Rechnungsfreigabe Digitalisieren
Von der Erfassung bis zur Buchung: So läuft die Rechnungsfreigabe automatisch
Rechnungen bleiben liegen, Skonti werden verpasst, Freigaben laufen noch per E-Mail oder Papier. Das muss nicht so sein – wie vollautomatische Rechnungsfreigabe in der Praxis funktioniert.
Wer kennt es nicht? Rechnungen bleiben liegen, sind für Tage unbearbeitet und Skonti werden verpasst. Warum? Weil viele Freigaben in Österreich und Deutschland noch manuell über E-Mail oder Papier laufen.
Das Ganze lässt sich aber auch automatisieren. Von der Erfassung, über die Genehmigung bis zur Buchung im ERP. Rechnungen können in wenigen Minuten freigegeben werden und dabei werden alle Schritte nachvollziehbar dokumentiert.
Die Rechnungen können automatisch erfasst, per KI ausgelesen und gegen Bestellung geprüft werden. Auch mehrstufige Freigaben sind möglich. Nach Freigabe bucht die Automatisierungslösung im ERP und archiviert revisionssicher.
Wie funktioniert die Rechnungsfreigabe genau?
Sobald eine Rechnung eingeht, übernimmt die KI die erste Arbeit: Die relevanten Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen (Betrag, Lieferant, Positionen).
Im nächsten Schritt gleicht das System die Rechnung automatisch mit der zugehörigen Bestellung und dem Liefernachweis ab. Der sogenannte 3-Way-Match prüft, ob Bestellung, Lieferung und Rechnung übereinstimmen.
- Wenn ja: Die Rechnung landet direkt beim zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe.
- Wenn nein: Die zuständige Person wird automatisch informiert, damit die Abweichung geklärt werden kann.
Nach der Freigabe bucht das System die Rechnung automatisch im ERP und archiviert sie revisionssicher im Dokumentenmanagementsystem.
Wird eine Rechnung nicht freigegeben, wird die zuständige Person informiert und kann dezidiert eingreifen.
So bewegt sich die Rechnung von Eingang bis Archivierung vollständig durch den Prozess.
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