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Die Qual der Wahl: Welcher BPM Anbieter ist der Richtige?

Ein Artikel von Shyamal Addanki, Director NA

Die Fülle an Anbietern in den Bereichen BPM und Workflowautomatisierung wird immer größer – da fällt es bei der Auswahl des passenden Tools oft schwer den Überblick zu behalten. Natürlich gibt es Branchenrezensionen und Berichte, welche die verschiedenen Anbieter analysieren und Rankings erstellen. Doch diese Bewertungen sind oft unvollständig und Recherchen im Web liefern  nur jene Anbieter, die in der Gunst des Page-Ranking Algorithmus stehen.

Ein guter Anfang ist, den Unterschied zwischen BPM und Workflow zu verstehen. Hier werden beide Begriffe zusammen verwendet, da Unternehmen manchmal eine BPM-Lösung kaufen, die einzig und allein zur Workflowautomatisierung gedacht ist.

Allgemein kann man zwischen anwenderfokussiertem BPM und systemfokussiertem BPM unterscheiden: Ist Ihr Ziel ein IT-fokussiertes Tool mit Systemintegration oder ein Tool mit dem Fachanwender Unternehmensprozesse verwalten können? Beides können Sie mit Hilfe von BPM erreichen – die Frage ist nur, welche Größenordnung ihr Projekt haben soll und wie komplex dessen Implementierung sein wird.

 

Choosing A Bpm Provider

Die ursprüngliche Idee von BPM ist die eines IT fokussierten BPM mit Systemintegration. Dabei ähneln Geschäftsprozesse allerdings mehr einer Spezifikation zur Verbindung der Back-End Systeme einer Organisation. Genauer gesagt handelt es sich hierbei um komplexe Prozesse, deren Realisierung und Change Management hochkomplex sind. Normalerweise übernimmt die IT die Leitung eines solchen Projektes zusammen mit einem eigens zusammengestellten Team. Das Resultat ist dann ein robustes, voll integriertes Back-End System.

Die zweite Art von BPM System legt den Schwerpunkt auf Agilität und Lean Management. Hier wird der komplexe Prozess des systemorientierten BPM in leicht umzusetzende Geschäftsprozesse aufgegliedert. Das Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des jeweiligen Fachbereichs. Die Fachbereiche haben in ihren eigenen Prozessen die größte Expertise und benötigen die IT in der Regel nur mehr zur Herstellung der notwendigen Datenverbindungen.

Damit die Fachbereiche ihre eigenen Prozesse darstellen können, muss die verwendete Technologie benutzerfreundlich sein und einen Low- bzw. Zero-Code Ansatz verfolgen. Diese Art von BPM ist leichter zu implementieren, da sie schrittweise in die Organisation eingeführt werden kann, leicht skalierbar ist und flexibler mit Veränderungen umgegangen werden kann.

FireStart ist die zweite Art von BPM System: Der Fokus liegt auf den Mitarbeitern der jeweiligen Fachbereiche, die dank No-Code Ansatz für eine schnelle Bereitstellung der Prozesse sorgen können. Wie von einem Microsoft Gold Partner zu erwarten, weist die Benutzeroberfläche das Microsoft Look-and-Feel auf. Mitarbeiter können ihre Aufgaben dank des Microsoft Outlook Plugin direkt im Mailprogramm bearbeiten.

Das Erstellen von Prozessmodellen in FireStart ist für den Benutzer sehr intuitiv, dabei aber nicht weniger mächtig als in anderen Tools: Ob Flussdiagramm mit den zuständigen Rollen oder Swimlanes in einem BPMN 2.0 Prozessmodell – FireStart macht’s möglich! Prozess-Governance ist unmittelbar integriert: Jeder neue Prozess kann mittels Freigabeworkflow vor der produktiven Verwendung im Unternehmen genehmigt werden. Änderungen am Prozess werden registriert und in der Versionsübersicht gespeichert, die auch den Vergleich zwischen den verschiedenen Versionen eines Prozesses zulässt. Auf diese Weise bekommen die Prozessexperten wieder die volle Kontrolle über das Geschäftsprozessmanagement.

Wenn Sie also nach einer BPM-Lösung Ausschau halten, kontaktieren Sie zuerst einige Anbieter der verschiedenen BPM-Schulen. Das wird Ihnen helfen, die Auswirkungen Ihrer Entscheidung zu verstehen. Und zwar nicht nur in Hinblick auf die Funktionen eines Tools, sondern auch in Bezug auf dessen Benutzerfreundlichkeit, Implementierungszeit, Gesamtkosten sowie Change Management.

Denn bereits die Einführung von BPM sollte effizient sein.

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