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Optimierte Dokumentenlenkung

Die Ziele

Effiziente Dokumentenlenkung ist entscheidend für Unternehmen in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzsektor und Fertigung, um interne und externe Compliance-Anforderungen (z. B. ISO 9001, FDA 21 CFR Part 11) zu erfüllen. Eine fehlerhafte Dokumentenverwaltung kann zu Compliance-Verstößen und ineffizienten Workflows führen. Durch den Einsatz von Business Process Management (BPM), Intelligent Process Automation (IPA) und Agentic Automation können Unternehmen Dokumente effizient verwalten, revisionssicher speichern und automatisierte Workflows für eine schnelle Freigabe und Verteilung nutzen.

Verbesserungen mit FireStart

Bis zu 70 % weniger manuelle Arbeit durch automatisierte Workflows und KI-gestützte Prüfungen.
100% Compliance-Sicherheit durch vollständige Dokumentation und revisionssichere Archivierung.
50 % schnellere Durchlaufzeiten durch digitale Freigabeprozesse.
Reduzierung von Fehlern um 80 % durch standardisierte Prozesse und KI-Validierungen.
Optimierte Geschäftsprozesse durch die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme.

Bis zu 70 % weniger manuelle Arbeit durch automatisierte Workflows und KI-gestützte Prüfungen.
100% Compliance-Sicherheit durch vollständige Dokumentation und revisionssichere Archivierung.
50 % schnellere Durchlaufzeiten durch digitale Freigabeprozesse.
Reduzierung von Fehlern um 80 % durch standardisierte Prozesse und KI-Validierungen.
Optimierte Geschäftsprozesse durch die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme.

Bis zu 70 % weniger manuelle Arbeit durch automatisierte Workflows und KI-gestützte Prüfungen.
100% Compliance-Sicherheit durch vollständige Dokumentation und revisionssichere Archivierung.
50 % schnellere Durchlaufzeiten durch digitale Freigabeprozesse.
Reduzierung von Fehlern um 80 % durch standardisierte Prozesse und KI-Validierungen.
Optimierte Geschäftsprozesse durch die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme.

Erstellung und Einreichung des Dokuments über FireStart-Formular
- Der Dokumentenersteller füllt ein FireStart-Formular aus und lädt das neue oder überarbeitete Dokument hoch.
- Nach Absenden des Formulars startet der FireStart-Workflow automatisch den Prüfprozess.
Automatische Prüfung & KI-gestützte Validierung
- Eine OCR-Software analysiert das Dokument und extrahiert relevante Informationen und Metadaten (z. B. Dokumententyp, Version, Ersteller, Abteilung).
- Ein KI-Agent vergleicht das Dokument mit einer Referenzvorlage, um Formatierung, Struktur und inhaltliche Vollständigkeit zu prüfen.
- Falls Abweichungen erkannt werden, erhält der Ersteller automatisch Vorschläge zur Korrektur.
Review-Prozess
- Das Dokument wird automatisch an die zuständigen Prüfer weitergeleitet.
- Prüfer können über intuitive Webformulare Kommentare hinterlassen oder das Dokument freigeben.
- Falls Änderungen nötig sind, wird das Dokument mit Korrekturhinweisen zurückgesendet.
Freigabe durch Verantwortliche
- Nach erfolgreichem Review geht das Dokument automatisch an die Freigabe-verantwortliche Person.
- Intelligent Process Automation (IPA) sorgt für eine sofortige und regelkonforme Dokumentenfreigabe.
- Nach Genehmigung wird die finale Version veröffentlicht.
Automatische Verteilung & Benachrichtigung
- Berechtigte Mitarbeiter werden über die neuen oder aktualisierten Dokumente informiert.
- Das Dokument wird über BPM-Workflows in relevanten Systemen (z. B. SharePoint, ERP, QM-System) veröffentlicht.
Archivierung & Audit-Trail
- Vorgängerversionen werden automatisch archiviert.
- Der gesamte Prozess wird für Audits vollständig dokumentiert.
- Automatische Erzeugung von Audit-Logs, die jederzeit abrufbar sind

Erstellung und Einreichung des Dokuments über FireStart-Formular
- Der Dokumentenersteller füllt ein FireStart-Formular aus und lädt das neue oder überarbeitete Dokument hoch.
- Nach Absenden des Formulars startet der FireStart-Workflow automatisch den Prüfprozess.
Automatische Prüfung & KI-gestützte Validierung
- Eine OCR-Software analysiert das Dokument und extrahiert relevante Informationen und Metadaten (z. B. Dokumententyp, Version, Ersteller, Abteilung).
- Ein KI-Agent vergleicht das Dokument mit einer Referenzvorlage, um Formatierung, Struktur und inhaltliche Vollständigkeit zu prüfen.
- Falls Abweichungen erkannt werden, erhält der Ersteller automatisch Vorschläge zur Korrektur.
Review-Prozess
- Das Dokument wird automatisch an die zuständigen Prüfer weitergeleitet.
- Prüfer können über intuitive Webformulare Kommentare hinterlassen oder das Dokument freigeben.
- Falls Änderungen nötig sind, wird das Dokument mit Korrekturhinweisen zurückgesendet.
Freigabe durch Verantwortliche
- Nach erfolgreichem Review geht das Dokument automatisch an die Freigabe-verantwortliche Person.
- Intelligent Process Automation (IPA) sorgt für eine sofortige und regelkonforme Dokumentenfreigabe.
- Nach Genehmigung wird die finale Version veröffentlicht.
Automatische Verteilung & Benachrichtigung
- Berechtigte Mitarbeiter werden über die neuen oder aktualisierten Dokumente informiert.
- Das Dokument wird über BPM-Workflows in relevanten Systemen (z. B. SharePoint, ERP, QM-System) veröffentlicht.
Archivierung & Audit-Trail
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- Der gesamte Prozess wird für Audits vollständig dokumentiert.
- Automatische Erzeugung von Audit-Logs, die jederzeit abrufbar sind

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- Nach Absenden des Formulars startet der FireStart-Workflow automatisch den Prüfprozess.
Automatische Prüfung & KI-gestützte Validierung
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- Ein KI-Agent vergleicht das Dokument mit einer Referenzvorlage, um Formatierung, Struktur und inhaltliche Vollständigkeit zu prüfen.
- Falls Abweichungen erkannt werden, erhält der Ersteller automatisch Vorschläge zur Korrektur.
Review-Prozess
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- Falls Änderungen nötig sind, wird das Dokument mit Korrekturhinweisen zurückgesendet.
Freigabe durch Verantwortliche
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