Was ist BPMN? Definition, Symbole und Praxisbeispiele
BPMN 2.0, Gateway-Typen, ausführbare Modelle und die sieben Schritte vom Ist-Prozess zum optimierten Soll-Prozess
Was ist BPMN? Erfahre, wie BPMN 2.0 funktioniert, welche Symbole wichtig sind und wie du ein verständliches Prozessmodell erstellst.
BPMN steht für Business Process Model and Notation. Die standardisierte Modellierungssprache hilft dir dabei, Geschäftsprozesse grafisch, einheitlich und nachvollziehbar darzustellen – einschließlich Aufgaben, Ereignissen, Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Übergaben.
BPMN eignet sich sowohl zur Dokumentation und Optimierung von Prozessen als auch als Grundlage für digitale Workflows und Prozessautomatisierung. Besonders die Version BPMN 2.0 verbindet fachliche Prozessbeschreibung mit einer möglichen technischen Ausführung.
BPMN kurz erklärt
BPMN ist ein internationaler Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Ein BPMN-Diagramm zeigt, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge stattfinden, wer für einzelne Schritte verantwortlich ist, welche Entscheidungen getroffen werden und wodurch ein Prozess beginnt oder endet.
Die Abkürzung bedeutet:
- Business: BPMN beschreibt geschäftliche Abläufe.
- Process: Im Mittelpunkt stehen strukturierte Prozesse mit einem Start, mehreren Schritten und einem Ergebnis.
- Model and Notation: BPMN definiert eine Modellierungssprache und die dazugehörigen Symbole.
BPMN ist keine Software und keine Methode zur Prozessverbesserung. Es handelt sich um eine einheitliche Notation, mit der Fachabteilungen, Prozessverantwortliche und IT denselben Ablauf beschreiben können.
Was bedeutet BPMN 2.0?
BPMN 2.0 ist die heute maßgebliche Version des BPMN-Standards. Sie wird von der Object Management Group (OMG) verwaltet und ist als ISO/IEC 19510 international standardisiert.
Im Vergleich zu einfachen Flussdiagrammen kann BPMN 2.0 deutlich mehr Informationen darstellen:
- Aktivitäten und Teilprozesse,
- Start-, Zwischen- und Endereignisse,
- Entscheidungen und parallele Abläufe,
- Rollen und Abteilungen,
- Nachrichten zwischen Beteiligten,
- Fristen und Eskalationen,
- Datenobjekte und Dokumente,
- Ausnahmen und Fehlerfälle.
Ein BPMN-Modell kann dabei unterschiedlich detailliert sein. Es kann lediglich der verständlichen Dokumentation dienen oder so konkret modelliert werden, dass eine Prozessplattform den Ablauf technisch ausführt.
Warum wird BPMN verwendet?
In Unternehmen laufen viele Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg. Eine Eingangsrechnung betrifft zum Beispiel Einkauf, Fachabteilung, Kostenstellenverantwortliche und Buchhaltung. Zusätzlich können ERP-System, E-Mail, Dokumentenablage und Finanzbuchhaltung beteiligt sein.
Eine rein textliche Beschreibung macht solche Abläufe schnell unübersichtlich. BPMN stellt die einzelnen Schritte, Übergaben und Entscheidungen grafisch dar. Dadurch erkennen Beteiligte leichter:
- wo ein Prozess beginnt und endet,
- welche Aufgaben in welcher Reihenfolge ausgeführt werden,
- wer für eine Aufgabe zuständig ist,
- wo Entscheidungen fallen,
- welche Abteilung oder welches System als Nächstes beteiligt ist,
- wo Wartezeiten, Medienbrüche oder unnötige Schleifen entstehen.
BPMN schafft damit eine gemeinsame Sprache für Fachbereich und IT. Fachanwender:innen können das Diagramm fachlich prüfen, während die IT daraus technische Anforderungen ableiten kann.
Die wichtigsten BPMN-Symbole
BPMN enthält viele unterschiedliche Symbole. Für die meisten betrieblichen Prozesse brauchst du zunächst nur eine überschaubare Auswahl. Die wichtigsten Elemente sind Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Verbindungen sowie Pools und Lanes.
Ereignisse: Was passiert?
Ereignisse werden als Kreise dargestellt. Sie zeigen, dass etwas passiert, den Prozess auslöst, den Ablauf beeinflusst oder ihn beendet.
Die wichtigsten Ereignisse sind:
- Startereignis: Markiert den Beginn eines Prozesses, zum Beispiel den Eingang einer Bestellung.
