Automatisiertes Lieferanten-Qualitätsmanagement

Standards sichern, Aufwand senken, Risiken minimieren

In der Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten ist eines entscheidend: Qualität. Doch manuelle Prüfprozesse kosten Zeit, erhöhen das Fehlerrisiko und erschweren die Einhaltung interner Vorgaben. Die Lösung: Ein digital gesteuerter Freigabeprozess, der Transparenz, Effizienz und Compliance vereint – vom Erstkontakt bis zur jährlichen Requalifizierung.

Die Herausforderung: Papierchaos, Medienbrüche und Unsicherheit

In vielen Unternehmen erfolgt die Qualitätsprüfung neuer Lieferanten noch über E-Mail-Anhänge, Excel-Listen oder manuelle Checklisten. Der Aufwand ist hoch: Informationen müssen mehrfach erfasst, Dokumente manuell geprüft und Freigaben per Mail eingeholt werden.

Das führt zu:

Verzögerungen bei der Onboarding-Zeit neuer Lieferanten
Unsicherheiten bei der Gültigkeit und Vollständigkeit eingereichter Zertifikate
Erhöhter Fehleranfälligkeit und hohem Kommunikationsaufwand zwischen Abteilungen
Mangelnder Transparenz über Prozesse und historische Qualitätsdaten

Das führt zu:

Verzögerungen bei der Onboarding-Zeit neuer Lieferanten
Unsicherheiten bei der Gültigkeit und Vollständigkeit eingereichter Zertifikate
Erhöhter Fehleranfälligkeit und hohem Kommunikationsaufwand zwischen Abteilungen
Mangelnder Transparenz über Prozesse und historische Qualitätsdaten

Das führt zu:

Verzögerungen bei der Onboarding-Zeit neuer Lieferanten
Unsicherheiten bei der Gültigkeit und Vollständigkeit eingereichter Zertifikate
Erhöhter Fehleranfälligkeit und hohem Kommunikationsaufwand zwischen Abteilungen
Mangelnder Transparenz über Prozesse und historische Qualitätsdaten

Die Lösung: Strukturierte Prüfprozesse durch intelligente Automatisierung

Mit FireStart wird der gesamte Lieferanten-Qualifikationsprozess digitalisiert und in einen transparenten, regelbasierten Workflow überführt. Der Prozess beginnt mit der digitalen Registrierung und reicht bis zur KI-gestützten Qualitätsprüfung:

Digitale Registrierung
Neue Lieferanten erfassen ihre Daten über ein Self-Service-Portal. Bestehende Beziehungen werden automatisch erkannt, und doppelte Einträge vermieden.
Upload & Validierung von Qualitätsnachweisen
Lieferanten laden relevante Zertifikate (z.B. ISO, Produkttests, Herkunftsnachweise) direkt hoch. Eine KI-gestützte Prüfung kontrolliert automatisch auf Vollständigkeit, Gültigkeit und formale Richtigkeit.
KI-gestützte Qualitätsprüfung
Die Dokumente werden mit LLMs oder OCR analysiert. Fehlt etwas oder ist ein Nachweis fehlerhaft, erfolgt eine automatische Rückmeldung an den Lieferanten – ohne manuellen Eingriff.
Automatisierte Freigabe durch das Qualitätsmanagement
Nur geprüfte und vollständige Anträge werden an definierte Prüfer:innen weitergeleitet. Die finale Entscheidung erfolgt digital – mit Echtzeitbenachrichtigungen an alle Steakholder.
Jährliche Requalifizierung & Leistungsüberwachung
FireStart erinnert automatisch an auslaufende Zertifikate und fragt Lieferanteninformationen erneut ab. Zusätzlich erfolgt eine standardisierte Bewertung der Lieferantenleistung basierend auf KPIs – direkt integriert ins ERP-System.

