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Digitale Transformation mittels Prozessverbesserung

Was ist diese digitale Transformation?

Die Technologiewelt entwickelt sich ständig weiter. In einem wahnsinnigen  rasanten Tempo. Da ist es schwer, nicht den Anschluss zu verlieren. Besonders dann, wenn es darum geht, ein Unternehmen so effizient wie möglich zu führen. Was also tun? Genau hier kommt die digitale Transformation ins Spiel. Sie ist die Integration der digitalen Technologie in dein Unternehmen. Und zwar mittels Umwandlung der aktuellen Prozesse, der Unternehmenskultur und der KundInnen-Erfahrung in eine fortschrittliche Experience.

Was heißt das jetzt genau? Das heißt, dass durch Prozess-Automatisierung beispielsweise wiederholte Benutzeraufgaben eliminiert werden. Es heißt auch, dass die Verwendung unorganisierter und veralteter Papierformulare vermieden wird. Und auch, dass IT-Systeme in einen logischen Datenfluss integriert werden. Das muss es aber nicht unbedingt auch für dein Unternehmen heißen. Schließlich wird die digitale Transformation für jeden Betrieb sehr unterschiedlich aussehen. Je nachdem, wo es steht und welche Anforderungen gestellt werden. Um diesen individuellen Übergang in einem Unternehmen zu starten, muss man aber wissen, warum und wo man im Unternehmen benötigt wird. Sonst wird das Ganze ziemlich schwierig.

Warum ist die digitale Transformation überhaupt wichtig?

Vorab gesagt: Die digitale Transformation ist für ein Unternehmen unerlässlich. Warum? Weil man sich nur so der Entwicklung von technologiegetriebenen Geschäftsprozessen und der Anwendungslandschaft anpassen kann. Außerdem müssen GeschäftsführerInnen ihre Unternehmen ständig fordern, um sicherzustellen, dass Produktivitätsgewinne und Wettbewerbsvorteile auf allen Ebenen maximiert werden. Gleichzeitig will man aber auch eine außergewöhnliche User Experience bieten. Hier hakt es häufig, wie du dir denken kannst. Aber nicht nur hier.

Denn eine weiterer typischer Herausforderung, dem sich Unternehmen bei der digitalen Transformation stellen müssen, ist jene, dass alle Anwendungen im Unternehmen miteinander harmonisiert werden müssen. Neben ERP-, CRM-, ECM- und anderen Systemen haben Unternehmen in der Regel noch viele weitere Anwendungen, die die unterschiedlichen Serviceanforderungen von Abteilungen, Gruppen und BenutzerInnen erfüllen müssen. Und das innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Es verwundert dich daher wohl kaum, dass sich jede Verzögerung im internen Prozess auf den gesamten Geschäftsbetrieb auswirken kann. Eine Horrorvorstellung, die leider allzu oft Realität ist.

Für Unternehmen ist wichtig, die betriebliche Effizienz zu steigern. Auch, dass eine optimale Produktivität erreicht wird. Und nicht zu vergessen, dass die Erwartungen der User termingerecht erfüllt werden. Diese Ziele sind nicht unerreichbar. Schließlich kann das alles durch die Implementierung digitaler Technologien – wie der Automatisierung von Geschäftsprozessen – verwirklicht werden. Und das ist noch nicht alles: Ein Automatisierungstool wie FireStart ermöglicht zudem die Durchführung sich wiederholender Aufgaben ohne menschliche Benutzer. Was letztlich zu weniger menschlichen Fehlern und doppelten Daten bei der Ausführung dieser Aufgaben führt.

Ist dein Unternehmen bereit für die Prozess-Automatisierung?

