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KI-gestützter Mandanten-Onboarding-Prozess (Anwälte, Steuerberater)

Die Ziele

Der Mandanten-Onboarding-Prozess stellt sicher, dass gesetzliche oder unternehmens-interne Pflichten, z.B. aus dem Geldwäschegesetz (GwG), effizient, sicher und revisionssicher erfüllt werden. Durch den Einsatz von KI-gestützter Automatisierung werden Fehlerquellen reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Mandanten professionell eingebunden.

KPIs:

90% Zeitersparnis bei der Erfassung und Prüfung von Mandantendaten
100% revisionssichere Ablage aller Dokumente (§ 8 GwG)
Automatisches jährliches Monitoring ohne zusätzlichen manuellen Aufwand
Fehlerquote <3% bei der Identifikation und Risikoanalyse

90% Zeitersparnis bei der Erfassung und Prüfung von Mandantendaten
100% revisionssichere Ablage aller Dokumente (§ 8 GwG)
Automatisches jährliches Monitoring ohne zusätzlichen manuellen Aufwand
Fehlerquote <3% bei der Identifikation und Risikoanalyse

90% Zeitersparnis bei der Erfassung und Prüfung von Mandantendaten
100% revisionssichere Ablage aller Dokumente (§ 8 GwG)
Automatisches jährliches Monitoring ohne zusätzlichen manuellen Aufwand
Fehlerquote <3% bei der Identifikation und Risikoanalyse

Die Verbesserungen

Vollständig digitaler und automatisierter Onboarding-Prozess
Einbindung von Mandanten durch Web-Formulare mit Upload-Funktion
KI-gestützte Prüfung von Dokumenten und Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit
Integration elektronischer Signaturen (z. B. via Docusign, sproof)
Unterstützung bei Risikoanalyse durch teilautomatisierte Bewertung
Revisionssichere Ablage auf z. B. MS SharePoint
Jährliches, vollautomatisiertes Update für ausgewählte Mandanten

Vollständig digitaler und automatisierter Onboarding-Prozess
Einbindung von Mandanten durch Web-Formulare mit Upload-Funktion
KI-gestützte Prüfung von Dokumenten und Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit
Integration elektronischer Signaturen (z. B. via Docusign, sproof)
Unterstützung bei Risikoanalyse durch teilautomatisierte Bewertung
Revisionssichere Ablage auf z. B. MS SharePoint
Jährliches, vollautomatisiertes Update für ausgewählte Mandanten

Vollständig digitaler und automatisierter Onboarding-Prozess
Einbindung von Mandanten durch Web-Formulare mit Upload-Funktion
KI-gestützte Prüfung von Dokumenten und Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit
Integration elektronischer Signaturen (z. B. via Docusign, sproof)
Unterstützung bei Risikoanalyse durch teilautomatisierte Bewertung
Revisionssichere Ablage auf z. B. MS SharePoint
Jährliches, vollautomatisiertes Update für ausgewählte Mandanten

KI-gestützter Mandanten-Onboarding-Prozess

Identifizierung des Mandanten
- Der Anwalt oder Compliance-Beauftragte startet den Prozess proaktiv.
- Der neue Mandant erhält automatisch einen Link zu einem personalisierten Web-Formular zur Dateneingabe und zum Upload der erforderlichen Dokumente (Bei natürlichen Personen: gültiger Ausweis, persönliche Daten; bei juristischen Personen: Handelsregisterauszug, Nachweis der Vertretungsberechtigung, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten.
- KI prüft die Richtigkeit der Dokumente automatisch.
Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten
- Automatische oder manuelle Abfrage der wirtschaftlich Berechtigten (> 25 % Kapital-/Stimmanteil).
- Analyse der Eigentümerstruktur und Dokumentation gemäß GwG.
Erstellung und Unterzeichnung des Mandantendokuments
- Generierung des Dokuments durch KI und Prüfung durch den Anwalt.
- Mandant erhält das Dokument zur elektronischen Unterschrift (z. B. via Docusign, sproof).
Risikoanalyse
- Anwalt erhält eine Übersicht aller gesammelten Daten.
- Automatischer Vorschlag für Bewertung des Risikos basierend auf festgelegten Faktoren.
Dokumentation und Aufbewahrung
- Automatische Ablage aller Unterlagen und Risikoanalyse.
- Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (§ 8 GwG, 5 Jahre).
Monitoring und Aktualisierung
- Jährlicher Re-Onboarding-Prozess wird automatisch angestoßen.
- Vorbefülltes Formular für Mandanten zur Bestätigung oder Aktualisierung
Meldepflichten
- Optionaler Prozess: Bei Verdacht auf Geldwäsche wird automatisch eine Verdachtsmeldung an die FIU (z.B. Finanzministerium) vorbereitet.

