Vertragsprüfung automatisieren
Verträge strukturiert prüfen, rechtlich freigeben und nachvollziehbar dokumentieren.
Das Problem
Verträge werden oft per E-Mail hin- und hergeschickt, Versionen verwechselt und Prüfungen verzögern sich. Es bleibt unklar, welche Fassung aktuell ist und ob alle relevanten Stellen – Fachbereich, Recht, Einkauf – beteiligt waren. Parallel kursieren mehrere Dateiversionen mit handschriftlichen Anmerkungen, Freigaben per Zuruf und Fristen, die niemand zentral nachhält – ein Zustand, der gerade bei haftungsrelevanten Klauseln gefährlich wird.
Ohne strukturierten Ablauf entstehen rechtliche Risiken und ein schwer belegbarer Prüfprozess. Im Zweifel fehlt der Nachweis, wer welche Vertragsfassung auf welcher Grundlage freigegeben hat.
Im Mittelstand mit 50 bis 500 Mitarbeitern bündelt häufig eine kleine Rechtsabteilung oder eine einzelne Justiziarin die Prüfung sämtlicher Verträge – von der NDA über Liefer- und Rahmenverträge bis zu komplexen Projektvereinbarungen. Ohne strukturierten Ablauf laufen Anfragen über mehrere Postfächer, Prioritäten verschieben sich nach Zuruf und der Fachbereich weiß nie genau, wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. Der CFO trägt am Ende das Risiko, dass eine ungeprüfte Klausel zu Haftungs- oder Kostenfolgen führt, ohne dass im Nachhinein belegbar wäre, an welcher Stelle die Prüfung übersprungen wurde.
Die Lösung mit FireStart
FireStart strukturiert die Vertragsprüfung: Verträge werden zentral eingereicht, der rechtlichen und fachlichen Prüfung zugeführt und über eine definierte Freigabekette geleitet. Jede Version und jeder Kommentar ist nachvollziehbar.
Konkret ist der Prüfablauf als BPMN-2.0-Modell nach ISO 19510 hinterlegt und per Low-Code anpassbar: Vertragsart und Wertgrenze steuern automatisch, welche Stellen – Fachbereich, Recht, Einkauf – in welcher Reihenfolge beteiligt werden. Standardfälle nehmen einen kurzen Weg, kritische Klauseln oder hohe Volumina lösen zusätzliche Prüfschritte und eine Vier-Augen-Freigabe aus. Die inhaltliche Bewertung bleibt dabei über Human-in-the-Loop bei der zuständigen Juristin, während Routing, Erinnerungen und Fristenüberwachung automatisch laufen – mit Go-Live in zwei bis vier Wochen und planbarem Einstieg ab 390€ im Monat.
Nach Abschluss steht der geprüfte Vertrag prüfsicher dokumentiert und archiviert bereit. So wird die Vertragsprüfung schneller, einheitlicher und rechtlich belastbar. Weil der genehmigte Stand mit seiner Freigabehistorie verbunden bleibt, ist später jederzeit auffindbar, welche Fassung gilt, wer sie auf welcher Grundlage geprüft hat und welche Fristen daran hängen.
Typische Ergebnisse
Typische Effekte einer strukturierten Vertragsprüfung:
- Zentrale Einreichung statt E-Mail-Pingpong.
- Klare Beteiligung von Fachbereich, Recht und Einkauf.
- Nachvollziehbare Versionen und Kommentare.
- Definierte Freigabekette mit Vier-Augen-Option.
- Prüfsichere Dokumentation und Archivierung.
- Vertragsart und Wertgrenze steuern automatisch die richtige Prüftiefe.
- Automatische Erinnerungen und Fristenüberwachung statt manueller Nachverfolgung.
- Einheitliche Prüfung über alle Standorte und Fachbereiche hinweg.
- Nachvollziehbare Freigabehistorie zu jedem genehmigten Stand.
- Wiederkehrende Vertragstypen als Vorlage hinterlegt.
- Schnellere, planbare Rückmeldung an den Fachbereich.
