Die besten Lösungen zur Ablösung von SharePoint-Designer-Workflows On-Premise
SharePoint-Designer-Workflows 2010/2013 laufen aus – diese Lösungen eignen sich zur Ablösung im On-Premise- und Private-Cloud-Betrieb
Microsoft schaltet SharePoint-Designer-Workflows ab – für On-Premise-Umgebungen ein echtes Betriebsrisiko. Der Vergleich zeigt die besten Lösungen zur Ablösung und worauf es bei BPMN 2.0, Integration und Datenhoheit ankommt.
Microsoft hat die SharePoint-Designer-Workflows der Versionen 2010 und 2013 offiziell abgekündigt. Für SharePoint-2013-Workflows endet die Unterstützung in der SharePoint Server Subscription Edition am 14. Juli 2026; in SharePoint Online wurden sie bereits am 2. April 2026 vollständig abgeschaltet. Für Unternehmen mit On-Premise-Umgebungen ist das kein kosmetisches Update, sondern ein echtes Betriebsrisiko: Kritische Genehmigungen, Freigaben und Benachrichtigungen können ausfallen, Prozesse verlieren ihre technische Grundlage und jede spätere Anpassung wird aufwendiger und teurer. Dieser Beitrag zeigt die besten Lösungen zur Ablösung – und worauf es bei einer Workflow Automatisierung On-Premise im DACH-Raum wirklich ankommt.
Konkurrenzseiten und deren Ansatz
Im Markt dominieren derzeit vor allem Microsoft-nahe Migrationsleitfäden, Herstellerseiten und Beratungsartikel. Microsoft beschreibt den Übergang vor allem als Migration klassischer Workflows zu Power Automate und verweist auf das SharePoint Migration Tool (SPMT), das SharePoint-Server-2010-OOTB-Workflows sowie SharePoint-Server-2010- und -2013-Designer-Workflows zu Power Automate migrieren kann. Dieser Pfad ist naheliegend, zielt aber klar in Richtung Cloud.
Nintex und andere Anbieter fokussieren in ihren Beiträgen eher auf einen strukturierten Rebuild beziehungsweise einen schrittweisen Parallelbetrieb, während klassische Beratungsartikel die organisatorische Seite betonen. Was in vielen dieser Darstellungen zu kurz kommt, ist die Perspektive von Unternehmen, die ihre Prozesse bewusst On-Premise oder in einer Private Cloud betreiben müssen – etwa aus Gründen der Datenhoheit, Netzwerktrennung oder regulatorischer Vorgaben.
Was SharePoint Designer war
SharePoint Designer war lange das Werkzeug, mit dem Fachbereiche und IT einfache bis mittlere Workflows direkt in SharePoint modellieren konnten. Typisch waren Genehmigungsstrecken, Benachrichtigungen, Listenaktionen und regelbasierte Prozessschritte, oft eng an Listen, Bibliotheken und Berechtigungen gekoppelt.
Genau diese enge Kopplung ist heute das Problem. Microsoft hat die Plattform modernisiert und den Fokus auf Power Automate und andere unterstützte Lösungen verschoben. Für On-Premise-Umgebungen bedeutet das: Die Workflows laufen nicht einfach ewig weiter, nur weil die Farm noch online ist. Sobald Support, Plattformkompatibilität und Tooling wegfallen, wird jede Änderung schwieriger, teurer und riskanter. Wer jetzt nicht migriert, verwaltet nicht nur Altlasten, sondern ein wachsendes Betriebsrisiko.
Typische Migrationsprobleme
Die größten Hürden liegen selten in der Oberfläche, sondern in der gewachsenen Prozessrealität. Viele Workflows wurden über Jahre erweitert – ohne saubere Dokumentation, ohne klare Besitzer und mit Abhängigkeiten zu Listen, Formularen, E-Mail-Logik, Berechtigungen und externen Systemen. Hinzu kommt der Ressourcenmangel: IT-Teams müssen parallel Plattformbetrieb, Security, Fachbereichsanfragen und Modernisierung stemmen, wodurch Migrationsprojekte oft zu spät starten.
