Rechnungsfreigabe automatisieren: So sparen Sie 80% der Bearbeitungszeit (2026)
Rechnungsfreigabe automatisieren: Was Studien zur Zeitersparnis belegen, was ab 2027 für E-Rechnungen gilt und wie du in 6 Schritten startest.
Kurz beantwortet: Bei der automatisierten Rechnungsfreigabe wird jede Eingangsrechnung automatisch erfasst, geprüft und dem richtigen Genehmiger vorgelegt. Die Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch. Allein das E-Rechnungsformat spart gegenüber einer Papierrechnung rund ein Drittel der Bearbeitungszeit. Für 80 % über den gesamten Freigabeprozess gibt es keine amtliche oder wissenschaftliche Zahl. Wie nah du herankommst, misst du vorab (Abschnitt 3). iwconsult
Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 01.01.2027 müssen größere Unternehmen sie auch ausstellen. Wer Rechnungen weiter per E-Mail an Abteilungsleiter weiterleitet, bekommt dadurch neben dem Zeitproblem ein Prüfproblem. Dieser Beitrag zeigt, was rechtlich gilt, wo Zeit verloren geht und wie ein automatisierter Freigabeprozess aufgebaut ist.
1. Was gilt 2026 und 2027 für E-Rechnungen?
Seit 01.01.2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden. Sie liegt nur vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung. Die Pflicht kommt in Stufen: bundesfinanzministerium
- 01.01.2025: Jedes inländische Unternehmen muss den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. bundesfinanzministerium
- 2025 und 2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen noch eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausstellen. bundesfinanzministerium
- 01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz ab 800.000 € müssen E-Rechnungen an unternehmerische Auftraggeber ausstellen. Ab 01.01.2028 gilt das bis auf wenige Ausnahmen auch für alle übrigen Unternehmen. bstbk
Für die Rechnungsfreigabe bedeutet das: Der Eingang entscheidet. Ein Vorsteuerabzug aus einer Rechnung im falschen Format ist laut Bundessteuerberaterkammer nur noch während der Übergangsfristen möglich. Die IHK Köln weist außerdem darauf hin, dass der strukturierte Datensatz der E-Rechnung revisionssicher und unverändert gespeichert werden muss und die Prüfung der Rechnung nachvollziehbar dokumentiert sein sollte. Eine Freigabe per Weiterleitung im Postfach erfüllt das schlecht. bstbk ihk
Österreich: Laut WKO (Stand 31.03.2026) sind strukturierte E-Rechnungen in Österreich derzeit nur in einzelnen Fällen verpflichtend, und nur wenige Unternehmen stellen sie freiwillig aus. Die deutsche Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Prüf den aktuellen Stand bei der WKO, wenn du in beiden Ländern Geschäfte machst. wko
EU: Die Kommission nennt den 01.07.2030 als Starttermin für verpflichtende E-Rechnungen und zeitnahe Meldepflichten bei Umsätzen innerhalb der EU. europa
2. Wo geht bei der Rechnungsfreigabe Zeit verloren?
Die Zeit geht dort verloren, wo Rechnungen nicht maschinenlesbar ankommen. Laut IW Consult entfallen noch rund 80 Prozent der eingehenden Rechnungen im Mittelstand auf Formate, die seit 2025 als sonstige Rechnungen gelten: 26 Prozent Papier und 55 Prozent digitale, aber nicht verarbeitbare Formate wie PDF. Nur jede fünfte Eingangsrechnung kommt als E-Rechnung. Die Befragung umfasste 201 mittelständische Unternehmen, sie lief im April und Mai 2025. Diese 80 % sind übrigens die einzige belegte 80 im Thema. iwconsult
Der Nutzen fällt vor allem auf der Empfängerseite an. Die WKO Kärnten schreibt, dass die Vorteile strukturierter E-Rechnungen zu über 90 % beim Rechnungsempfänger liegen, weil die Verbuchung automatisch erfolgt. Wer Rechnungen freigibt, ist also der Teil des Prozesses mit dem größten Hebel. wko
Ob bei dir die Zeit im Abtippen, im Suchen der Bestellung oder im Warten auf den Genehmiger steckt, siehst du erst, wenn du die Stationen einzeln misst.
3. Wie viel Bearbeitungszeit sparst du wirklich?
Das hängt davon ab, womit du vergleichst. Die vorhandenen Studien messen vor allem den Effekt des Formats:
- Die Verarbeitung einer E-Rechnung spart rund ein Drittel der Zeit gegenüber einer Papierrechnung und etwa eine Minute pro Rechnung gegenüber einem PDF. iwconsult
- Ein Unternehmen aus der Gebäudetechnik senkte die benötigte Arbeitszeit im Rechnungswesen nach der Umstellung auf ZUGFeRD um rund 20 Prozent. iwconsult
- Hochgerechnet auf den deutschen Mittelstand ergibt das 9,2 Millionen Arbeitsstunden pro Monat und rund 3,4 Milliarden Euro Lohnkosten pro Jahr, wenn alle Eingangsrechnungen als E-Rechnung ankämen. iwconsult
Was nach dem Eingang passiert, also Zuweisung, Rückfragen und Wartezeit auf die Freigabe, messen diese Zahlen nicht. Ein Rechenbeispiel zeigt, was 80 % bedeuten würden: Bei zehn Minuten Bearbeitungszeit pro Rechnung blieben nach 80 % Ersparnis zwei Minuten für Ausnahmen und die Freigabe. Ob das bei dir erreichbar ist, entscheidet dein Ausgangswert. Miss vor dem Start vier Kennzahlen:
- Aktive Bearbeitungszeit pro Rechnung in Minuten, vom Eingang bis zur Buchung
- Durchlaufzeit in Tagen, vom Eingang bis zur Freigabe
- Anzahl der Rückfragen pro Rechnung
- Anteil der Rechnungen, die ohne Eingriff durchlaufen
Nach drei Monaten misst du dasselbe noch einmal. Erst dieser Vergleich ist deine Zahl.
