KI & AutomatisierungAB-Abgleich automatisieren und abweichende Auftragsbestätigungen mit KI prüfen
Ein AB-Abgleich vergleicht die Auftragsbestätigung (AB) einer Lieferfirma mit der Bestellung auf Termin, Menge und Preis. Beim automatisierten AB-Abgleich liest eine KI die Bestätigung aus, vergleicht sie mit der Bestellung im ERP und gibt Abweichungen an die zuständige Person weiter.
Warum sind abweichende Auftragsbestätigungen ein Problem?
Eine abweichende Auftragsbestätigung ändert den Liefertermin, die Menge oder den Preis, auf den sich Planung und Vertrieb verlassen haben. Im September 2026 meldeten 16,3 Prozent der Maschinenbauunternehmen fehlende Vorprodukte, im August waren es 14,9 Prozent (ifo Institut). Wo Material knapper wird, dürften häufiger Bestätigungen eintreffen, die nicht zur Bestellung passen.
Wie oft das im Maschinenbau passiert, dazu haben wir keine öffentliche Erhebung gefunden. Der Betonpumpenhersteller Putzmeister berichtete 2016 im BME-Magazin „BIP“, dass Mitarbeitende die Auftragsbestätigungen vor der Umstellung auf ein elektronisches System von Hand abtippten. Das ist ein Einzelfall, zeigt aber, wo die Arbeit anfällt.
Ist eine abweichende Auftragsbestätigung ein neues Angebot?
Ja. Nach § 150 Abs. 2 BGB gilt eine Annahme mit Änderungen als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag, Ihre Bestellung ist damit erloschen. In Österreich gilt nach der Rechtsprechung des OGH zu § 869 ABGB dasselbe. Wer nicht antwortet, muss unter Umständen damit rechnen, dass sein Verhalten später als Zustimmung gilt, etwa durch die widerspruchslose Annahme der Ware. Was bei Ihnen gilt, klärt Ihre Rechtsberatung (Stand 03.11.2026).
Für den Prozess folgt daraus eine Regel. Jede Abweichung bekommt eine dokumentierte Antwort an die Lieferfirma.
Wie läuft ein automatisierter AB-Abgleich ab?
Ein automatisierter AB-Abgleich läuft in sieben Schritten und lässt sich als Prozess nach BPMN 2.0 modellieren. Das ERP bleibt das führende System. Der Prozess liest aus ihm und schreibt in es zurück.
- Die Auftragsbestätigung kommt per E-Mail oder über ein Portal an. Der Prozess startet mit dem Eingang.
- Er ordnet sie einer Bestellung zu. Gelingt das nicht, geht sie als Aufgabe an den Einkauf.
- Ein KI-Modell liest je Position Artikelnummer, Menge, Preis und Liefertermin und gibt zu jedem Feld einen Konfidenzwert an. Liegt ein Wert unter der Schwelle, prüft eine Person den Beleg.
- Der Prozess vergleicht die Werte mit der Bestellung im ERP. Passt alles, trägt er den bestätigten Termin ein und ist fertig.
- Weicht etwas ab, prüft ein Gateway die Toleranzen. Innerhalb der Toleranz wird die Abweichung eingetragen und der Lieferfirma automatisch beantwortet.
- Außerhalb der Toleranz sucht der Prozess die betroffenen Kundenaufträge, sofern das ERP diese Verknüpfung kennt. Die Planung entscheidet über den Termin, der Einkauf über den Preis, und die Antwort geht schriftlich an die Lieferfirma. Kommt keine Entscheidung, geht die Aufgabe nach einer festgelegten Frist an die Einkaufsleitung.
- Ist ein Kundentermin betroffen, bereitet der Prozess den Entwurf fürs Kunden-Update vor, und der Vertrieb gibt ihn frei. Danach schreibt er alles ins ERP zurück und protokolliert Dokument, gelesene Werte, Entscheidung, Person und Zeitpunkt.
Wie legt man Toleranzen für den AB-Abgleich fest?
Legen Sie die Toleranzen vor dem ersten Beleg fest, am besten nach Materialklasse. Bei Engpassteilen geht jede Verschiebung an die Planung, bei Standardteilen kann eine Verschiebung um wenige Werktage automatisch durchlaufen. Die Werte kommen aus Ihren Daten. Notieren Sie dafür vier Wochen lang jede Abweichung mit Größe und Folge.
