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Optimierung der Software-Nutzung & Kostenkontrolle

Die Ziele

Die Verwaltung und Optimierung von Softwarelizenzen ist entscheidend zur Kontrolle von IT-Kosten, zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben und zur Vermeidung von unnötigen Ausgaben. Viele Unternehmen investieren in eine Vielzahl von Softwarelösungen (z. B. SharePoint, SAP, Monday.com, Trello, Slack…), haben jedoch keine ausreichende Transparenz über die tatsächliche Nutzung. Dieser Prozess hilft dabei, ungenutzte oder kaum genutzte Lizenzen strukturiert und auditierbar zu identifizieren und freizugeben.

KPIs:

Reduzierung der Kosten für ungenutzte Lizenzen um bis zu 30 %
Verkürzung der Lizenzzuteilungszeit um 50 %
Umsetzung des Prozesses in rund 4 Wochen
Vollständige Übereinstimmung mit ISO-Klausel 7.5 – Dokumentierte Information

Reduzierung der Kosten für ungenutzte Lizenzen um bis zu 30 %
Verkürzung der Lizenzzuteilungszeit um 50 %
Umsetzung des Prozesses in rund 4 Wochen
Vollständige Übereinstimmung mit ISO-Klausel 7.5 – Dokumentierte Information

Reduzierung der Kosten für ungenutzte Lizenzen um bis zu 30 %
Verkürzung der Lizenzzuteilungszeit um 50 %
Umsetzung des Prozesses in rund 4 Wochen
Vollständige Übereinstimmung mit ISO-Klausel 7.5 – Dokumentierte Information

Verbesserungen mit FireStart

Automatisierte, regelmäßige Nutzungsüberprüfungen werden über Abteilungen und Tools hinweg durchgeführt
Integration mit Active Directory (AD), HR-Systemen und Software-Nutzungsprotokollen ermöglicht eine genaue Zuordnung von Zugriff und tatsächlicher Aktivität
Lizenzüberprüfungen und Entzug nicht genutzter Zugänge werden durch strukturierte Workflows abgewickelt
Benachrichtigungen und Eskalationen stellen Verantwortlichkeit bei Nutzern und Vorgesetzten sicher
Ein vollständiger Audit-Trail zu Entscheidungen und freigegebenen Lizenzen unterstützt die Compliance und Berichterstattung

Automatisierte, regelmäßige Nutzungsüberprüfungen werden über Abteilungen und Tools hinweg durchgeführt
Integration mit Active Directory (AD), HR-Systemen und Software-Nutzungsprotokollen ermöglicht eine genaue Zuordnung von Zugriff und tatsächlicher Aktivität
Lizenzüberprüfungen und Entzug nicht genutzter Zugänge werden durch strukturierte Workflows abgewickelt
Benachrichtigungen und Eskalationen stellen Verantwortlichkeit bei Nutzern und Vorgesetzten sicher
Ein vollständiger Audit-Trail zu Entscheidungen und freigegebenen Lizenzen unterstützt die Compliance und Berichterstattung

Automatisierte, regelmäßige Nutzungsüberprüfungen werden über Abteilungen und Tools hinweg durchgeführt
Integration mit Active Directory (AD), HR-Systemen und Software-Nutzungsprotokollen ermöglicht eine genaue Zuordnung von Zugriff und tatsächlicher Aktivität
Lizenzüberprüfungen und Entzug nicht genutzter Zugänge werden durch strukturierte Workflows abgewickelt
Benachrichtigungen und Eskalationen stellen Verantwortlichkeit bei Nutzern und Vorgesetzten sicher
Ein vollständiger Audit-Trail zu Entscheidungen und freigegebenen Lizenzen unterstützt die Compliance und Berichterstattung

Prozess mit geplantem Lizenzcheck starten
Auslöser: Der Checkprozess startet monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich. Eine Liste aller Mitarbeiter und ihrer Softwarezugriffe aus Active Directory und SAP wird erstellt.
Datensammlung und Vorprüfung
FireStart aggregiert Daten aus integrierten Systemen:
- HR-Tool: Bestätigung des Beschäftigungsstatus:
- AD / SAP: Identifizierung der je Benutzer zugewiesenen Tools
- Software-Tools über APIs (z.B. Hubspot, Jira, ServiceNow, SharePoint...): Nutzungsprotokolle oder letzter Login
- Inaktive Benutzer (z.B. keine Aktivität in den letzten 60-90 Tagen) werden markiert.
Nutzerbestätigung (Selbstauskunft)
Markierte Mitarbeiter erhalten automatisch ein Formular, in dem gefragt wird, ob die Software weiterhin benötigt wird. Antwortmöglichkeiten:
- Ja - Benutzer gibt einen Grund an (z.B. Projekt vorübergehend pausiert)
- Nein - Lizenz kann freigegeben werden
- Keine Antwort innerhalb von 7 Tagen führt zur Eskalation.
Prüfung und Freigabe durch Führungskraft
Führungskräfte erhalten eine Übersicht über die betroffenen Teammitglieder. Sie können:
- Die Freigabe der Lizenz bestätigen
- Benutzerantworten bei Bedarf überschreiben (z.B. für kritische Rollen oder bevorstehende Projekte)
Alle Entscheidungen werden dokumentiert, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.
Lizenzentzug und Systemaktualisierung
Wenn die Freigabe der Lizenz bestätigt wird:
- FireStart entfernt den Benutzer aus relevanten AD-Gruppen oder sendet API-Aufrufe zur Entziehung des Zugangs
- ERP oder das Lizenzinventar wird aktualisiert
- Die Finanz- oder Beschaffungsabteilung wird über mögliche Einsparungen informiert
Optional: KI-unterstützte Nutzungsanalyse
Wenn integriert, können KI- oder regelbasierte Engines Nutzungsmuster analysieren (z.B. Login-Häufigkeit, Dokumentenbearbeitungen), um Entscheidungen über den Verbleib oder die Freigabe von Lizenzen weiter zu verbessern.
- Das Dokument wird versioniert und im offiziellen Dokumentenarchiv veröffentlicht
- Eine Benachrichtigung wird an betroffene Nutzer gesendet
- Ein Audit-Trail-Eintrag wird erstellt und gespeichert

Alle Workflow-Schritte und Genehmigungen sind prüfbar.

