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Spesenabrechnung

Die Ziele

Die Spesenabrechnung für die Jahreskarte der Wiener Linien ist ein wiederkehrender administrativer Prozess, der bisher mit hohem manuellem Aufwand verbunden war. Durch die Digitalisierung und Automatisierung mit FireStart wird dieser Prozess deutlich effizienter, fehlerfreier und transparenter. Die Bearbeitungszeit reduziert sich um ca. ein Drittel, während jährlich über 1.000 Abrechnungen abgewickelt werden. Dies entlastet nicht nur das Payroll-Team, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch eine schnelle und zuverlässige Abwicklung.

KPIs:

Einsparung von ca. 33 % der Arbeitszeit
Bearbeitung von über 1.000 Spesenanträgen pro Jahr
Reduktion manueller Rückfragen durch automatisierte Datenvalidierung
Rasche Umsetzung innerhalb weniger Wochen (inkl. Testen)

Einsparung von ca. 33 % der Arbeitszeit
Bearbeitung von über 1.000 Spesenanträgen pro Jahr
Reduktion manueller Rückfragen durch automatisierte Datenvalidierung
Rasche Umsetzung innerhalb weniger Wochen (inkl. Testen)

Einsparung von ca. 33 % der Arbeitszeit
Bearbeitung von über 1.000 Spesenanträgen pro Jahr
Reduktion manueller Rückfragen durch automatisierte Datenvalidierung
Rasche Umsetzung innerhalb weniger Wochen (inkl. Testen)

Verbesserungen mit FireStart

Höhere Datenqualität und weniger Rückfragen, da persönliche Informationen automatisch aus bestehenden Systemen (Active Directory, HR-System) übernommen werden
Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Payroll-Team durch automatisierte Aufgabenverteilung und E-Mail-Benachrichtigungen
Automatisiertes Nachforderungsmanagement, wenn Daten oder Belege fehlen – inklusive direkter Rückmeldung an die einreichende Person
Skalierbarkeit für hohe Prozessvolumina ohne Mehraufwand
Vollständige Transparenz und Auditfähigkeit durch lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte in FireStart

Höhere Datenqualität und weniger Rückfragen, da persönliche Informationen automatisch aus bestehenden Systemen (Active Directory, HR-System) übernommen werden
Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Payroll-Team durch automatisierte Aufgabenverteilung und E-Mail-Benachrichtigungen
Automatisiertes Nachforderungsmanagement, wenn Daten oder Belege fehlen – inklusive direkter Rückmeldung an die einreichende Person
Skalierbarkeit für hohe Prozessvolumina ohne Mehraufwand
Vollständige Transparenz und Auditfähigkeit durch lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte in FireStart

Höhere Datenqualität und weniger Rückfragen, da persönliche Informationen automatisch aus bestehenden Systemen (Active Directory, HR-System) übernommen werden
Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Payroll-Team durch automatisierte Aufgabenverteilung und E-Mail-Benachrichtigungen
Automatisiertes Nachforderungsmanagement, wenn Daten oder Belege fehlen – inklusive direkter Rückmeldung an die einreichende Person
Skalierbarkeit für hohe Prozessvolumina ohne Mehraufwand
Vollständige Transparenz und Auditfähigkeit durch lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte in FireStart

Prozessstart durch Mitarbeiter:innen
- Start über ein Formular im Intranet, zugänglich für alle Mitarbeitenden
- Bestätigung der Bedingungen zur Spesenabrechnung
Eingabe und Upload
- Persönliche Daten (Name, Adresse, Personalnummer) werden automatisch aus Active Directory und dem HR-System bezogen
- Automatischer Abruf persönlicher Daten aus AD und HR-System
- Hochladen der Spesenbelege (PDF, JPG etc.) des Wiener Linien Jahrestickets
Prüfung durch Payroll-Team
- Automatische Zuweisung der Aufgaben an ein definiertes Team
- Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Automatische Benachrichtigung bei Nachforderungen oder Bestätigung
Erstattung
- Bei positiver Prüfung: Anweisung der Rückvergütung durch das Payroll-Team
- Auszahlung über das Gehaltssystem verteilt über einen Zeitraum von 12 Monaten
Abschluss
- Archivierung und Reporting des Prozesses zur Auditfähigkeit
- Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Schritte im FireStart-Prozessprotokoll

Prozessstart durch Mitarbeiter:innen
- Start über ein Formular im Intranet, zugänglich für alle Mitarbeitenden
- Bestätigung der Bedingungen zur Spesenabrechnung
Eingabe und Upload
- Persönliche Daten (Name, Adresse, Personalnummer) werden automatisch aus Active Directory und dem HR-System bezogen
- Automatischer Abruf persönlicher Daten aus AD und HR-System
- Hochladen der Spesenbelege (PDF, JPG etc.) des Wiener Linien Jahrestickets
Prüfung durch Payroll-Team
- Automatische Zuweisung der Aufgaben an ein definiertes Team
- Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Automatische Benachrichtigung bei Nachforderungen oder Bestätigung
Erstattung
- Bei positiver Prüfung: Anweisung der Rückvergütung durch das Payroll-Team
- Auszahlung über das Gehaltssystem verteilt über einen Zeitraum von 12 Monaten
Abschluss
- Archivierung und Reporting des Prozesses zur Auditfähigkeit
- Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Schritte im FireStart-Prozessprotokoll

Prozessstart durch Mitarbeiter:innen
- Start über ein Formular im Intranet, zugänglich für alle Mitarbeitenden
- Bestätigung der Bedingungen zur Spesenabrechnung
Eingabe und Upload
- Persönliche Daten (Name, Adresse, Personalnummer) werden automatisch aus Active Directory und dem HR-System bezogen
- Automatischer Abruf persönlicher Daten aus AD und HR-System
- Hochladen der Spesenbelege (PDF, JPG etc.) des Wiener Linien Jahrestickets
Prüfung durch Payroll-Team
- Automatische Zuweisung der Aufgaben an ein definiertes Team
- Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Automatische Benachrichtigung bei Nachforderungen oder Bestätigung
Erstattung
- Bei positiver Prüfung: Anweisung der Rückvergütung durch das Payroll-Team
- Auszahlung über das Gehaltssystem verteilt über einen Zeitraum von 12 Monaten
Abschluss
- Archivierung und Reporting des Prozesses zur Auditfähigkeit
- Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Schritte im FireStart-Prozessprotokoll

„Mit FireStart konnten wir unseren Spesenabrechnungsprozess vollständig digitalisieren und effizient skalieren. Die Integration in unsere bestehenden Systeme sowie die klar strukturierte Aufgabenverteilung ermöglichen eine durchgängig transparente und revisionssichere Abwicklung – bei deutlich reduziertem Aufwand.“

Thomas Beck, Senior Manager, Operations, PM & BPM

‹ Schulungsmanagement (ISO-Audit)

Optimierung der Software-Nutzung & Kostenkontrolle ›

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Finde heraus, wie FireStart für dein Unternehmen arbeiten kann. Wir zeigen dir, wie du deine Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team fördern kannst.

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