- Zwischenereignis: Tritt während des Prozesses auf, etwa der Eingang einer Nachricht oder der Ablauf einer Frist.
- Endereignis: Zeigt, dass der Prozess oder ein Prozesszweig abgeschlossen ist.
Zusätzliche Symbole im Kreis können den Auslöser näher bestimmen. Ein Brief steht beispielsweise für eine Nachricht, eine Uhr für einen Zeitgeber und ein Fehlersymbol für eine Störung.
Aktivitäten: Was wird getan?
Aktivitäten werden als abgerundete Rechtecke dargestellt. Sie beschreiben Aufgaben oder Arbeitsschritte innerhalb eines Prozesses.
Beispiele sind:
- Bestellung prüfen,
- Rechnung erfassen,
- Vertrag freigeben,
- Bewerbungsunterlagen bewerten,
- Lieferantendaten aktualisieren.
Formuliere Aktivitäten möglichst konkret. „Antrag bearbeiten“ ist wenig aussagekräftig. „Antrag auf Vollständigkeit prüfen“ beschreibt dagegen genau, was passieren soll.
BPMN unterscheidet unter anderem zwischen einzelnen Aufgaben und Teilprozessen. Ein Teilprozess fasst mehrere Aktivitäten zusammen und kann bei Bedarf in einem eigenen Diagramm detailliert werden.
Gateways: Wo wird entschieden?
Gateways werden als Rauten dargestellt. Sie steuern Verzweigungen und Zusammenführungen im Prozess.
Ein Beispiel:
> Ist der Rechnungsbetrag höher als 5.000 Euro?
- Bei Ja wird eine zusätzliche Freigabe eingeholt.
- Bei Nein wird die Rechnung direkt an die Buchhaltung weitergeleitet.
Die häufigsten Gateway-Typen sind:
- Exklusives Gateway (XOR): Genau ein möglicher Weg wird gewählt.
- Paralleles Gateway (AND): Mehrere Wege werden gleichzeitig gestartet.
- Inklusives Gateway (OR): Ein oder mehrere Wege können abhängig von Bedingungen aktiviert werden.
- Ereignisbasiertes Gateway: Der weitere Ablauf hängt davon ab, welches Ereignis zuerst eintritt.
Sequenzflüsse: In welcher Reihenfolge?
Sequenzflüsse sind durchgezogene Pfeile. Sie verbinden Elemente innerhalb eines Prozesses und zeigen, welcher Schritt auf den nächsten folgt.
Ein einfacher Sequenzfluss könnte so aussehen:
Antrag eingegangen → Antrag prüfen → Freigabe erforderlich? → Antrag genehmigen → Prozess beenden
Bei einer Verzweigung sollten die ausgehenden Pfeile mit klaren Bedingungen beschriftet werden, etwa „Ja“, „Nein“, „vollständig“ oder „fehlerhaft“.
Nachrichtenflüsse: Wer kommuniziert?
Nachrichtenflüsse werden als gestrichelte Pfeile dargestellt. Sie zeigen den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Prozessbeteiligten oder Pools.
Beispiel: Ein Kunde sendet eine Bestellung an ein Unternehmen. Das Unternehmen bestätigt den Auftrag anschließend an den Kunden.
Der Unterschied zum Sequenzfluss ist wichtig:
- Ein Sequenzfluss zeigt die Reihenfolge innerhalb eines Pools.
- Ein Nachrichtenfluss zeigt Kommunikation zwischen Pools.
Pools und Lanes: Wer ist verantwortlich?
Ein Pool stellt einen Prozessbeteiligten dar, zum Beispiel ein Unternehmen, einen Kunden, einen Lieferanten oder ein externes System.
Lanes unterteilen einen Pool in Rollen, Abteilungen oder Verantwortungsbereiche. Ein Unternehmen kann beispielsweise Lanes für Einkauf, Fachabteilung, Führungskraft und Buchhaltung enthalten.
Damit wird sichtbar, wer welche Aufgabe ausführt. Gleichzeitig erkennst du Übergaben zwischen Abteilungen und kannst Verantwortlichkeiten eindeutiger festlegen.
BPMN-Beispiel: Rechnungsfreigabe
Betrachten wir einen typischen Prozess aus dem Mittelstand: Eine Eingangsrechnung trifft ein und muss geprüft sowie freigegeben werden.
Ein mögliches BPMN-Modell enthält folgende Schritte:
1. Startereignis: Rechnung geht ein.
2. Aktivität: Rechnung erfassen.
3. Aktivität: Rechnungsdaten und Beleg prüfen.
4. Gateway: Ist die Rechnung vollständig?
5. Aktivität: Fehlende Informationen beim Lieferanten anfordern.
6. Gateway: Liegt der Rechnungsbetrag über der Freigabegrenze?
7. Aktivität: Zusätzliche Genehmigung einholen.
8. Aktivität: Rechnung verbuchen.
9. Endereignis: Rechnung ist abgeschlossen.
Über Lanes kannst du abbilden, welche Aufgaben bei der Buchhaltung, der zuständigen Fachabteilung oder einer Führungskraft liegen.
Das Diagramm sollte außerdem Sonderfälle berücksichtigen:
- Was geschieht bei einer fehlerhaften Rechnung?
- Wer wird bei einer ausbleibenden Freigabe erinnert?
- Welche Vertretung übernimmt bei Abwesenheit?
- Was passiert, wenn eine Rechnung doppelt eingeht?
- Wann wird der Prozess eskaliert?
Gerade diese Ausnahmefälle fehlen häufig in informellen Prozessbeschreibungen. In der Praxis verursachen sie jedoch einen großen Teil der Verzögerungen.
BPMN und Flussdiagramm: Was ist der Unterschied?
Ein Flussdiagramm stellt meist eine einfache Abfolge von Aktivitäten und Entscheidungen dar. Es ist für überschaubare Abläufe gut geeignet.
BPMN ist präziser und speziell auf Geschäftsprozesse ausgerichtet. Neben dem Ablauf können auch Rollen, Nachrichten, Fristen, Ereignisse, parallele Wege und Ausnahmen dargestellt werden.
Ein Flussdiagramm beantwortet vor allem die Frage:
> Welche Schritte folgen aufeinander?
BPMN beantwortet zusätzlich:
> Wer führt die Schritte aus, welche Bedingungen gelten, welche Informationen werden ausgetauscht und was passiert bei einer Abweichung?
Flussdiagramme sind deshalb nicht falsch. Für komplexere Abläufe mit mehreren Beteiligten und Systemen bietet BPMN jedoch deutlich mehr Ausdrucksmöglichkeiten.
BPMN und Prozesslandkarte: Was ist der Unterschied?
Eine Prozesslandkarte zeigt die wichtigsten Prozesse eines Unternehmens auf einer übergeordneten Ebene. Sie kann beispielsweise Kernprozesse, Führungsprozesse und Unterstützungsprozesse darstellen.
BPMN beschreibt dagegen einen konkreten Prozess detailliert. In einer Prozesslandkarte findest du etwa den Prozess „Eingangsrechnungen bearbeiten“. Ein BPMN-Diagramm zeigt anschließend jeden relevanten Schritt dieses Prozesses.
Beide Darstellungen ergänzen sich:
- Die Prozesslandkarte schafft den Überblick.
- Das BPMN-Modell beschreibt den Ablauf im Detail.
- Eine Prozessbeschreibung erläutert zusätzlich Regeln, Rollen und fachliche Hintergründe.
Welche Vorteile bietet BPMN?
Einheitliche Prozessdarstellung
BPMN definiert feste Bedeutungen für Symbole und Verbindungen. Dadurch können unterschiedliche Teams ein Modell leichter lesen und gemeinsam weiterentwickeln.
Mehr Transparenz
Ein BPMN-Diagramm macht Abläufe, Übergaben und Verantwortlichkeiten sichtbar. Das hilft dir, Engpässe und unnötige Prozessschritte zu erkennen.
Bessere Kommunikation
BPMN reduziert Missverständnisse zwischen Fachabteilung und IT. Beide Seiten können sich auf dasselbe Modell beziehen, statt Anforderungen ausschließlich über E-Mails oder lange Dokumente abzustimmen.
Grundlage für Prozessoptimierung
Ein Unternehmen kann keinen Prozess sinnvoll verbessern, den es nicht versteht. BPMN hilft dir, zunächst den tatsächlichen Ist-Ablauf zu dokumentieren und anschließend einen optimierten Soll-Prozess zu entwerfen.
Vorbereitung auf Digitalisierung und Automatisierung
BPMN 2.0 kann als fachliche und technische Grundlage für digitale Workflows dienen. Freigaben, Fristen, Systemübergaben und automatische Benachrichtigungen lassen sich auf Basis des Modells strukturieren.
Nachvollziehbare Verantwortlichkeiten
Durch Pools und Lanes wird klar, welche Rolle für einen Prozessschritt zuständig ist. Das erleichtert auch die Definition von Vertretungen und Eskalationen.
Ist BPMN ausführbar?
Nicht jedes BPMN-Diagramm ist automatisch ausführbar. Entscheidend ist der Detaillierungsgrad.
Ein einfaches Diagramm kann ausschließlich der Dokumentation dienen. Es zeigt dann beispielsweise, dass eine Rechnung geprüft und anschließend freigegeben wird.
Für einen ausführbaren Workflow müssen zusätzliche Informationen definiert werden:
- Welche Person oder Rolle erhält die Aufgabe?
- Welche Formulare und Daten werden benötigt?
- Welche Bedingungen lösen eine Verzweigung aus?
- Welche Systeme werden angesprochen?
- Welche Frist gilt?
- Was passiert bei einer Ablehnung?
- Wie wird eine Vertretung ermittelt?
- Welche Benachrichtigung wird versendet?
Erst wenn diese Angaben eindeutig hinterlegt sind, kann eine Prozess-Engine oder Workflow-Plattform den Ablauf technisch steuern.
BPMN bildet damit eine Brücke zwischen fachlicher Prozessmodellierung und technischer Umsetzung.
BPMN im Mittelstand
Für mittelständische Unternehmen eignet sich BPMN besonders, wenn Abläufe mehrere Abteilungen oder Anwendungen verbinden. Beispiele sind Rechnungsfreigaben, Bestellanforderungen, Mitarbeiter-Onboarding, Lieferantenprüfungen und Compliance-Prozesse.
Dabei muss BPMN kein Großprojekt sein. Du kannst mit einem einzelnen, häufig wiederkehrenden Prozess beginnen. Wichtig ist, nicht nur den idealen Ablauf zu modellieren, sondern auch Wartezeiten, Rückfragen, Ablehnungen und Vertretungsfälle zu berücksichtigen.
Eine BPMN-2.0-basierte Plattform wie FireStart kann dabei helfen, Prozesse nicht nur grafisch zu dokumentieren, sondern auch digital auszuführen. Fachbereiche können Abläufe innerhalb eines kontrollierten Rahmens anpassen, während Rollen, Freigaben und Prozessschritte nachvollziehbar bleiben.
BPMN ersetzt dabei nicht automatisch bestehende Systeme. In vielen Unternehmen ergänzt eine Prozessplattform ERP-, Finanz-, Personal- und Dokumentensysteme, indem sie die übergreifenden Abläufe steuert.
BPMN-Prozess erstellen: Schritt für Schritt
1. Prozessziel definieren
Kläre, welches Ergebnis der Prozess liefern soll. Bei einer Rechnungsfreigabe kann das Ziel beispielsweise lauten: „Eine sachlich und rechnerisch geprüfte Rechnung wird innerhalb der vorgesehenen Frist freigegeben oder begründet abgelehnt.“
2. Start und Ende festlegen
Definiere, welches Ereignis den Prozess auslöst und wann er abgeschlossen ist. Je eindeutiger Start und Ende sind, desto leichter lässt sich der Ablauf abgrenzen.
3. Beteiligte erfassen
Liste alle Rollen, Abteilungen, Systeme und externen Partner auf. Anschließend ordnest du sie Pools und Lanes zu.
4. Aktivitäten aufnehmen
Dokumentiere die tatsächlichen Arbeitsschritte in ihrer Reihenfolge. Sprich dazu mit den Personen, die den Prozess täglich ausführen.
5. Entscheidungen und Ausnahmen ergänzen
Formuliere Gateways als klare Fragen und ergänze alternative Wege. Denke an Ablehnungen, fehlende Daten, Fristüberschreitungen und technische Fehler.
6. Prozessmodell prüfen
Lass das Modell von den beteiligten Fachbereichen prüfen. Ein BPMN-Diagramm ist erst dann nützlich, wenn es den realen Ablauf korrekt wiedergibt.
7. Soll-Prozess entwickeln
Entferne unnötige Schritte, kläre Verantwortlichkeiten und prüfe, welche Aktivitäten digital unterstützt oder automatisiert werden können.
Häufige Fehler bei BPMN
Zu viele Symbole auf einmal
BPMN bietet viele Elemente, aber du brauchst nicht alle für jedes Diagramm. Starte mit den Grundsymbolen und ergänze Details nur, wenn sie für Verständnis oder Ausführung erforderlich sind.
Unklare Aufgabenbezeichnungen
Begriffe wie „Bearbeitung“, „Abstimmung“ oder „Klärung“ sagen wenig aus. Beschreibe stattdessen die konkrete Tätigkeit.
Fehlende Verantwortlichkeiten
Ein Prozessschritt ohne zuständige Rolle bleibt in der Praxis leicht liegen. Nutze Lanes, um Verantwortung sichtbar zu machen.
Unbeschriftete Verzweigungen
Bei einem Gateway sollte erkennbar sein, unter welcher Bedingung ein bestimmter Weg gewählt wird. Beschrifte die ausgehenden Sequenzflüsse eindeutig.
Nur den Normalfall modellieren
Ein Prozess kann im Alltag nur dann zuverlässig funktionieren, wenn auch Ablehnungen, Rückfragen und Abwesenheiten berücksichtigt werden.
Ist und Soll vermischen
Dokumentiere zunächst den Ist-Prozess. Erst danach solltest du den optimierten Soll-Ablauf entwerfen. Andernfalls werden bestehende Probleme möglicherweise übersehen.
Häufige Fragen zu BPMN
Was ist BPMN einfach erklärt?
BPMN ist eine standardisierte Bildsprache für Geschäftsprozesse. Sie zeigt, welche Aufgaben stattfinden, wer sie ausführt, welche Entscheidungen getroffen werden und in welcher Reihenfolge der Ablauf erfolgt.
Wofür steht BPMN?
BPMN steht für Business Process Model and Notation. Der Begriff bezeichnet einen internationalen Standard zur Modellierung und Darstellung von Geschäftsprozessen.
Was ist BPMN 2.0?
BPMN 2.0 ist die wichtigste aktuelle Version des Standards. Sie bietet Symbole und Regeln für Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Rollen, Nachrichten und ausführbare Prozessmodelle.
Welche BPMN-Symbole gibt es?
Zu den wichtigsten BPMN-Symbolen gehören Kreise für Ereignisse, abgerundete Rechtecke für Aktivitäten, Rauten für Gateways, Pfeile für Verbindungen sowie Pools und Lanes für Beteiligte und Verantwortlichkeiten.
Ist BPMN eine Prozessmanagement-Methode?
Nein. BPMN ist eine Notation zur Darstellung von Prozessen. Prozessmanagement umfasst darüber hinaus die Planung, Steuerung, Messung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Kann BPMN Prozesse automatisieren?
BPMN selbst automatisiert keinen Prozess. Ein detailliertes BPMN-Modell kann jedoch die Grundlage für einen digitalen Workflow oder eine Automatisierung bilden. Dafür wird zusätzlich eine geeignete Prozess- oder Workflow-Software benötigt.
Wer kann BPMN lesen?
BPMN ist so gestaltet, dass Fachanwender:innen grundlegende Modelle verstehen können. Für komplexe oder ausführbare Modelle sind zusätzliche BPMN-Kenntnisse sinnvoll, insbesondere bei der Modellierung von Ereignissen, Nachrichten und Gateway-Logik.
Welche Prozesse lassen sich mit BPMN modellieren?
Mit BPMN lassen sich nahezu alle strukturierten Geschäftsprozesse modellieren, etwa Rechnungsfreigaben, Bestellungen, Onboarding, Vertragsprüfungen, Serviceanfragen, Compliance-Prüfungen und Genehmigungsprozesse.
Fazit: BPMN schafft Klarheit in Geschäftsprozessen
BPMN ist eine standardisierte Sprache, mit der du Geschäftsprozesse verständlich und präzise darstellen kannst. BPMN 2.0 macht nicht nur Aufgaben und Reihenfolgen sichtbar, sondern auch Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Nachrichten, Fristen und Ausnahmefälle.
Für den Mittelstand liegt der praktische Nutzen vor allem in der Verbindung von Prozessverständnis und technischer Umsetzung. Du kannst mit einem überschaubaren Prozess starten, den Ist-Ablauf aufnehmen, Schwachstellen erkennen und anschließend einen digital unterstützten Soll-Prozess entwickeln.
BPMN ist damit ein wichtiger Baustein für Prozessoptimierung, Prozessmanagement und Workflow-Automatisierung – aber kein Selbstzweck. Entscheidend ist, dass das Modell den tatsächlichen Arbeitsablauf abbildet und im Unternehmen regelmäßig gepflegt wird.
Quellen
- IT-Schulungen: BPMN 2.0 einfach erklärt
- Lucid: BPMN-Diagrammsymbole und Notation
- Trainingsmanufaktur: BPMN 2.0
- DokuFlex: BPMN-2.0-Leitfaden
- InRule: Häufige BPMN-2.0-Symbole
- BPMN Studio: BPMN-2.0-Symbole
- Just Flow It: BPMN-2.0-Symbole
- Procevia: BPMN-Symbole-Spickzettel
- Scribd: BPMN-2.0-Tutorial
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