Prozess mit geplantem Lizenzcheck starten
Auslöser: Der Checkprozess startet monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich. Eine Liste aller Mitarbeiter und ihrer Softwarezugriffe aus Active Directory und SAP wird erstellt.
Datensammlung und Vorprüfung
FireStart aggregiert Daten aus integrierten Systemen:
- HR-Tool: Bestätigung des Beschäftigungsstatus:
- AD / SAP: Identifizierung der je Benutzer zugewiesenen Tools
- Software-Tools über APIs (z.B. Hubspot, Jira, ServiceNow, SharePoint...): Nutzungsprotokolle oder letzter Login
- Inaktive Benutzer (z.B. keine Aktivität in den letzten 60-90 Tagen) werden markiert.
Nutzerbestätigung (Selbstauskunft)
Markierte Mitarbeiter erhalten automatisch ein Formular, in dem gefragt wird, ob die Software weiterhin benötigt wird. Antwortmöglichkeiten:
- Ja - Benutzer gibt einen Grund an (z.B. Projekt vorübergehend pausiert)
- Nein - Lizenz kann freigegeben werden
- Keine Antwort innerhalb von 7 Tagen führt zur Eskalation.
Prüfung und Freigabe durch Führungskraft
Führungskräfte erhalten eine Übersicht über die betroffenen Teammitglieder. Sie können:
- Die Freigabe der Lizenz bestätigen
- Benutzerantworten bei Bedarf überschreiben (z.B. für kritische Rollen oder bevorstehende Projekte)
Alle Entscheidungen werden dokumentiert, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.
Lizenzentzug und Systemaktualisierung
Wenn die Freigabe der Lizenz bestätigt wird:
- FireStart entfernt den Benutzer aus relevanten AD-Gruppen oder sendet API-Aufrufe zur Entziehung des Zugangs
- ERP oder das Lizenzinventar wird aktualisiert
- Die Finanz- oder Beschaffungsabteilung wird über mögliche Einsparungen informiert
Optional: KI-unterstützte Nutzungsanalyse
Wenn integriert, können KI- oder regelbasierte Engines Nutzungsmuster analysieren (z.B. Login-Häufigkeit, Dokumentenbearbeitungen), um Entscheidungen über den Verbleib oder die Freigabe von Lizenzen weiter zu verbessern.
- Das Dokument wird versioniert und im offiziellen Dokumentenarchiv veröffentlicht
- Eine Benachrichtigung wird an betroffene Nutzer gesendet
- Ein Audit-Trail-Eintrag wird erstellt und gespeichert

Alle Workflow-Schritte und Genehmigungen sind prüfbar.

Prozess mit geplantem Lizenzcheck starten
Auslöser: Der Checkprozess startet monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich. Eine Liste aller Mitarbeiter und ihrer Softwarezugriffe aus Active Directory und SAP wird erstellt.
Datensammlung und Vorprüfung
FireStart aggregiert Daten aus integrierten Systemen:
- HR-Tool: Bestätigung des Beschäftigungsstatus:
- AD / SAP: Identifizierung der je Benutzer zugewiesenen Tools
- Software-Tools über APIs (z.B. Hubspot, Jira, ServiceNow, SharePoint...): Nutzungsprotokolle oder letzter Login
- Inaktive Benutzer (z.B. keine Aktivität in den letzten 60-90 Tagen) werden markiert.
Nutzerbestätigung (Selbstauskunft)
Markierte Mitarbeiter erhalten automatisch ein Formular, in dem gefragt wird, ob die Software weiterhin benötigt wird. Antwortmöglichkeiten:
- Ja - Benutzer gibt einen Grund an (z.B. Projekt vorübergehend pausiert)
- Nein - Lizenz kann freigegeben werden
- Keine Antwort innerhalb von 7 Tagen führt zur Eskalation.
Prüfung und Freigabe durch Führungskraft
Führungskräfte erhalten eine Übersicht über die betroffenen Teammitglieder. Sie können:
- Die Freigabe der Lizenz bestätigen
- Benutzerantworten bei Bedarf überschreiben (z.B. für kritische Rollen oder bevorstehende Projekte)
Alle Entscheidungen werden dokumentiert, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.
Lizenzentzug und Systemaktualisierung
Wenn die Freigabe der Lizenz bestätigt wird:
- FireStart entfernt den Benutzer aus relevanten AD-Gruppen oder sendet API-Aufrufe zur Entziehung des Zugangs
- ERP oder das Lizenzinventar wird aktualisiert
- Die Finanz- oder Beschaffungsabteilung wird über mögliche Einsparungen informiert
Optional: KI-unterstützte Nutzungsanalyse
Wenn integriert, können KI- oder regelbasierte Engines Nutzungsmuster analysieren (z.B. Login-Häufigkeit, Dokumentenbearbeitungen), um Entscheidungen über den Verbleib oder die Freigabe von Lizenzen weiter zu verbessern.
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