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Schritt für Schritt in Richtung BPM

Implementierungsmöglichkeiten von BPM in Ihrem Unternehmen

An article by Shyamal Addanki, Director NA

Der Markt für Geschäftsprozessmanagement hat in den letzten Jahren ein prozentual zweistelliges Wachstum verzeichnet. Obwohl BPM Tools kein neues Thema sind, erreicht die Einführung von Prozessmanagement in Unternehmen gerade Rekordwerte. Die Implementierung neuer Technologien führt auch zu einer Sensibilisierung für das Thema. Dieses Phänomen kann man gerade am aufstrebenden BPM Markt beobachten. Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen spüren den Wandel und informieren sich bei BPM Anbietern, wie FireStart, um Demos anzufordern und mehr über die Implementierung von BPM im eigenen Unternehmen herauszufinden.

Dabei lassen sich des öfteren begründete Bedenken über die Einführung von BPM feststellen. Technologie überzeugt, wenn sie bereits implementiert wurde und ohne Probleme läuft – aber wie komplex und teuer ist es BPM in einer Organisation einzuführen? Wie so oft lautet die Antwort: Es kommt darauf an. Um ein besseres Gefühl für die Situation zu bekommen, teilen wir die Implementierungsmöglichkeiten von BPM in zwei Kategorien ein: BPM auf Systemebene und nutzerzentriertes BPM.

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BPM auf Systemebene bedeutet, dass die Technologie komplett mit der Unternehmenssoftware vernetzt und integriert ist; alle Prozesse sind digitalisiert und miteinander verbunden. Das endgültige Ziel sind hocheffiziente, vollständig digitalisierte und automatisierte Prozesse. Das klingt fürs Erste natürlich toll, verlangt allerdings massiven Implementierungsaufwand, Kosten und Zeit. Die Systeme vieler großer BPM Anbieter fallen in diese Kategorie. Einige von ihnen wenden sich allerdings langsam der zweiten Implementierungsmöglichkeit zu, dem nutzerzentrierten BPM.

Das nutzerzentrierte BPM, oder lean BPM, kehrt das Modell um. Warum sollten alle Systeme verbunden und alle Prozesse automatisiert werden, wenn man sich auf die Prozesse konzentrieren kann, die wirklich wichtig sind? Diese Prozesse können dann digitalisiert, mit einem No-Code Ansatz und grafischer Modellierung automatisiert und in die betreffenden Geschäftsbereiche integriert werden. Die Implementierung von BPM auf diese Art und Weise ermöglicht es auch, das wichtige Feedback der Nutzer zu erhalten, sowie die technischen Potentiale des Systems auszuloten, bevor der nächste Schritt gemacht wird.

Trotz allem liegt einer der wichtigsten Unterschiede in der Sicht auf den Nutzer. BPM auf Systemebene führt zu Änderungen die den Endnutzer unter Druck setzen können, während nutzerorientiertes BPM dem Endnutzer das Steuer überlässt. Fachanwender wissen am besten, wie sie ihre Geschäftsprozesse und Workflows gestalten müssen, ohne auf die IT oder externe Beratungsfirmen vertrauen zu müssen, für die die Unternehmensprozesse meist unverständlich sind. Wenn Prozessmanager und Fachanwender in dieser Weise bestärkt werden, erspart sich das Unternehmen hohe Kosten für die Implementierung von BPM Systemen und Beratung. Außerdem bleibt die Qualität der internen Prozesse auf einem gewohnt hohem Level.

Ein weiterer Faktor, der gerne übersehen wird, ist, dass Prozesse nur einmalig konzipiert werden. Nach der ersten Veröffentlichung müssten diese Prozesse gepflegt und durch Change Management während ihres gesamten Lebenszyklus unterstützt werden – so lange bis der Prozess obsolet wird. Im Fall des nutzerorientierten BPM ist es ein Leichtes für die Anwender, Änderungen und Controlling der Prozesse selbst zu administrieren. In der Welt des BPM auf Systemebene, muss jede Änderung bei der IT angefragt oder von einer externen Beratungsfirma umgesetzt werden. Man muss kein Experte auf diesem Gebiet sein, um zu erkennen, dass dies nicht der effizienteste Weg ist.

Wenn Sie also gerade erst in die Welt des BPM eintauchen und sich fragen, welche BPM Lösung die richtige für Sie ist, überlegen Sie sich zuerst, in welche Kategorie sie fällt – ist es eine Lösung auf Systemebene oder steht der Nutzer im Mittelpunkt? Vergewissern Sie sich, dass Sie bereits anfangs die Implementierungskosten im Auge haben. Und denken Sie daran, dass komplexe Implementierungen oft zu Verzögerungen und erhöhten Kosten führen können.

Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut – nehmen Sie sich Zeit und implementieren Sie BPM Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen.

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