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Rechnungsfreigabe

Die Ziele

Eine zeitnahe und regelkonforme Genehmigung eingehender Rechnungen ist entscheidend für eine genaue Buchhaltung, pünktliche Zahlungen und die Nutzung von Skonti für frühzeitige Zahlungen. Ein automatisierter Prozess sorgt dafür, dass Rechnungen zuverlässig erfasst, geprüft und gebucht werden, sodass die Liquidität optimal verwaltet und die Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

KPIs:

Verkürzung der Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung um bis zu 80%
Reduktion manueller Prüfschritte um bis zu 90%
Vermeidung von Skontoverlusten (≥ 95% der Skontofristen werden eingehalten)
Transparente Nachvollziehbarkeit aller Genehmigungen (100% Audit‑Trail)

Verkürzung der Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung um bis zu 80%
Reduktion manueller Prüfschritte um bis zu 90%
Vermeidung von Skontoverlusten (≥ 95% der Skontofristen werden eingehalten)
Transparente Nachvollziehbarkeit aller Genehmigungen (100% Audit‑Trail)

Verkürzung der Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung um bis zu 80%
Reduktion manueller Prüfschritte um bis zu 90%
Vermeidung von Skontoverlusten (≥ 95% der Skontofristen werden eingehalten)
Transparente Nachvollziehbarkeit aller Genehmigungen (100% Audit‑Trail)

Die Verbesserungen

Rechnungen werden binnen Minuten (statt Tagen) freigegeben und verbucht
Vollständige Transparenz über den Bearbeitungsfortschritt in allen Abteilungen
Automatische Prüfung von Beträgen, Kostenstellen und Bestellbezug (3‑Way‑Match)
Entlastung der Finanzabteilung: Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten statt Datenerfassung
Risikominimierung: Regelkonforme Freigabe gemäß Freigabematrix jeder Rechnung
Revisionssichere Archivierung und lückenloser Audit‑Trail

Rechnungen werden binnen Minuten (statt Tagen) freigegeben und verbucht
Vollständige Transparenz über den Bearbeitungsfortschritt in allen Abteilungen
Automatische Prüfung von Beträgen, Kostenstellen und Bestellbezug (3‑Way‑Match)
Entlastung der Finanzabteilung: Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten statt Datenerfassung
Risikominimierung: Regelkonforme Freigabe gemäß Freigabematrix jeder Rechnung
Revisionssichere Archivierung und lückenloser Audit‑Trail

Rechnungen werden binnen Minuten (statt Tagen) freigegeben und verbucht
Vollständige Transparenz über den Bearbeitungsfortschritt in allen Abteilungen
Automatische Prüfung von Beträgen, Kostenstellen und Bestellbezug (3‑Way‑Match)
Entlastung der Finanzabteilung: Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten statt Datenerfassung
Risikominimierung: Regelkonforme Freigabe gemäß Freigabematrix jeder Rechnung
Revisionssichere Archivierung und lückenloser Audit‑Trail

Rechnungsfreigabeprozess

Prozessstart (Mailwatcher)
- Eingehende Rechnungen werden von einem Mailwatcher erkannt und automatisch in den Prozess integriert.
Rechnungsauswertung (OCR / KI)
- Extraktion aller relevanten Rechnungsdaten (Lieferant, Beträge, Bestellnummer, Positionen) unter Verwendung von OCR und KI.
3‑Way‑Match
- Vergleich der Rechnung mit bestehenden Bestellungen und Wareneingängen aus Drittsystemen (z.B. ERP, Warenwirtschaft).
Freigabe gemäß Genehmigungsmatrix
- Automatische Zuordnung der zuständigen Genehmiger basierend auf Abteilung, Kostenstelle und Betrag. Mehrstufige Genehmigungen werden unterstützt.
Buchung im ERP-System (BMD / SAP / …)
- Nach Genehmigung wird die Rechnung im ERP-System zusammen mit allen Metadaten verbucht.
Archivierung
- Revisionssichere Ablage der Rechnung und aller zugehörigen Dokumente im DMS oder Filesystem. Verlinkung aus dem ERP.
Automatisierte Ablehnungsmails (optional)
- Bei fehlgeschlagenem 3‑Way‑Match oder Ablehnung durch Genehmiger versendet das System automatisch Rückfrage‑ oder Ablehnungsmails an den Lieferanten.

Prozessstart (Mailwatcher)
- Eingehende Rechnungen werden von einem Mailwatcher erkannt und automatisch in den Prozess integriert.
Rechnungsauswertung (OCR / KI)
- Extraktion aller relevanten Rechnungsdaten (Lieferant, Beträge, Bestellnummer, Positionen) unter Verwendung von OCR und KI.
3‑Way‑Match
- Vergleich der Rechnung mit bestehenden Bestellungen und Wareneingängen aus Drittsystemen (z.B. ERP, Warenwirtschaft).
Freigabe gemäß Genehmigungsmatrix
- Automatische Zuordnung der zuständigen Genehmiger basierend auf Abteilung, Kostenstelle und Betrag. Mehrstufige Genehmigungen werden unterstützt.
Buchung im ERP-System (BMD / SAP / …)
- Nach Genehmigung wird die Rechnung im ERP-System zusammen mit allen Metadaten verbucht.
Archivierung
- Revisionssichere Ablage der Rechnung und aller zugehörigen Dokumente im DMS oder Filesystem. Verlinkung aus dem ERP.
Automatisierte Ablehnungsmails (optional)
- Bei fehlgeschlagenem 3‑Way‑Match oder Ablehnung durch Genehmiger versendet das System automatisch Rückfrage‑ oder Ablehnungsmails an den Lieferanten.

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- Eingehende Rechnungen werden von einem Mailwatcher erkannt und automatisch in den Prozess integriert.
Rechnungsauswertung (OCR / KI)
- Extraktion aller relevanten Rechnungsdaten (Lieferant, Beträge, Bestellnummer, Positionen) unter Verwendung von OCR und KI.
3‑Way‑Match
- Vergleich der Rechnung mit bestehenden Bestellungen und Wareneingängen aus Drittsystemen (z.B. ERP, Warenwirtschaft).
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- Automatische Zuordnung der zuständigen Genehmiger basierend auf Abteilung, Kostenstelle und Betrag. Mehrstufige Genehmigungen werden unterstützt.
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- Bei fehlgeschlagenem 3‑Way‑Match oder Ablehnung durch Genehmiger versendet das System automatisch Rückfrage‑ oder Ablehnungsmails an den Lieferanten.

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