsphase gibt es eine praktische Regel: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag für die verpflichtende Ausstellung einer E-Rechnung erteilt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistungserbringung und Zahlung erst nach diesem Stichtag erfolgen. bundesfinanzministerium

Und in Österreich?

Österreich war früh dran, aber nur gegenüber der öffentlichen Hand. Seit 1. Jänner 2014 ist die Legung einer e-Rechnung an Bundesdienststellen verpflichtend. Von den Bundesdienststellen werden keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Die Rechnungen lassen sich über USP.gv.at oder PEPPOL einbringen. e-Rechnung an den Bund +2

Das System läuft im großen Stil. Laut WKO werden jährlich über 1,5 Millionen Rechnungen an die österreichische Verwaltung über die Plattform e-rechnung.gv.at gestellt. Interessant ist ein Detail: Annähernd 20 Prozent werden von den überwiegend kleineren Lieferanten über das im Unternehmensserviceportal angebotene Formular händisch eingetippt. Elektronisch heißt also noch lange nicht automatisiert. wko wko

Eine allgemeine B2B-Pflicht wie in Deutschland gibt es in Österreich derzeit nicht. Betroffen bist du aber trotzdem, wenn du eine Gesellschaft oder Niederlassung in Deutschland hast. Ob und wie genau, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Der EU-Rahmen: ViDA bis 2030

Langfristig kommt die E-Rechnung überall in der EU. Am 11. März 2025 hat der Rat der Europäischen Union das Paket „VAT in the Digital Age” (ViDA) formell angenommen. Der zentrale Teil: E-Rechnungen und nahezu Echtzeit-Meldungen für innergemeinschaftliche Umsätze werden ab 1. Juli 2030 verpflichtend. europa europa

Gleichzeitig öffnet ViDA den Weg für nationale Regelungen. Mit Inkrafttreten können Mitgliedstaaten unter bestimmten Bedingungen eine verpflichtende E-Rechnung einführen. Das gesamte Paket wird schrittweise bis Jänner 2035 umgesetzt. europa europa

Für österreichische Unternehmen mit Kunden oder Lieferanten in anderen EU-Ländern heißt das: Die Frage ist nicht ob, sondern wann.

Das eigentliche Problem liegt beim Empfang

Die meisten Artikel zur E-Rechnung drehen sich ums Ausstellen. Das ist der einfachere Teil, denn das erledigt meistens die Buchhaltungs- oder ERP-Software.

Schwieriger wird es beim Empfang. Ab 2027 kommen bei dir gleichzeitig XRechnungen, ZUGFeRD-Dateien, PDFs von kleineren Lieferanten mit Zustimmung und noch Papier an. Eine XRechnung ist reines XML. Ohne passende Software kann niemand im Team sie lesen, geschweige denn freigeben.

Und dann beginnt die eigentliche Arbeit: Wer prüft die Rechnung? Passt sie zur Bestellung und zum Wareneingang? Wer gibt frei, wenn die zuständige Person im Urlaub ist? Wird das Skonto noch erreicht? Wenn diese Fragen heute per E-Mail-Schleife beantwortet werden, ändert die E-Rechnung daran nichts. Sie macht nur das Format digital, nicht den Prozess.

Wie du die Rechnungsfreigabe jetzt fit machst

1. Kläre deinen Stichtag

Schau dir deinen voraussichtlichen Umsatz 2026 an. Liegt er über 800.000 €, gilt für dich der 1. Jänner 2027. Liegt er knapp darunter, plane trotzdem mit 2027. Zwei Rechnungsprozesse parallel zu betreiben kostet mehr als eine frühe Umstellung.

2. Mach eine Bestandsaufnahme beim Eingang

Welche Formate kommen bei dir an, über welche Kanäle, und wie viele pro Monat? Wer bekommt sie zuerst, und wie landen sie in der Buchhaltung?

3. Trenn Format und Prozess

Die E-Rechnung löst das Format-Problem. Den Freigabeprozess musst du selbst lösen: Zuständigkeiten, Freigabestufen nach Betrag, Vertretungen, Eskalationen.

4. Nutz die strukturierten Daten

Der große Vorteil der E-Rechnung: Die Daten liegen schon maschinenlesbar vor. Bestellnummer, Beträge und Lieferant müssen nicht mehr abgetippt werden. Das ist die Grundlage für einen automatischen Abgleich mit Bestellung und Wareneingang.

5. Denk an den Audit-Trail

Bei einer Betriebsprüfung willst du lückenlos zeigen können, wer wann welche Rechnung geprüft und freigegeben hat.

Wie das in der Praxis aussieht

Genau an diesem Punkt setzt FireStart an. FireStart ist eine Plattform für Prozessautomatisierung aus Linz, die sich zwischen Rechnungseingang und ERP legt, ohne dass du deine bestehenden Systeme ersetzen musst.

So läuft eine Rechnungsfreigabe damit ab: Die Rechnung kommt rein, egal ob als E-Rechnung, PDF oder Scan. Bei PDFs und Papier lesen OCR und KI die Daten aus. Danach gleicht FireStart Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch ab. Passt alles, geht die Rechnung direkt an die zuständige Person zur Freigabe, auch mobil. Gibt es Abweichungen, wird eskaliert. Nach der Freigabe wird in SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics gebucht.

Was du davon hast:

Ein Prozess für alle Formate: In der Übergangszeit bis Ende 2027 kommen E-Rechnung, PDF und Papier nebeneinander an. Alles landet im selben Ablauf.
Skonto statt Mahnung: Automatische Erinnerungen und Vertretungsregeln verhindern, dass Rechnungen liegen bleiben.
Prüfsicher: Jeder Schritt wird mit Person, Zeitstempel und Entscheidung protokolliert.
Hosting in Deutschland oder On-Premise: Deine Finanzdaten bleiben unter europäischem Recht.
Der Mensch entscheidet: Die Freigabe bleibt immer bei deinem Team.

Über 220 Unternehmen in der DACH-Region automatisieren ihre Prozesse bereits mit FireStart, darunter Leifheit, Borbet und Agrarfrost.

Die E-Rechnungspflicht ist damit nicht nur eine Pflicht, sondern ein guter Anlass, den ganzen Rechnungsprozess einmal ordentlich aufzustellen.

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027?

Ab 1. Jänner 2027 für Unternehmen in Deutschland mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026. Ab 1. Jänner 2028 für fast alle übrigen Unternehmen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung muss strukturiert sein und der Norm EN 16931 entsprechen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.

Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht?

Ja, aber nur für Rechnungen an Bundesdienststellen, und zwar seit 2014. Eine allgemeine B2B-Pflicht gibt es derzeit nicht.

Was ändert sich 2030?

Mit dem EU-Paket ViDA werden E-Rechnungen und digitale Meldungen für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU ab 1. Juli 2030 verpflichtend.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.