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Was ist BPM?

Ein Artikel von Naana Bodomo

Hast Du als Kind auch ‘Stille Post’ gespielt? Nach einer Reihe von Geflüstert weitergegebenen Nachrichten  sagt der Spieler am Ende der Kette den Satz laut, den er verstanden hat. Von der ursprünglichen Nachricht ist da meist nicht mehr viel übrig. Obwohl unsere unschuldigen Gemüter damals Jahrzehnte von unserer heutigen Unternehmenswelt entfernt waren, ist ‘Stille Post’ eine ausgezeichnete Analogie für das, was in der Geschäftswelt tagtäglich passiert, wenn schlechte Kommunikation auf kaum vorhandene Planung trifft. Konkret: Wenn wir versäumen, unsere Arbeitsabläufe und Prozesse akribisch abzubilden und zu managen. Das hat Konsequenzen, die ein Unternehmen zwangsläufig zu spüren bekommt. Aber keine Angst – Business Process Management (BPM) ist da, um zu helfen.

Was ist dieses BPM?

BPM ist eine Kombination aus Modellierung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen zum Zweck der optimalen Unternehmensleistung. BPM umfasst so mehrere Inputs, bestehend aus Personen, Phasen und Systemen.

Die Geschäftsprozessmanagement-Software (BPMS) ist dabei das Gefäß für BPM. Sie erstellt eine visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs und der Daten einer Organisation. So erzwingt sie mit Hilfe von Analyse und Automatisierung die Art und Weise, in der Prozesse im Unternehmen durchgeführt werden.

Warum braucht es BPM?

Das kann anhand eines Beispiels erklärt werden: In Japan, dem Land mit dem verkehrsreichsten Schienennetz der Welt, muss jeder einzelne Zugbegleiter auf jedem Bahnsteig einen Prozess ausführen, der ‘Pointing and Calling’ genannt wird. Das heißt, die Zugbegleiter müssen vor der Abfahrt eines Zuges auf jedes potentiell gefährliche Objekt zeigen und dessen Namen rufen. Mit diesem scheinbar trivialen Verfahren konnten die Unfallrate um 85% reduziert und hunderte von Menschenleben gerettet werden.

Klar ist doch: Wenn eine Organisation wächst und immer geschäftiger wird, ist es nur natürlich, dass Arbeitsabläufe immer schwieriger zu verfolgen sind und wichtige Informationen in der Übersetzung verloren gehen, wenn sie durch die einzelnen Abteilungen weitergeleitet werden. Wenn jedoch ein klares und starkes System eingeführt wird, können Fehler fast vollständig ausgeräumt werden. Du kannst also die gängigen Szenarien vermeiden, die in Organisationen auftreten, in denen BPM nicht eingeführt wurde. Welche das sind? Hier ein paar Beispiele:

  • verlorene Zeit
  • Unklare Zuständigkeiten
  • Doppelte Arbeitsaufwand
  • Höhere Kosten
  • Unzufriedenheit der MitarbeiterInnen
  • Ineffizientes Ressourcenmanagement

All das kann mit Hilfe eines effizienten BPM-Systems vermieden werden. Warum? Weil jeder Prozessschritt so konstruiert ist, dass Geschäftseinheiten, die solche Fehler aufweisen, eliminiert werden.

Was sind die Schritte von BPM?

Prozessmanagement läuft nicht linear ab – es ist ein Kreislauf, in dem ständig neue Optimierungspotentiale entdeckt und der Prozess verbessert wird. In diesem Artikel brechen wir den BPM Lifecycle auf 4 einfache Schritte herunter:

Schritt 1: Modellierung

Jede Kreation beginnt mit einem Entwurf – so auch, wenn es um BPM geht. Diese erste Phase umfasst das Sammeln von Daten zur Abbildung eines Workflows und die Zuweisung von Tasks zwischen Abteilungen. Der Einsatz einer BPM-Software zur Modellierung kann zudem dabei helfen, den Informationsfluss in einer Organisation visuell zu veranschaulichen. FireStart ermöglicht den Usern beispielsweise, erweiterte Flussdiagramme zu erstellen, mit denen Du verschiedenen Aufgaben Rollen zuweisen kannst.

Schritt 2: Automatiserung

Hier ist es an der Zeit, den Worten Taten folgen zu lassen. Ausführung bedeutet im Wesentlichen die Durchführung der Prozesse, die zuvor identifiziert und entworfen wurden. Dazu gehört in der Regel eine Erprobungsphase mit einer kleinen Testgruppe. So lassen sich nämlich Fehler aufdecken, die in früheren Phasen möglicherweise übersehen wurden.

Schritt 3: Monitoring

In diesem Schritt werden die Prozesse von Stufe zu Stufe verfolgt, genauso, wie Du es bei einem DHL-Paket machen würdest. Warum? Weil das den Usern des Systems dabei hilft, über ihren Status und ihre Leistung im Workflow auf dem Laufenden zu bleiben. Das Monitoring gibt uns auch die Möglichkeit, die Prozesse weiter zu rationalisieren. Wie? Indem es dabei hilft, Ineffizienzen und Engpässe im System zu identifizieren. Dabei ist wichtig, die richtigen Metriken zu verwenden, um Fortschritt, Effizienz und Fehler genau zu messen. Das tut FireStart. Unsere BPM-Plattform bietet Dir sogar ein Live Workflow Monitoring, das Dich stets über den Fortschritt der Ausführung informiert.

