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Eine Symphonie aus BPM und Microsoft Flow

Ein Artikel von Shyamal Addanki, Director NA

Ich starte gleich mit meinem Fazit. Business Process Management (BPM) Tools wie FireStart, und Tools wie Microsoft Flow für personalisierte Workflows ergänzen einander. In Wahrheit erweitern sich die Tools in ihren Funktionen sogar gegenseitig; von Wettbewerb kann keine Rede sein.

Allerdings wird dieses Thema von Fachanwendern leider oft falsch verstanden. Mir werden dazu häufig Fragen gestellt, die man folgendermaßen zusammenfassen kann: “Warum brauche ich ein BPM Tool, wenn ich Microsoft Flow verwende?

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Ein Hinweis auf die Antwort kann in Microsofts eigener Beschreibung von Flow gefunden werden: “Erstellen Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren Lieblingsapps und Services, um Benachrichtigungen zu erhalten, Ihre Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln, uvm.” Flow ist daher ein gutes Tool, um Daten zwischen Applikationen auszutauschen. Das kann verschiedene Zielsetzungen haben: Den Austausch von Benachrichtigungen und Dateien oder einfach nur das Sammeln von Informationen.

Flow konzentriert sich auf Aktivitäten die durch einen Trigger ausgelöst werden. Im Hintergrund funktioniert das dann beispielsweise so: wenn “A” passiert, gehe zu Aktivität “B”, “C” und “D”. Dabei liegt der Fokus auf Daten: Nimm Feld “x” der Aktivität “A” und kopiere die Daten in das Feld “y” der Aktivität “B”. Natürlich können dabei geringfügige Änderungen gemacht, Workflows dokumentiert und bestimmte Instanzen in Flow beendet werden. Im Grunde werden aber die Aktivitäten “B”, “C” und “D” im Zuge eines personalisierten Workflows im Tool durchgeführt.

BPM (in diese Disziplin fallen auch Business Process Automation und Workflows) wirft einen Blick auf das Gesamtbild: Welche Anforderungen gibt es, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen? In vielen Fällen kann das Erreichen der Ziele mehrere Workflows betreffen, die entweder für sich alleine oder miteinander in Verbindung stehen.In einem Geschäftsprozess können dann einige Aufgaben Daten und Transaktionen in Drittsystemen auslesen und zurückschreiben, während andere als manuelle Aufgaben bestimmten Rollen in der Organisation zugeteilt sind. Werden die manuellen Aufgaben durchgeführt, wir das vom System dokumentiert. Ein umfangreicher Geschäftsprozess mit mehreren Workflows kann sich also über Nutzer, Teams, Abteilungen und sogar Geschäftsbereiche erstrecken. Außerdem kann dieser Prozess über einen längeren Zeitraum aktiv ausgeführt werden. Hier besteht kein Bedarf an einer linearen Logik und es gibt immer eine klare Verbindung zum übergeordneten Geschäftsprozess.

Das wichtigste dabei ist aber: Ein Geschäftsprozess könnte mit Microsoft Flow verbunden sein und einen Flow auslösen. Ebenso kann ein personalisierter und automatisierter Prozess in Flow einen BPM Workflow starten.

Stellen Sie sich einen Cellisten vor, der von einer Symphonie nur die Celloparts spielt. Das ist Flow. Ohne dem nötigen Kontext erkennt man nur schwer, welches Musikstück dargeboten wird. Nun stellen Sie sich ein Orchester vor, das von einem Dirigenten geleitet wird, der die gesamte Symphonie dirigiert und eine interpretatorische Linie vorgibt. Das ist BPM.

FireStart & Microsoft Flow: Automatisierte Verteilung von Gehaltszetteln

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