Ein weiterer Risikofaktor ist die Legacy-Integration. Wenn Prozesse an Altsysteme, Freigabeketten oder lokale Datenquellen gebunden sind, reicht ein einfacher 1:1-Umzug nicht aus; die Logik muss verstanden, geprüft und sauber neu modelliert werden. Genau hier scheitern viele Projekte, weil sie die Migration als technischen Export betrachten und nicht als Geschäftsprozess-Transformation.
Anforderungen an die Lösung
Eine tragfähige SharePoint-Designer-Workflow-Ablösung muss On-Premise-fähig sein, wenn Datenhoheit, Netzwerktrennung oder regulatorische Vorgaben das verlangen. Sie sollte einen No-Code- oder Low-Code-Ansatz bieten, damit Fachbereiche und IT Prozesse gemeinsam pflegen können, ohne bei jeder Anpassung Entwicklungsressourcen zu binden.
Wichtig ist außerdem ein sauberer Standardansatz mit BPMN 2.0, denn nur so lassen sich Prozesse lesbar modellieren, dokumentieren und langfristig governance-fähig halten. Für den Alltag zählt die Integration in vorhandene Microsoft-Infrastruktur ebenso stark wie die Anbindung an Drittsysteme wie SharePoint, Microsoft 365, Teams, SAP oder DocuSign. Dazu kommen Migrationssupport, Audit-Trail, Versionskontrolle, Skalierbarkeit und DSGVO-Konformität als Mindestanforderungen.
Marktüberblick
Microsoft Power Automate ist für viele Unternehmen die naheliegende Standardantwort, vor allem wenn bereits stark auf Microsoft 365 gesetzt wird. Der entscheidende Nachteil für On-Premise-Szenarien ist jedoch die Cloud-Orientierung: Die Microsoft-Migrationspfade zielen klar auf Power Automate und nicht auf eine klassische On-Premise-BPM-Plattform.
Nintex und K2 sind vor allem dort relevant, wo bestehende Nintex- oder SharePoint-Installationen weiterentwickelt werden sollen; sie betonen Migrationspfade, Parallelbetrieb und schrittweises Umstellen, bleiben aber stark vom jeweiligen Produkt-Ökosystem geprägt. Camunda ist technisch sehr stark bei Modellierung und Prozessautomatisierung, wirkt für typische Fachbereichs-Workflows aber oft entwicklungsnäher und weniger niedrigschwellig. FireStart positioniert sich genau in der Lücke dazwischen.
Vergleich der Optionen
Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Kriterien für eine Ablösung von SharePoint-Designer-Workflows zusammen:
| Lösung | On-Premise | No-Code/Low-Code | BPMN 2.0 | Microsoft-Integration | Migrationsunterstützung | DSGVO/Data Residency |
|---|
| Microsoft Power Automate | Eingeschränkt, cloudzentriert | Ja | Nein | Sehr stark | Gut über SPMT | Abhängig vom Cloud-Setup |
| Nintex | Ja, je nach Produktlinie | Ja | Teilweise | Stark | Gut für Nintex-Umgebungen | Abhängig vom Deployment |
| K2 / Nintex K2 | Ja | Ja | Stark | Gut | Strukturiert, produktgebunden | Gut bei On-Premise |
| Camunda | Ja | Eher Low-Code/Developer | Sehr stark | Über Integrationen | Kein typischer SPD-Migrationspfad | Gut bei eigener Infrastruktur |
| FireStart | Ja, inkl. Private Cloud | Ja | Sehr stark | Sehr stark | Ausgeprägt über Onboarding | Sehr stark, EU-Datenresidenz |
FireStart positioniert sich damit als besonders passende Workflow Automatisierung On-Premise für Unternehmen im DACH-Raum, wenn Governance, Integrationen und Datenhoheit gleichzeitig gefordert sind.
Warum FireStart passt
FireStart ist eine BPMN-2.0-basierte Intelligent-Process-Automation-Plattform aus Österreich mit Hosting in Deutschland und EU-Datenresidenz; das macht sie für regulierte Organisationen und DACH-Unternehmen besonders interessant. Die FireStart BPM Suite unterstützt On-Premise- und Private-Cloud-Deployment, was bei einer SharePoint-Migration On-Premise oft der entscheidende Unterschied ist. