Was bedeutet BPMN? BPMN 2.0 einfach erklärt
Definition, wichtigste Symbole, Praxisbeispiel und sieben Regeln für verständliche und ausführbare Geschäftsprozesse
Was bedeutet BPMN? Lerne BPMN 2.0, Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Pools und Lanes anhand eines verständlichen Praxisbeispiels kennen.
BPMN steht für Business Process Model and Notation. Der internationale Standard hilft dir, Geschäftsprozesse mit einheitlichen Symbolen grafisch darzustellen – von der ersten Aufgabe über Entscheidungen und Freigaben bis zum Prozessende.
BPMN ist damit mehr als ein klassisches Flussdiagramm: Die Notation kann sowohl zur verständlichen Prozessdokumentation als auch als Grundlage für Workflow-Ausführung, Prozessoptimierung und Automatisierung dienen.
BPMN kurz definiert
BPMN ist eine standardisierte grafische Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Sie zeigt, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge stattfinden, welche Ereignisse einen Prozess auslösen und an welchen Stellen Entscheidungen oder Verzweigungen auftreten. Rollen, Abteilungen und externe Beteiligte lassen sich über Pools und Lanes darstellen.
Die aktuelle und in der Praxis wichtigste Version ist BPMN 2.0. Sie wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt und ist als ISO/IEC 19510 standardisiert.
Wofür steht BPMN?
Die Abkürzung BPMN setzt sich aus drei Begriffen zusammen:
- Business: Die Notation beschreibt geschäftliche Abläufe, nicht nur technische Systemprozesse.
- Process: Im Mittelpunkt stehen wiederholbare Abläufe mit definiertem Start, einzelnen Arbeitsschritten und einem Ergebnis.
- Model and Notation: BPMN liefert sowohl die Möglichkeit, Prozesse zu modellieren, als auch eine standardisierte grafische Sprache dafür.
Der Name macht bereits deutlich: BPMN ist keine einzelne Software und auch keine Prozessmanagement-Methode wie Lean oder Six Sigma. BPMN ist eine gemeinsame Sprache, mit der Fachbereiche, Prozessverantwortliche und IT denselben Ablauf darstellen und diskutieren können.
Warum wurde BPMN entwickelt?
In vielen Unternehmen beschreibt jede Abteilung Prozesse auf ihre eigene Weise. Die einen verwenden einfache Flussdiagramme, andere erstellen Tabellen oder lange Word-Dokumente. Dadurch entstehen Missverständnisse: Ein Pfeil kann beispielsweise eine Reihenfolge, eine Nachricht oder eine Entscheidung bedeuten – je nachdem, wie das Diagramm aufgebaut ist.
BPMN schafft dafür gemeinsame Regeln. Die Symbole besitzen festgelegte Bedeutungen und können dadurch von unterschiedlichen Beteiligten einheitlich interpretiert werden. Fachanwender:innen verstehen den fachlichen Ablauf, während die IT zusätzlich die technische Logik erkennen kann.
Das ist besonders nützlich, wenn ein Prozess mehrere Abteilungen, Freigaben, Systeme oder externe Partner umfasst.
Die wichtigsten BPMN-Symbole
BPMN verwendet zahlreiche Symbole. Für den Einstieg reichen jedoch einige zentrale Elemente. Die Grundstruktur besteht aus Flussobjekten, Verbindungsobjekten, Pools und Lanes.
1. Ereignisse
Ereignisse werden als Kreise dargestellt. Sie beschreiben etwas, das im Prozess passiert und den Ablauf auslöst, beeinflusst oder beendet.
Die drei wichtigsten Arten sind:
- Start-Ereignis: Es markiert den Beginn eines Prozesses, zum Beispiel den Eingang einer Rechnung.
- Zwischenereignis: Es tritt während des Prozesses auf, etwa der Ablauf einer Frist oder der Eingang einer Nachricht.
- End-Ereignis: Es zeigt, dass der Prozess abgeschlossen ist, zum Beispiel nachdem eine Rechnung gebucht wurde.
Zusätzliche Symbole innerhalb des Kreises präzisieren das Ereignis. Ein Brief kann etwa für eine Nachricht, eine Uhr für einen Zeitgeber und ein Blitz für eine Eskalation stehen.
2. Aktivitäten
Aktivitäten werden als abgerundete Rechtecke dargestellt. Sie beschreiben eine konkrete Aufgabe oder einen Teilprozess, der im Ablauf ausgeführt wird.
Beispiele sind:
- Rechnung prüfen,
- Bestellanforderung erfassen,
- Freigabe einholen,
- Vertrag archivieren,
- Bewerbungsunterlagen bewerten.
Eine Aktivität sollte möglichst eindeutig formuliert sein. „Rechnung bearbeiten“ ist oft zu ungenau. Besser ist: „Rechnungsbetrag und Kostenstelle prüfen“.
BPMN unterscheidet unter anderem zwischen Aufgaben und Teilprozessen. Eine Aufgabe ist ein einzelner Arbeitsschritt. Ein Teilprozess fasst mehrere Aktivitäten zusammen, die bei Bedarf detaillierter dargestellt werden können.
3. Gateways
Gateways erscheinen als Rauten. Sie steuern Verzweigungen, Zusammenführungen und Entscheidungen innerhalb eines Prozesses.
Ein einfaches Beispiel:
> Ist der Rechnungsbetrag höher als 5.000 Euro?
- Ja: Die Bereichsleitung muss zusätzlich freigeben.
- Nein: Die Rechnung wird direkt an die Buchhaltung weitergeleitet.
Je nach Logik können Gateways einen von mehreren Wegen auswählen, mehrere Wege parallel aktivieren oder zuvor parallele Wege wieder zusammenführen.
4. Sequenzflüsse
Sequenzflüsse sind durchgezogene Pfeile. Sie zeigen die Reihenfolge, in der Aktivitäten, Ereignisse und Gateways innerhalb eines Prozesses durchlaufen werden.
Ein einfacher Ablauf könnte so aussehen:
Rechnung eingegangen → Rechnung prüfen → Freigabe erforderlich? → Rechnung buchen → Prozess beendet
Die Pfeile machen sichtbar, was als Nächstes geschieht. Bei Verzweigungen sollten die ausgehenden Flüsse möglichst mit verständlichen Bedingungen beschriftet werden.
5. Nachrichtenflüsse
Nachrichtenflüsse werden normalerweise als gestrichelte Linien mit Pfeil dargestellt. Sie zeigen den Austausch von Informationen zwischen unterschiedlichen Beteiligten oder Pools.
Beispiel: Ein Kunde sendet eine Bestellung an ein Unternehmen. Der Auftrag wird anschließend intern von Vertrieb, Einkauf und Logistik bearbeitet.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Sequenz- und Nachrichtenfluss:
- Ein Sequenzfluss zeigt die Reihenfolge innerhalb eines Pools.
- Ein Nachrichtenfluss zeigt Kommunikation zwischen unterschiedlichen Pools.
6. Pools und Lanes
Ein Pool stellt einen Prozessbeteiligten dar, beispielsweise ein Unternehmen, einen Kunden, einen Lieferanten oder ein externes System.
Lanes unterteilen einen Pool in Rollen, Abteilungen oder Verantwortungsbereiche. Eine Lane kann beispielsweise für Einkauf, Buchhaltung, Personalabteilung oder Führungskräfte stehen.
So wird auf einen Blick sichtbar:
- Wer führt eine Aktivität aus?
- Welche Abteilung ist verantwortlich?
- Wann wird ein anderes Team eingebunden?
- Wo findet eine Übergabe statt?
Gerade bei Übergaben zwischen Abteilungen zeigen BPMN-Diagramme häufig Schwachstellen, die in einer allgemeinen Prozessbeschreibung verborgen bleiben.
BPMN-Beispiel: Rechnungsfreigabe
Nehmen wir einen typischen Prozess aus dem Mittelstand: Eine Eingangsrechnung trifft per E-Mail ein.
Der BPMN-Prozess könnte folgende Schritte enthalten:
1. Start-Ereignis: Rechnung geht ein.
2. Aktivität: Rechnung wird erfasst.
3. Aktivität: Rechnungsdaten werden geprüft.
4. Gateway: Ist die Rechnung korrekt und vollständig?
5. Aktivität: Fehlende Angaben beim Lieferanten anfordern.
6. Gateway: Liegt der Betrag über der Freigabegrenze?
7. Aktivität: Zusätzliche Führungskraft gibt die Rechnung frei.
8. Aktivität: Buchhaltung verbucht die Rechnung.
9. End-Ereignis: Rechnung ist abgeschlossen.
Über Lanes kannst du zusätzlich darstellen, welche Schritte bei der Buchhaltung, der zuständigen Kostenstelle oder der Führungskraft liegen.
Dadurch wird nicht nur der ideale Ablauf sichtbar. Du erkennst auch Ausnahmen: Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung? Wer wird erinnert, wenn eine Freigabe ausbleibt? Was geschieht bei Abwesenheit der zuständigen Person?
BPMN, Flussdiagramm und Prozesslandkarte
BPMN wird häufig mit anderen Darstellungsformen verwechselt. Die Unterschiede sind wichtig.
BPMN und Flussdiagramm
Ein Flussdiagramm zeigt meist eine einfache Abfolge von Schritten und Entscheidungen. Es eignet sich für überschaubare Abläufe.
BPMN ist präziser und für komplexe Geschäftsprozesse ausgelegt. Die Notation kann zusätzlich Rollen, Nachrichten, Ereignisse, Fristen, Ausnahmen und parallele Abläufe darstellen.
BPMN und Prozesslandkarte
Eine Prozesslandkarte bietet den Überblick über die wichtigsten Prozesse eines Unternehmens. Sie zeigt beispielsweise Kernprozesse, Führungsprozesse und Unterstützungsprozesse.
BPMN beschreibt dagegen einen einzelnen Prozess wesentlich detaillierter. Eine Prozesslandkarte kann also als Orientierung dienen, während ein BPMN-Modell den konkreten Ablauf eines Prozesses abbildet.
BPMN und Prozessbeschreibung
Eine Prozessbeschreibung erklärt einen Ablauf häufig in Textform. Das kann sinnvoll sein, wenn Hintergründe, Regeln oder Verantwortlichkeiten ausführlich erläutert werden müssen.
BPMN macht den Ablauf auf einen Blick sichtbar. In der Praxis ergänzen sich beide Formate: Das Diagramm zeigt den Ablauf, eine begleitende Beschreibung erklärt Details, Richtlinien und Sonderfälle.
Welche Vorteile hat BPMN?
Gemeinsame Sprache für Fachbereich und IT
BPMN schafft eine visuelle Verbindung zwischen fachlichen Anforderungen und technischer Umsetzung. Fachbereiche können den Ablauf prüfen, ohne Programmcode lesen zu müssen. Die IT erhält gleichzeitig eine deutlich strukturiertere Grundlage für Workflow-Engines oder Integrationen.
Bessere Prozessübersicht
Komplexe Abläufe werden in Aktivitäten, Entscheidungen und Übergaben zerlegt. Dadurch erkennst du schneller, wo Verantwortlichkeiten fehlen, Wartezeiten entstehen oder unnötige Schleifen eingebaut sind.
Grundlage für Prozessoptimierung
Bevor du einen Prozess optimierst, musst du verstehen, wie er aktuell funktioniert. Ein BPMN-Modell hilft dir, den Ist-Zustand vollständig zu erfassen. Anschließend kannst du Varianten vergleichen und den Soll-Prozess definieren.
Vorbereitung auf Automatisierung
BPMN 2.0 kann als Brücke zwischen Prozessmodell und technischer Ausführung dienen. Auf dieser Grundlage lassen sich beispielsweise Freigaben, Benachrichtigungen, Fristen und Systemübergaben in einer Workflow-Lösung umsetzen.
Mehr Nachvollziehbarkeit
Ein gepflegtes Prozessmodell dokumentiert, wie ein Ablauf vorgesehen ist. In Verbindung mit einer ausführenden Software kann zusätzlich festgehalten werden, wann welcher Schritt erfolgt ist und wer eine Entscheidung getroffen hat.
Das ist besonders bei Rechnungsfreigaben, Compliance-Prüfungen, Qualitätsmanagement und internen Kontrollen hilfreich.
Wie funktioniert BPMN 2.0 in der Praxis?
BPMN 2.0 arbeitet auf mehreren Ebenen. Du musst nicht jedes Symbol kennen, um mit der Modellierung zu beginnen.
Beschreibendes Modell
Auf der ersten Ebene wird der Prozess verständlich für Fachanwender:innen dargestellt. Es geht um die wichtigsten Ereignisse, Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Entscheidungen.
Diese Ebene eignet sich für Workshops, Prozessaufnahme und Dokumentation.
Analytisches Modell
Auf der zweiten Ebene kommen weitere Details hinzu. Dazu gehören beispielsweise Ausnahmefälle, Nachrichten, Zwischenereignisse, Fristen und alternative Abläufe.
Diese Darstellung hilft bei der Prozessanalyse und bei der Vorbereitung einer späteren Digitalisierung.
Ausführbares Modell
Auf der dritten Ebene wird das Modell so konkret, dass eine Workflow- oder Prozess-Engine es technisch ausführen kann. Dafür müssen unter anderem Rollen, Formulare, Systemaufrufe, Bedingungen und Benachrichtigungen eindeutig definiert sein.
Nicht jedes BPMN-Diagramm ist automatisch ausführbar. Ein Diagramm kann ausschließlich der Dokumentation dienen oder als technische Grundlage für einen digitalen Prozess verwendet werden.
BPMN im Mittelstand
Für mittelständische Unternehmen ist BPMN besonders interessant, weil Prozesse häufig über mehrere Systeme und Abteilungen verteilt sind. Ein typischer Ablauf verbindet beispielsweise ERP, Finanzbuchhaltung, Personalsoftware, E-Mail und Dokumentenablage.
BPMN kann dabei helfen, diese Abläufe zunächst unabhängig von einzelnen Anwendungen zu beschreiben. Erst danach wird entschieden, welche Schritte in SAP, DATEV, Microsoft 365 oder einer ergänzenden Workflow-Plattform ausgeführt werden.
BPMN-2.0-basierte Lösungen wie FireStart verbinden die visuelle Prozessmodellierung mit der praktischen Ausführung von Workflows. Fachbereiche können Abläufe innerhalb eines kontrollierten Rahmens anpassen, während Freigaben, Rollen und Prozessschritte nachvollziehbar bleiben. Das ist besonders relevant, wenn Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern im Alltag tatsächlich gesteuert werden sollen.
BPMN richtig einsetzen: 7 praktische Regeln
1. Mit dem Prozessziel beginnen
Definiere zuerst, was der Prozess erreichen soll. Ein Diagramm ohne klares Ergebnis wird schnell zu einer Sammlung einzelner Aktivitäten.
2. Den Ist-Prozess aufnehmen
Modelliere nicht nur den offiziellen Ablauf. Sprich mit den Mitarbeitenden, die den Prozess täglich bearbeiten. Sie kennen die manuellen Umwege, Ausnahmen und informellen Übergaben.
3. Aktivitäten eindeutig benennen
Verwende aktive und konkrete Formulierungen wie „Bestellung prüfen“ oder „Freigabe erteilen“. Vermeide unklare Begriffe wie „Bearbeitung“ oder „Abstimmung“.
4. Verantwortlichkeiten sichtbar machen
Ordne jeder Aktivität eine Rolle oder Abteilung zu. Wenn niemand eindeutig verantwortlich ist, bleibt ein Prozessschritt häufig liegen.
5. Entscheidungen als Fragen formulieren
Ein Gateway sollte eine klare Frage abbilden, etwa: „Ist der Betrag innerhalb der Freigabegrenze?“ Die ausgehenden Wege sollten mit „Ja“, „Nein“ oder einer präziseren Bedingung beschriftet werden.
6. Ausnahmen nicht vergessen
Ein guter Prozess besteht nicht nur aus dem Normalfall. Berücksichtige fehlende Daten, abgelehnte Anträge, Fristüberschreitungen, technische Fehler und Vertretungsregeln.
7. Diagramme lesbar halten
Versuche nicht, einen gesamten Unternehmensprozess in ein einziges Diagramm zu pressen. Nutze Teilprozesse und verschiedene Detailebenen, wenn der Ablauf zu komplex wird.
Häufige Fragen zu BPMN
Was bedeutet BPMN?
BPMN bedeutet Business Process Model and Notation. Es handelt sich um eine standardisierte grafische Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen.
Was bedeutet BPMN 2.0?
BPMN 2.0 bezeichnet eine Version des BPMN-Standards. Sie unterstützt eine detaillierte Modellierung von Ereignissen, Aktivitäten, Entscheidungen, Rollen, Nachrichten und Prozessflüssen und kann als Grundlage für ausführbare Workflows dienen.
Ist BPMN eine Software?
Nein. BPMN ist eine Notation beziehungsweise Modellierungssprache. Für die Erstellung und Ausführung von BPMN-Modellen benötigst du geeignete Modellierungs- oder Prozessmanagement-Software.
Was ist der Unterschied zwischen BPMN und UML?
BPMN konzentriert sich auf Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe. UML ist eine umfassendere Modellierungssprache für Software und Systeme. Für die Darstellung von Freigaben, Rollen, Ereignissen und Geschäftsprozessen ist BPMN in der Regel passender.
Welche BPMN-Symbole sind besonders wichtig?
Für den Einstieg reichen Start- und Endereignisse, Aktivitäten, Gateways, Sequenzflüsse, Nachrichtenflüsse, Pools und Lanes. Mit diesen Elementen kannst du viele typische Geschäftsprozesse verständlich modellieren.
Kann BPMN Prozesse automatisch ausführen?
Ja, ein entsprechend detailliertes BPMN-2.0-Modell kann von einer Prozess-Engine ausgeführt werden. Dafür müssen technische Details wie Rollen, Formulare, Schnittstellen, Bedingungen und Benachrichtigungen ergänzt werden.
Ist BPMN auch für kleine Unternehmen geeignet?
Ja. Kleine und mittlere Unternehmen müssen nicht mit besonders komplexen Diagrammen starten. Ein klar modellierter Prozess für Rechnungsfreigaben, Onboarding oder Bestellungen kann bereits wertvolle Transparenz schaffen.
Fazit
BPMN bedeutet Business Process Model and Notation und bezeichnet einen internationalen Standard zur grafischen Modellierung von Geschäftsprozessen. BPMN 2.0 macht sichtbar, welche Aufgaben stattfinden, wer verantwortlich ist, wo Entscheidungen getroffen werden und wie Informationen zwischen Beteiligten fließen.
Der wichtigste Nutzen liegt in der gemeinsamen Sprache für Fachbereich, Prozessmanagement und IT. Richtig eingesetzt, hilft BPMN nicht nur bei der Dokumentation, sondern auch bei Prozessoptimierung, Workflow-Digitalisierung und Automatisierung.
Für den Einstieg genügt ein überschaubarer Prozess. Nimm den Ist-Zustand auf, definiere Start und Ende, ordne Verantwortlichkeiten zu und ergänze Entscheidungen sowie Ausnahmen. So wird aus einem abstrakten Ablauf ein verständliches und überprüfbares Prozessmodell.
Quellen
- Lucid Software: BPMN und BPMN 2.0 Tutorial
- Projektron: Prozessmodellierung nach BPMN 2.0
- DokuFlex: BPMN-2.0-Leitfaden und Symbole
- Skill-Sprinters: BPMN 2.0 erklärt
- Procevia: BPMN-Symbole erklärt
- WW-CS: BPMN-2.0-Einführung im Mittelstand
- Wir lieben Prozesse: BPMN-2.0-Leitfaden
- IRC Coding: BPMN-Grundlagen
- Rework: BPMN erklärt
- SoftProject: What Is BPMN 2.0?
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