Digitale Registrierung
Neue Lieferanten erfassen ihre Daten über ein Self-Service-Portal. Bestehende Beziehungen werden automatisch erkannt, und doppelte Einträge vermieden.
Upload & Validierung von Qualitätsnachweisen
Lieferanten laden relevante Zertifikate (z.B. ISO, Produkttests, Herkunftsnachweise) direkt hoch. Eine KI-gestützte Prüfung kontrolliert automatisch auf Vollständigkeit, Gültigkeit und formale Richtigkeit.
KI-gestützte Qualitätsprüfung
Die Dokumente werden mit LLMs oder OCR analysiert. Fehlt etwas oder ist ein Nachweis fehlerhaft, erfolgt eine automatische Rückmeldung an den Lieferanten – ohne manuellen Eingriff.
Automatisierte Freigabe durch das Qualitätsmanagement
Nur geprüfte und vollständige Anträge werden an definierte Prüfer:innen weitergeleitet. Die finale Entscheidung erfolgt digital – mit Echtzeitbenachrichtigungen an alle Steakholder.
Jährliche Requalifizierung & Leistungsüberwachung
FireStart erinnert automatisch an auslaufende Zertifikate und fragt Lieferanteninformationen erneut ab. Zusätzlich erfolgt eine standardisierte Bewertung der Lieferantenleistung basierend auf KPIs – direkt integriert ins ERP-System.

Digitale Registrierung
Neue Lieferanten erfassen ihre Daten über ein Self-Service-Portal. Bestehende Beziehungen werden automatisch erkannt, und doppelte Einträge vermieden.
Upload & Validierung von Qualitätsnachweisen
Lieferanten laden relevante Zertifikate (z.B. ISO, Produkttests, Herkunftsnachweise) direkt hoch. Eine KI-gestützte Prüfung kontrolliert automatisch auf Vollständigkeit, Gültigkeit und formale Richtigkeit.
KI-gestützte Qualitätsprüfung
Die Dokumente werden mit LLMs oder OCR analysiert. Fehlt etwas oder ist ein Nachweis fehlerhaft, erfolgt eine automatische Rückmeldung an den Lieferanten – ohne manuellen Eingriff.
Automatisierte Freigabe durch das Qualitätsmanagement
Nur geprüfte und vollständige Anträge werden an definierte Prüfer:innen weitergeleitet. Die finale Entscheidung erfolgt digital – mit Echtzeitbenachrichtigungen an alle Steakholder.
Jährliche Requalifizierung & Leistungsüberwachung
FireStart erinnert automatisch an auslaufende Zertifikate und fragt Lieferanteninformationen erneut ab. Zusätzlich erfolgt eine standardisierte Bewertung der Lieferantenleistung basierend auf KPIs – direkt integriert ins ERP-System.

Ergebnisse, die überzeugen

Kennzahl	Vorher (manuell)	Mit FireStart
Manueller Aufwand	hoch	um bis zu 85% reduziert
Effizienz durch automatische Prüfungen	gering	+70%
Einhaltung interner Qualitätsrichtlinien	inkonsistent	100% standardisiert
Transparenz & Rückverfolgbarkeit	begrenzt	vollständig über BPM-Plattform

Kennzahl	Vorher (manuell)	Mit FireStart
Manueller Aufwand	hoch	um bis zu 85% reduziert
Effizienz durch automatische Prüfungen	gering	+70%
Einhaltung interner Qualitätsrichtlinien	inkonsistent	100% standardisiert
Transparenz & Rückverfolgbarkeit	begrenzt	vollständig über BPM-Plattform

Kennzahl	Vorher (manuell)	Mit FireStart
Manueller Aufwand	hoch	um bis zu 85% reduziert
Effizienz durch automatische Prüfungen	gering	+70%
Einhaltung interner Qualitätsrichtlinien	inkonsistent	100% standardisiert
Transparenz & Rückverfolgbarkeit	begrenzt	vollständig über BPM-Plattform

Fazit: Qualität sichern – ganz ohne Bürokratie

Die automatisierte Lieferantenqualifizierung mit FireStart bringt Struktur, Klarheit und Geschwindigkeit in einen traditionell komplexen Prozess. Unternehmen profitieren von messbaren Effizienzgewinnen, minimierten Risiken und der vollständigen Einhaltung ihrer Qualitätsstandards – bei gleichzeitiger Entlastung des Qualitätsmanagements.

Ein modernes Lieferanten-Qualitätsmanagement, das einfach funktioniert – und mitdenkt.

Neugierig geworden?

Erlebe, wie Du mit FireStart Lieferantenprüfungen einfach automatisierst – schnell, nachvollziehbar und nahtlos in Deine Systemlandschaft integriert.

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Finde heraus, wie FireStart für dein Unternehmen arbeiten kann. Wir zeigen dir, wie du deine Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team fördern kannst.

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