Wie genau liest eine KI Auftragsbestätigungen?
Für Auftragsbestätigungen gibt es keine eigene Messung, für Rechnungen schon. Fraunhofer IAIS und das Lamarr Institute haben im August 2025 acht Sprachmodelle an offenen Rechnungsdatensätzen getestet. Das beste Modell las 96,5 Prozent der Felder auf sauberen Rechnungen richtig und 92,7 Prozent auf Scans mit Stempeln und Handnotizen. Am schlechtesten schnitten Felder mit Ziffern und Buchstaben ab, bei IBANs wurden Null und O verwechselt. Deshalb gehören Konfidenzwerte, die Prüfung unter der Schwelle und Stichproben in den Prozess.
Wie startet man den AB-Abgleich mit einem Pilot?
Beginnen Sie mit einer Materialklasse oder einer Gruppe von Lieferfirmen und messen Sie drei Werte. Das sind die Abweichungsquote, die Tage bis zur Information der Planung und der Anteil der Kundenaufträge mit nachträglicher Terminänderung. In den Wochen 1 bis 4 messen Sie, während alles wie bisher läuft. Ab Woche 5 läuft der Prozess für die gewählte Gruppe, und bis Woche 12 vergleichen Sie.
Wo hat der automatisierte AB-Abgleich Grenzen?
Die Genauigkeit der KI ist nur an Rechnungen gemessen, nicht an Auftragsbestätigungen. Die Zuordnung zu Kundenaufträgen funktioniert nur, wenn das ERP diese Verknüpfung kennt. Ob eine Abweichung rechtliche Folgen hat, entscheidet der Einzelfall. Und die Zahlen zur Häufigkeit stammen aus einem einzelnen Unternehmen. Was unter der Konfidenzschwelle liegt oder außerhalb der Toleranz, prüft weiterhin ein Mensch.
Häufige Fragen
Was ist ein AB-Abgleich?
Ein AB-Abgleich prüft, ob die Auftragsbestätigung einer Lieferfirma zur Bestellung passt. Verglichen werden Artikel, Menge, Preis und Liefertermin. Weicht etwas ab, muss der Einkauf oder die Planung entscheiden.
Ist eine abweichende Auftragsbestätigung ein Vertrag?
Zunächst nicht. Nach § 150 Abs. 2 BGB und nach der Rechtsprechung des OGH zu § 869 ABGB ist sie ein neues Angebot. Ein Vertrag entsteht erst, wenn Sie es annehmen, und das kann unter Umständen auch durch Verhalten geschehen. Der Einzelfall entscheidet.
Wie genau liest eine KI Auftragsbestätigungen?
Bei Rechnungen lasen die besten Modelle im Benchmark von Fraunhofer IAIS 92,7 bis 96,5 Prozent der Felder richtig, je nach Scanqualität. Für Auftragsbestätigungen gibt es keine eigene Messung. Planen Sie deshalb Konfidenzwerte und Stichproben ein.
Müssen wir dafür unser ERP umbauen?
Nein. Der Prozess liest die Bestellposition aus dem ERP und schreibt den bestätigten Termin zurück, dafür braucht es eine Schnittstelle. Ob eine Standardschnittstelle reicht, zeigt der Blick in Ihre Bestell- und Bestätigungsfelder.
Was passiert mit den Dokumenten, die ein KI-Modell liest?
Das hängt vom Aufbau ab. Fragen Sie, wo das Modell läuft, wer es betreibt, ob Dokumente zum Training dienen und wie lange sie gespeichert bleiben. Modelle lassen sich auch im eigenen Rechenzentrum betreiben.
Unsere Lieferfirmen bestätigen schon über ein Portal. Brauchen wir den KI-Schritt trotzdem?
Strukturierte Bestätigungen muss keine KI lesen, der Prozess vergleicht sie direkt mit der Bestellung. Der KI-Schritt ist nur für Bestätigungen zuständig, die als PDF oder E-Mail kommen.
Der nächste Schritt ist klein. Notieren Sie vier Wochen lang jede abweichende Auftragsbestätigung mit der Größe der Abweichung und der Zeit bis zur Information der Planung. Wer das gemeinsam durchrechnen möchte, findet den Einstieg im Prozesskosten-Audit von FireStart.
Quellen
