Atos und FireStart digitalisieren Freigabeprozesse in der WKÖ

Massive Verringerung der Prozessdurchlaufzeit um zumindest 50 Prozent

Ausgangslage

Wie in vielen großen Unternehmen und Institutionen stehen auch in der Wirtschaftskammer Österreich Freigabeprozesse mit auf der Tagesordnung. Dokumente wurden hier bisher ausgedruckt, in eine Mappe einsortiert und mit einem Laufzettel, auf dem der analoge ,Workflow“ definiert wurde, versehen. Insbesondere bei zeitkritischen Entscheidungen kam es immer wieder vor, dass sich Mitarbeiter auf die Suche nach einer Mappe machen mussten und diese dann selbst zu den nächsten Stationen bringen mussten. Ca. 6.000 Stück dieser Mappen waren pro Jahr im Umlauf – das Ziel der WKÖ war es, die Dauer der Freigabeprozesse zu verringern sowie die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation zu verbessern. Des Weiteren sollte die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg verbessert werden und keine Mappen oder Papier mehr erforderlich sein.

Lösung

Atos hat nun gemeinsam mit FireStart und HPC Dual für die WKÖ und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Lösung für digitale Unterschriften implementiert, die die Prozessdurchlaufzeit um zumindest 50 Prozent verringern konnte. Der elektronische Mappenlauf, kurz ELMA, ist eine zentrale Plattform für alle Freigaben und digitalen Unterschriften diverser Schriftstücke und Verträge innerhalb der WKÖ. ELMA stellt die ideale Oberfläche dar, um Dokumente intern zu unterschreiben oder freizugeben. FireStart stellt hierbei die für die Realisierung der Worfklows eingesetzte BPM (Business Process Management) Lösung zur  Verfügung. Die eingesetzten Lösungen und Technologien, insbesondere FireStart, beschränken sich nicht nur auf dieses Projekt. Sie können auch für weitere
Prozessdigitalisierungen, wie etwa die internen Anforderungsworkflows für IT-Ausstattung, Benutzerrechte, Literatur eingesetzt werden, denn die BPM-Suite von FireStart ist optimal geeignet, Prozesse zu modellieren und Workflows zu automatisieren .