4. So läuft eine automatisierte Rechnungsfreigabe ab
Ein automatisierter Freigabeprozess besteht aus sechs Stationen. Den Menschen brauchst du nur noch dort, wo eine Entscheidung fällt.
- Erfassung: E-Rechnungen werden direkt aus den strukturierten Daten gelesen. PDF und Papier gehen durch OCR und KI-Extraktion.
- Formatprüfung: Das System prüft, ob die Datei als E-Rechnung gültig ist, und protokolliert das Ergebnis. Eine fehlerhafte Datei wird zurückgewiesen. Laut IHK Köln gilt sie bei bestimmten Fehlerarten nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung, und eine korrekte muss nachgefordert werden. ihk
- Abgleich: Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden automatisch verglichen (3-Wege-Abgleich). Stimmt alles, geht die Rechnung weiter. Bei Abweichungen wird eskaliert.
- Zuweisung: Regeln legen fest, wer freigibt, zum Beispiel nach Betrag oder Kostenstelle. Lege vorab fest, wer vertritt, wenn der Genehmiger nicht da ist.
- Freigabe: Der Genehmiger entscheidet am Handy oder Desktop, mit Rechnung, Bestellung und Wareneingang auf einen Blick.
- Buchung und Archiv: Die Daten gehen ins ERP, die Datei wird unverändert aufbewahrt. Zahlungslauf
5. Worauf du bei der Software achtest
Gute Rechnungsfreigabe-Software liest strukturierte Formate, dokumentiert jeden Schritt und lässt dein ERP in Ruhe. Prüf vier Punkte:
- Liest sie XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931?
- Protokolliert sie Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung pro Schritt?
- Bleibt dein ERP (SAP, DATEV oder ein anderes) bestehen, oder musst du es ersetzen?
- Kann der Fachbereich Regeln selbst ändern, ohne ein IT-Ticket zu schreiben?
Achte außerdem darauf, in welchem Standard die Prozesse modelliert sind. BPMN 2.0 ist als ISO/IEC 19510:2013 genormt und identisch mit OMG BPMN 2.0.1. Prozessmodelle bleiben damit lesbar und übertragbar. iso
6. Rechnungsfreigabe mit FireStart
FireStart bildet die Rechnungsfreigabe als BPMN-2.0-Prozess ab. Rechnungen werden per OCR und KI ausgelesen, gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und automatisch den zuständigen Genehmigern zugewiesen. Freigaben bleiben beim Menschen. Jeder Schritt wird mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung protokolliert.
SAP, DATEV und Microsoft 365 bleiben im Einsatz, FireStart ergänzt sie. Die Plattform läuft in der Cloud mit Hosting in Deutschland (DSGVO) oder On-Premise. Mehr zum Ablauf findest du im Use Case Rechnungsfreigabe und im 3-Wege-Abgleich.
Häufige Fragen zur automatisierten Rechnungsfreigabe
Muss ich 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt von deinem Vorjahresumsatz ab. Eine sonstige Rechnung ist 2027 nur noch bei einem Vorjahresgesamtumsatz bis 800.000 € und mit Zustimmung des Empfängers möglich. Liegt dein Umsatz 2026 darüber, gilt die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF-Dokument ist laut BMF eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch in Österreich?
Eine allgemeine B2B-Pflicht wie in Deutschland haben wir in den Quellen nicht gefunden. Die WKO beschreibt strukturierte E-Rechnungen derzeit nur in einzelnen Fällen als verpflichtend. Wenn du an deutsche Kunden lieferst oder von deutschen Lieferanten beziehst, sprich mit deinem Steuerberater.
Kann ich mit Automatisierung 80 % der Bearbeitungszeit sparen?
Eine belegte Zahl dafür gibt es nicht. Belegt sind etwa ein Drittel Ersparnis durch das E-Rechnungsformat gegenüber Papier und rund 20 % weniger Arbeitszeit im Rechnungswesen bei einem Praxisfall. Wie viel bei dir möglich ist, zeigt die Messung aus Abschnitt 3.
Entscheidet die Software, ob eine Rechnung bezahlt wird?
Nein. Die Software erfasst, prüft und leitet weiter. Die Freigabe bleibt bei der zuständigen Person, das System dokumentiert sie.
Quellen
FireStart wird in der EU gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.