Warum FireStart für den Mittelstand
Die Vertragsprüfung ist eng mit Vertragsfreigaben und Dokumentenlenkung verzahnt. FireStart bildet den gesamten Ablauf einheitlich ab, sodass aus verstreuten E-Mails ein durchgängiger, belastbarer Prozess wird.
Als Plattform aus Österreich, gehostet in Deutschland, dokumentiert FireStart jeden Schritt prüfsicher und hält sensible Vertragsdaten DSGVO-konform – auf Wunsch on-premise.
Weil der Ablauf als lesbares BPMN-2.0-Modell nach ISO 19510 entsteht, verstehen Fachbereich, Recht und Prüfer denselben Prozess – und der vollständige Audit-Trail belegt jederzeit, wer welche Vertragsfassung auf welcher Grundlage freigegeben hat. Neue Vertragsarten oder geänderte Prüfregeln sind eine Low-Code-Anpassung statt eines IT-Projekts, und die Vertragsprüfung lässt sich nahtlos zu Vertragsfreigaben und digitaler Signatur auf derselben Plattform erweitern.
FireStart auf einen Blick
- BPMN 2.0-Standard (ISO 19510) – portable Prozessmodelle ohne Vendor-Lock-in
- Integrationen: Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, SAP, DATEV, Personio, HubSpot, REST APIs
- Deployment: Cloud (Deutschland, DSGVO), On-Premise oder Hybrid
- Audit-Trail: jeder Schritt protokolliert mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung
- Human-in-the-Loop: Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Menschen
- Low-Code: Anpassung per Drag-and-Drop, ohne Entwicklungsprojekt
So läuft der Prozess Schritt für Schritt
- Vertrag wird zentral eingereicht.
- Zuführung zur rechtlichen und fachlichen Prüfung.
- Erfassung von Kommentaren und Versionen.
- Bestimmung der Prüftiefe über Vertragsart und Wertgrenze.
- Durchlauf der definierten Freigabekette.
- Automatische Erinnerung und Eskalation bei Fristüberschreitung.
- Abschluss und prüfsichere Archivierung.
- Dokumentation aller Schritte im Audit-Trail.
Häufige Fragen
Werden Vertragsversionen nachvollziehbar?
Ja. Jede Version und jeder Kommentar wird dokumentiert.
Lassen sich Recht und Fachbereich einbinden?
Ja. Die Prüfung beteiligt die relevanten Rollen über eine definierte Kette.
Ist eine Vier-Augen-Freigabe möglich?
Ja. Die Freigabekette lässt sich mehrstufig konfigurieren.
Werden Verträge prüfsicher archiviert?
Ja. Der geprüfte Vertrag wird revisionsfest abgelegt.
Wie wird die Prüftiefe bestimmt?
Über hinterlegte Vertragsarten und Wertgrenzen, die automatisch die passenden Prüfschritte und Beteiligten ansteuern.
Bleibt die juristische Bewertung beim Menschen?
Ja. Routing und Fristen laufen automatisch, die inhaltliche Entscheidung trifft die zuständige Rolle über Human-in-the-Loop.
Lassen sich Prüfregeln anpassen?
Ja. Neue Vertragsarten und Prüfregeln werden per Low-Code ergänzt, ohne IT-Projekt.
Wie schnell ist die Vertragsprüfung produktiv?
Dank Vorlagen und Low-Code gelingt der Go-Live typischerweise in zwei bis vier Wochen.
Lässt sich die Vertragsprüfung mit der Signatur verbinden?
Ja. Im Anschluss kann die Vertragsfreigabe inklusive digitaler Signatur auf derselben Plattform anschließen.
Werden Fristen und Verlängerungen nachgehalten?
Ja. Zu jedem Vertrag bleiben Fristen mit dem genehmigten Stand verbunden und nachvollziehbar.
Eignet sich der Prozess für viele Vertragstypen?
Ja. Für wiederkehrende Vertragstypen lassen sich Abläufe als Vorlage hinterlegen.
FireStart GmbH – Am Winterhafen 1, 4020 Linz, Austria. CEO: Johannes Roth. Gegründet 2008. 25+ Mitarbeiter. 220+ Kunden in der DACH-Region. Auszeichnungen: Toolmasters 2021–2025.
FireStart wird in Deutschland gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.