Identifizierung des Mandanten
- Der Anwalt oder Compliance-Beauftragte startet den Prozess proaktiv.
- Der neue Mandant erhält automatisch einen Link zu einem personalisierten Web-Formular zur Dateneingabe und zum Upload der erforderlichen Dokumente (Bei natürlichen Personen: gültiger Ausweis, persönliche Daten; bei juristischen Personen: Handelsregisterauszug, Nachweis der Vertretungsberechtigung, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten.
- KI prüft die Richtigkeit der Dokumente automatisch.
Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten
- Automatische oder manuelle Abfrage der wirtschaftlich Berechtigten (> 25 % Kapital-/Stimmanteil).
- Analyse der Eigentümerstruktur und Dokumentation gemäß GwG.
Erstellung und Unterzeichnung des Mandantendokuments
- Generierung des Dokuments durch KI und Prüfung durch den Anwalt.
- Mandant erhält das Dokument zur elektronischen Unterschrift (z. B. via Docusign, sproof).
Risikoanalyse
- Anwalt erhält eine Übersicht aller gesammelten Daten.
- Automatischer Vorschlag für Bewertung des Risikos basierend auf festgelegten Faktoren.
Dokumentation und Aufbewahrung
- Automatische Ablage aller Unterlagen und Risikoanalyse.
- Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (§ 8 GwG, 5 Jahre).
Monitoring und Aktualisierung
- Jährlicher Re-Onboarding-Prozess wird automatisch angestoßen.
- Vorbefülltes Formular für Mandanten zur Bestätigung oder Aktualisierung
Meldepflichten
- Optionaler Prozess: Bei Verdacht auf Geldwäsche wird automatisch eine Verdachtsmeldung an die FIU (z.B. Finanzministerium) vorbereitet.

Identifizierung des Mandanten
- Der Anwalt oder Compliance-Beauftragte startet den Prozess proaktiv.
- Der neue Mandant erhält automatisch einen Link zu einem personalisierten Web-Formular zur Dateneingabe und zum Upload der erforderlichen Dokumente (Bei natürlichen Personen: gültiger Ausweis, persönliche Daten; bei juristischen Personen: Handelsregisterauszug, Nachweis der Vertretungsberechtigung, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten.
- KI prüft die Richtigkeit der Dokumente automatisch.
Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten
- Automatische oder manuelle Abfrage der wirtschaftlich Berechtigten (> 25 % Kapital-/Stimmanteil).
- Analyse der Eigentümerstruktur und Dokumentation gemäß GwG.
Erstellung und Unterzeichnung des Mandantendokuments
- Generierung des Dokuments durch KI und Prüfung durch den Anwalt.
- Mandant erhält das Dokument zur elektronischen Unterschrift (z. B. via Docusign, sproof).
Risikoanalyse
- Anwalt erhält eine Übersicht aller gesammelten Daten.
- Automatischer Vorschlag für Bewertung des Risikos basierend auf festgelegten Faktoren.
Dokumentation und Aufbewahrung
- Automatische Ablage aller Unterlagen und Risikoanalyse.
- Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (§ 8 GwG, 5 Jahre).
Monitoring und Aktualisierung
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- Optionaler Prozess: Bei Verdacht auf Geldwäsche wird automatisch eine Verdachtsmeldung an die FIU (z.B. Finanzministerium) vorbereitet.

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