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FireStart veröffentlicht Version 2019.4

Ein Artikel von Sean Hickey

Alles aufgepasst: FireStart 2019.4 ist ab jetzt verfügbar und wir haben einige Updates für Dich. Für die neue FireStart Version haben sich unsere genialen Entwickler auf fünf Bereiche gestürzt, um Dein Leben einfacher und effizienter zu gestalten. Wir haben die Möglichkeiten der Authentifizierung erweitert, unsere Formulare bieten nun eine Funktion zur externen Datensuche, Verantwortlichkeiten im Prozess sind durch zusätzliche Optionen noch transparenter geregelt und den People Picker gibt es jetzt auch für Erweiterungsfelder in Modellen. Außerdem kannst du dich auf einen Auswahlfilter für Workflowformulare freuen.

Authentifizierung mit FireStart Identity Server

Alle Neukunden, die eine Erstinstallation durchführen, haben die Möglichkeit, zwischen zwei zusätzlichen Authentifizierungsprovidern zu wählen:

  • Azure Ad mit Graph
  • SAML mit einem externen Suchservice (oder ActiveDirectory Suche für ADFS)

Der FireStart Identity Server verwaltet die Benutzeranmeldung und sucht nach Benutzern und Gruppen, die in FireStart verwendet werden. Damit in FireStart jene Nutzer gefunden werden können, die sich über den gewählten Authentifizierungsprovider anmelden, muss darauf geachtet werden, dass ein korrespondierender Suchprovider zur Verfügung steht.

Der Wechsel des Authentifizierungsproviders auf einem bereits laufenden System wird derzeit nicht unterstützt. Somit müssen Bestandskunden vorläufig bei ihrem aktuellen Active Directory bleiben.

Externe Datensuche

Formulare können jetzt mehr! Mit der externen Datensuche kannst Du über eine REST-API mehrere Elemente aus einer externen Datenquelle auswählen und als CSV im Workflow weiter verarbeiten. Die neue Funktion besteht aus einem Textfeld mit Autovervollständigung und einem Listenfeld, in dem bereits ausgewählte Elemente angezeigt werden. Das neue Eingabefeld funktioniert mit jeder REST-API, die JSON zurück gibt und eines der folgenden Authentifizierungsschemata unterstützt: Anonym, Basic oder NTLM. Zusätzlich kann auch die FireStart Server API direkt im Formular abgefragt werden.

Einmal im FireStart Form Builder konfiguriert, können mit JSONPath Daten aus dem Response ausgewählt und gefiltert werden. Der Output ist ein als CSV formatierter Text, das in ein Geschäftsobjekt gespeichert wird. Auf diese Weise können die Daten im Workflow weiterverarbeitet werden. Gleichzeitig werden Deine Arbeitsabläufe optimiert, da beliebige externe Daten nun in FireStart Workflows verfügbar sind.

Verantwortlichkeiten im Prozess

Bisher gab es nur eine Kategorie von Prozessverantwortlichen: den Modelleigner. Dieser war für alle Aktionen im Modell und Workflow zuständig. Allerdings kommt es nicht häufig vor, dass eine Person für beides gleichzeitig verantwortlich ist. Daher haben wir die Rollen für die Verantwortlichkeiten im Prozess um zwei Optionen erweitert: Modelverantwortlicher und Workflowverantwortlicher. Von nun an können Verantwortlichkeiten fachlich richtig und effizient verteilt werden. Im Fehlerfall können nun sofort die richtige Person benachrichtigt und das Problem behoben werden.

Wird in FireStart 2019.4 ein neues Modell angelegt, wird der Ersteller des Modells standardmäßig sowohl als Modell- als auch als Workflowverantwortlicher hinterlegt. Wird niemand der Rolle Workflowverantwortlicher zugeordnet, fällt diese an den Modelleigner. Bei einem Upgrade von einer alten auf die aktuelle Version, wird dem Modeleigner der bestehenden Modelle zusätzlich die Rolle des Workflowverantwortlichen zugewiesen. Die Verantwortlichkeiten können entweder direkt im Eigenschaftenbereich des Modells oder in den Modelleinstellungen angepasst werden. Zusätzlich sind die Verantwortlichkeiten während der Ausführung eines Workflows im Prozessportal ersichtlich.

Was genau ist nun der Unterschied zwischen diesen drei Kategorien? Während der Modelleigner oft ein Abteilungs- oder Teamleiter ist, der den Inhalt des Modells verantwortet, ist der Modelverantwortliche in der Regel ein Team- oder Abteilungsmitglied, das für die Erstellung und fachliche Implementierung des Modells verantwortlich ist. Der Modelleigner spielt also in der Regel nicht mehr als eine Aufsichtsrolle, während der Modelverantwortliche operativ für das Modell zuständig ist. Der Workflowverantwortliche ist meistens ein Mitarbeiter der IT-Abteilung und überwacht die Ausführung und Konfiguration eines Workflows. In dieser Funktion erhält er alle Meldungen zu fehlgeschlagenen Tasks, bei denen kein verantwortlicher Benutzer definiert wurde.

Erweiterungsfeld: Person

Es stehen nun zwei zusätzliche Typen von Erweiterungsfelder zur Verfügung: “Einzelbenutzer” und “Mehrere Benutzer”. Das erlaubt Dir schnell und direkt nach Benutzern und Gruppen zu suchen und diese zu einem Modell hinzuzufügen, ohne jedes Mal manuell die E-Mail Adresse oder den Benutzernamen eingeben zu müssen. Um die neuen Erweiterungsfelder zu verwenden, wird einfach einfach ein neues Feld des gewünschten Typs angelegt und die Modellierer können im Eigenschaftenbereich die gewünschten Personen auswählen. Die gewählten Personen werden sowohl im PFC (Property Panel, WordExport) als auch in FPP (Property Panel, Summary View) angezeigt.

Selektionsfilter: Cascading Lookups

Vorhang auf für den neuen Selektionsfilter! Ab jetzt kannst Du im Formular verfügbare Auswahlmöglichkeiten aufgrund von vordefinierter Bedingungen ganz einfach einschränken. Natürlich werden Geschäftsobjektbeziehungen automatisch berücksichtigt, sodass du Cascading Lookups auch ohne zusätzliche Konfiguration in deinen Formularen verwenden kannst. Im Form Builder kann der Selektionsfilter ganz einfach mit dem Bedingungseditor konfiguriert werden. Der Endnutzer sieht im auszufüllenden Formular dann nur noch die für seine Auswahl relevanten Daten. Der Filter berücksichtigt dabei die vom Benutzer geänderten Werte und Selektionen im Formular.

Die Einschränkung der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten ermöglicht dem Bearbeiter eines Formulars eine schnellere Entscheidungsfindung. Wo vormals die Suche des korrekten Eintrags durch eine Fülle an Möglichkeiten oft schwierig war, kann heute eine Entscheidung viel gezielter getroffen werden. Dank der Selektionsfilter wird die Komplexität einer Aufgabe reduziert, die Fehlerwahrscheinlichkeit gesenkt und die Effizienz erhöht – Herz, was willst du mehr!

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