Der Übergangsprozess bei der Einführung neuer digitaler Technologien in deinem Unternehmen kann einschüchternd sein. Schon alleine aufgrund der großen Auswahl an Technologien, die es diesbezüglich auf dem Markt gibt. Und auch, wegen der vielen Möglichkeiten, die diese deinem Unternehmen bieten. Dennoch fällt es leicht, sich zu begeistern und alle Änderungen auf einmal umsetzen zu wollen, oder? Definitiv. Trotzdem ist es wichtig, dass du Rom nicht an einem Tag erbauen willst. Oder mit anderen Worten: Nimm dir Zeit und halse dir nicht zu viel Arbeit auf! Blicke der Realität deiner Ressourcen ins Auge, denn alles auf einmal wird unmöglich zu bewerkstelligen sein. Besser ist es, wenn du einem realistischen und skalierbaren Schritt-für-Schritt-Ansatz folgst. Der frustriert nicht und führt zum Ziel.

Wo fängt man nun aber an, wenn man betriebliche Abläufe automatisieren will? Ganz einfach: beim Bedarf. Denn zunächst musst du wissen, was du wirklich benötigst. Und das findest du nur heraus, wenn du weißt, was es gibt – und zwar vier Arten von Automatisierungstechnologien: RPA, Workflow, DPA und BPM. Vier ganz unterschiedliche Technologien, die dennoch das eine oder andere gemeinsam haben. Lass uns daher einen kurzen Blick auf alle vier werfen, damit du weißt, was sie unterscheidet:

RPA

Die Robotic Process Automation ersetzt die BenutzerInnen durch – nun ja, seien wir mal ehrlich – Roboter. Daher kann man auch die Tätigkeit eines RPA-Bots gut und gerne als das Lernen und Nachahmen eines Users bezeichnen. Von der Nutzung der Benutzeroberfläche von Anwendungen bis zum Erlernen der Fähigkeit, simple und wiederholbare Aufgaben selbstständig zu erledigen – der Bot kann, was auch die BenutzerInnen können. Bei ausschließlich simplen Tätigkeiten, versteht sich.

Das birgt dennoch einen riesigen Vorteil. Und zwar den, dass es sehr einfach ist, die eigenen Bot-Arbeitskräfte schnell aufzustocken. Man kann sozusagen eine kleine Roboter Work Force aufbauen, die Aufgaben übernimmt. Das hört sich gut an, oder? Ist es auch. Dennoch musst du bedenken, dass RPA-Bots keine Verbindung zu ihrem Prozess haben. Das heißt, dass jede vorgelagerte Änderung ihrer Prozesse oder Anwendungen die aufgebaute Bot Force unbrauchbar machen kann. Ein einfaches Software-Update kann da schon völlig ausreichen, damit die Bots ihre Arbeit niederlegen. Sie sind also fleißig, diese kleinen Roboter, aber nicht intelligent. Deshalb wäre es wohl besser, wenn man Robotic Process Automation als Robotic Task Automation betrachtet. Schließlich steht hinter RPA gar keine Prozessführung.

Workflow

Workflows sind eine Teilmenge von automatisierbaren Schritten. Und zwar innerhalb eines Prozesses und häufig in einem einzelnen System. Fast jede Geschäftsanwendung, die heute ausgeliefert wird, kann mit integrierten Workflows aufwarten. Es gibt daher viele Applikationen von Drittanbietern, die auf Workflows spezialisiert sind.

Um am besten zu verstehen, was Workflows sind, hilft vielleicht ein Beispiel: Ein Kunde bestellt ein Buch in deinem Online-Shop. Workflows können jetzt innerhalb deines ERP-Systems die Bestelleingabe aufnehmen und den Auftrag automatisch verarbeiten. Anschließend die Rechnungen generieren und die Material-Stammtabelle aktualisieren. Toll, oder? Trotz aller Euphorie gibt es auch hier etwas zu bedenken: Der Workflow spiegelt nicht den gesamten End-to-End-Prozess wider, der weit außerhalb des Rahmens des Workflows beginnen und enden könnte. Schade.

