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So bringen Sie Ordnung in Ihre Geschäftsprozesse

Ein Artikel von Shyamal Addanki, Director NA

Business Process Management (BPM) kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Vor allem dann, wenn nicht klar ist, wie die Verantwortlichkeiten für das Prozessmanagement innerhalb des Unternehmens geregelt sind. Liegt die Verantwortung bei der Unternehmensleitung? Fällt BPM auf operativer Ebene in den Zuständigkeitsbereich der Prozessverantwortlichen? Oder wird BPM vom Management innerhalb seiner jeweiligen Fachbereiche vorangetrieben?

Der ganzheitliche Ansatz von BPM

Die Antwort auf diese Frage ist im Begriff „BPM“ selbst zu finden: Business Process Management ist eine Disziplin, die alle Unternehmensebenen betrifft – von der Unternehmensleitung über die Prozessverantwortlichen bis hin zum Lower-Management.

Wie können Sie nun also BPM über all diese Ebenen hinweg effektiv in Ihrem Unternehmen einsetzen? Sehen wir uns dazu die Prozesslandschaft eines Unternehmens Top-Down an.

Organizing Your Business Processes

Unternehmenslandkarte

Die Unternehmenslandkarte bietet eine umfassende Sicht auf die gesamte Organisation samt aller existierenden Abteilungen. Elemente dieser Landkarte können Kernaktivitäten, wie Vertrieb und Produktion, sowie Supportfunktionen, wie Personal und Finanzen, sein.

Prozesslandkarte

In der Prozesslandkarte werden für jede in der Unternehmenslandkarte identifizierte Abteilung bestimmte Abläufe – sprich Prozesse –definiert. Beispielsweise würden für die Personalabteilung sämtliche HR-Prozesse, von der Personalanforderung über Mitarbeitergespräche bis hin zum Konfliktmanagement, angeführt werden.

Wertschöpfungskette

Für jeden Prozess in der Prozesslandkarte gibt es eine Wertschöpfungskette. Diese legt die Schritte fest, die für den Abschluss eines Prozesses durchlaufen werden müssen. So kann z.B. eine Wertschöpfungskette für Personalanforderungen mit der Anforderung zusätzlicher Ressourcen beginnen und mit einem abgeschlossenen Trainingsplan enden.

Prozessmodell

Jedes Element der Wertschöpfungskette kann nun auf ein detailliertes Prozessmodell heruntergebrochen werden. Das Prozessmodell liefert genauere Angaben darüber, wie dieser Schritt durchgeführt werden soll. Ein Personalbeschaffungsprozess könnte also mit dem Antrag eines Prozessverantwortlichen beginnen und mit der Genehmigung zur Suche eines geeigneten Kandidaten enden.

Prozessschritt

Einige Prozessmodelle können einen Prozessschritt beinhalten, der lediglich ein Element oder einen Subprozess beschreibt. Das könnte z.B. der Fall sein, wenn Sie im Zuge der Personalbeschaffung eine Stellenanzeige auf einer Jobplattform veröffentlichen wollen: Hier kann es eine Überprüfung der Anzeige innerhalb der Abteilung geben, bevor mit externen Genehmigungen fortgefahren wird.

Arbeitsanweisung

Prozessschritte können bestimmte Dokumente beinhalten, die zum Abschluss einer Aufgabe erforderlich sind. Dabei kann es sich um Checklisten, Vorlagen oder Arbeitsanweisungen handeln. Diese Dokumente werden typischerweise von Endnutzern oder einem Prozess verwendet. Ein Beispiel für ein solches Dokument ist ein Standardformular, mit dem eine Stellenanzeige für eine Jobplattform erstellt werden kann.

Erhalten Sie mehr Einblick in Ihre Prozesse

Teilt man die Prozesslandschaft nun einmal genau in der Mitte, kann man deutlich erkennen, WAS ein Unternehmen tut (Unternehmenslandkarte, Prozesslandkarte, Wertschöpfungskette) und WIE es das tut (Prozessmodell, Prozessschritt, Arbeitsanweisung).

Im Grunde genommen geht es beim Geschäftsprozessmanagement darum zu verstehen, wie man heterogene, unstrukturierte und zusammenhanglose Prozesse sinnvoll organisiert – so wird erkennbar, dass betriebliche Abläufe nichts anderes sind, als eine Reihe von Prozessen, die miteinander in Einklang gebracht wurden. Das Ergebnis einer solchen Prozessumstrukturierung ist idealerweise eine logisch verschachtelte Prozesslandschaft, wie wir sie in der obigen Grafik sehen.

Jedes BPM-Tool, das seinem Namen gerecht werden will, sollte eine einfache Möglichkeit bieten, Prozesse nach einem Schachtelprinzip zu organisieren und untereinander zu vernetzen. Sollten Sie Ihre Prozesse noch nicht nach diesem Prinzip modellieren können, ist es an der Zeit, FireStart auszuprobieren.

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