Schritt 4: Optimierung

Aus dem gleichen Grund, aus dem Athleten auch dann weiter trainieren, wenn sie ihre persönliche Bestleistung getoppt haben, sollten auch BPM-Systeme ständig weiterentwickelt werden. Denn nur dann können die Business Units stets ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die Optimierung Deiner Workflows wird so zu einem nie endenden Prozess. Die Optimierung kann mit Hilfe von Process Verbesserungs-Methoden wie Agile, Lean Thinking oder Six Sigma durchgeführt werden. Sie haben den Vorteil, dass sie effektiv analysieren, sich mit dem Änderungsmanagement befassen und Arbeitsabläufe verbessern. Die Optimierung wird zudem durch das Business Process Intelligence-Toolkit von FireStart erleichtert. Mit diesem können User Live-Daten zu aktiven Arbeitsabläufen überprüfen und sogar eine sechsmonatige Leistung analysieren.

Die verschiedenen Arten von BPM

Es gibt drei verschiedene Arten von BPM, die in der Regel alle in unterschiedlichem Maße in jedem BPMS enthalten sind , wobei stets ein System dominant ist.. Die verschiedenen Arten von BPM sind:

Dokumentenzentriertes BPM

Wenn sich dein Geschäftsprozess um ein Dokument wie beispielsweise einen Vertrag dreht, ist dies der beste Weg für Dich und Dein Unternehmen. Dokumentenzentriertes BPM ermöglicht schließlich im Rahmen von Tasks die effiziente Weiterleitung, Formatierung, Überprüfung und Unterzeichnung der Dokumente, die den Workflow durchlaufen.

Integrationszentriertes BPM

Bei dieser Art von BPM spielt Technologie die Hauptrolle und menschliches Engagement die zweite Geige. Integrationszentriertes BPM ist eine klassich Art von BPM, die sich mit einer großen Anzahl sich wiederholender Transaktionen befasst, die zwischen den bestehenden Systemen mit hoher Geschwindigkeit erfolgt.

Humanzentriertes BPM

Während integrationszentriertes BPM von uns verlangt, dass wir mehr wie die Software denken, verlangt diese Art von BPM, dass die Software mehr wie wir denkt. Wie der Name schon sagt, werden humanzentrierte BPM-Prozesse in erster Linie von Menschen durchgeführt. Es zeichnet sich daher durch einfache Benachrichtigungen, schnelle Nachverfolgung und eine benutzerfreundliche Oberfläche aus. FireStart zum Beispiel verwendet keine Kodierung, ist rasch einsatzbereit und bietet eine erstklassige Microsoft-ähnliche Benutzeroberfläche.

Wie sieht BPM aus?

Nachdem Du nun einen Überblick über die innere Funktionsweise von BPM erhalten hast, lass’ uns doch noch einige Beispiele gemeinsam betrachten, die zeigen, wie BPM Abteilungen mit dem höchsten Aktivitätsniveau in einem Unternehmen zugute kommen kann:

HR-Abteilung

Du warst sicher schon einmal bei einem Vorstellungsgespräch, bei dem Du eine Menge an Papierkram ausfüllen musstest. Das nervt, oder? Mit einem BPMS lassen sich HR-Prozesse von Anfang bis Ende automatisieren und Papierberge vermeiden. Das spart nicht nur Zeit und Geld bei der Werbung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deren Einschulung, sondern erleichtert auch die Interaktion mit bestehenden Unternehmensmitgliedern erheblich. So können MitarbeiterInnen und Mitarbeiter beispielsweise Urlaubsgenehmigungen vollständig über das BPMS beantragen, anstatt mehrere E-Mails zwischen der Personalabteilung und dem Management hin und her senden zu müssen. Hört sich gut an, oder?

Sales

Ein einziger Tippfehler auf einer Rechnung kann für den Sales-Bereich ein großes Problem darstellen. Glücklicherweise kann der gesamte Prozess der Rechnungsstellung mit BPMS automatisiert werden. Das lässt keinen Raum mehr für menschliche Fehler und trägt dazu bei, unnötige Hin-und-her-Kommunikation zwischen dem Sales-Team und der Debitorenbuchhaltung zu verringern.

Finanzabteilung

Die Finanzabteilung erhält täglich einen riesigen Haufen Papierkram – darunter unzählige Genehmigungsanträge. Deshalb kann es leicht chaotisch werden. So chaotisch, dass das BPMS in dieser Abteilung einen großen Unterschied machen kann. Wie? Indem beispielsweise Reiseanträge mit nur einem Klick genehmigt werden können.

Implementiere BPM noch heute

Mit einem sorgfältigen Prozessmanagement können wir alle in unseren Unternehmen Exzellenz und Effizienz erreichen. Also lassen wir doch die unnötigen Fehler und Missverständnisse als ‘Stille Post’ in den nostalgischen Erinnerungen unserer Kindheit. Teste FireStart jetzt und entdecke wie dein Unternehmen seine Botschaften immer korrekt durch alle Bereich kommunizieren kann.

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