DPA

Digital Process Automation ist ein relativ neuer Begriff. Es ist daher wichtig – bei all der aufkommenden Technologie rund um die Prozessautomatisierung –, die Besonderheiten von DPA-Anwendungen zu kennen. Was macht DPA also aus? Im Gegensatz zum Workflow betrachtet DPA den End-to-End-Prozess über mehrere Systeme hinweg. Großartig, oder? Die Besonderheit hier: DPA muss die Anwendung eines Drittanbieters sein, damit sie eine Verbindung zu allen vorhandenen Systemen herstellt und zudem den Prozess, die Aufgaben und die Daten intern verwalten kann.

Was heißt das jetzt? Kommen wir doch der Einfachheit halber auf unser vorheriges Bestellbeispiel zurück, um DPA noch besser verstehen zu können: Hier würde die DPA mit dem Beginn des Prozesses starten – vielleicht mit der Identifizierung des Bedarfs an einer bestimmten Artikelnummer. Mit der Bestellung eines bestimmten Buchs im Online-Shop beispielsweise. Anschließend würde DPA den Prozess durch Freigaben, Auftragserstellung und Versand führen. Und das sogar mit einer Schnittstelle zu den ERP-, CRM- und Finanzsystemen, die in den Prozess involviert sind.

BPM

Vorweg: Business Process Management beinhaltet DPA. Es fügt aber zusätzlich eine Ebene der Prozessmodellierung, des Managements und der Steuerung über die Automatisierung ein. Im Gegensatz zu den anderen hier erwähnten Arten von Automatisierungstechnologien ist BPM mehr als nur eine Technologie. BPM ist eine Disziplin für Prozessmanagement und kontinuierliche Verbesserung, die Technologie zur Erzielung von Spitzenleistungen nutzt.

Ohne BPM bleiben deine Prozesse und deine Automatisierung zwei getrennte Bereiche: Der eine wird vom Business Team und der andere von der IT Crowd verwaltet. BPM vereint diese beiden. Und zwar so, dass Prozesse und Automatisierung stets synchronisiert sind.

Halten wir doch abschließend noch einmal fest: Du kannst eine BPM-Anwendung nur für DPA nutzen. Dagegen spricht nichts. Aber du kannst keine DPA-Anwendung für BPM verwenden. Punkt.

Der Schlüssel zum Erfolg – digitale Transformation durch Prozessverbesserung

Die digitale Transformation ist für alle Unternehmen unerlässlich. Ganz egal, ob es sich um ein kleines Unternehmen handelt oder um einen Global Player. Denn durch Unternehmenswachstum und die sich verändernde digitale Landschaft ist für jedes Unternehmen folgendes entscheidend: Arbeitsplätze neu zu gestalten und die aktuellen Technologien im Unternehmen durch eine Reihe von skalierbaren Schritten zu aktualisieren.

Das Ganze ist eine Herausforderung. Richtig. Aber eine, der man sich stellen sollte. Denn Prozess Management ist eine der wichtigsten Aufgaben für jedes Unternehmen der Gegenwart. Ohne sie wird man in Zukunft zu langsam sein, um alle Aufgaben zu erledigen, die man zu erledigen hat. Ein robustes Prozess Governance System wirkt dem entgegen. Es gewährleistet die optimale Effizienz von Mitarbeitern, Prozessen und Technologien in allen Branchen. Was folglich zu einer maximalen Produktivitätssteigerungen und einem Wettbewerbsvorteil in allen Betrieben führt. Und das bei gleichzeitiger Sicherstellung einer bemerkenswerten Kundenerfahrung. Kaum zu glauben, oder?

Die vier Arten von Automatisierungstechnologien zeigen, was möglich ist. Und jede von ihnen kann mit ihren individuellen Vorteilen punkten. Gegenseitig ergänzen sie sich. Falls du nun also in Sachen Automatisierung in deinem Unternehmen durchstarten willst, dann bedenke dabei, wann welcher Ansatz der richtige ist. Denn das ist entscheidend für die Maximierung der Kapitalrendite und für die Aufrechterhaltung eines effizienten Unternehmens.

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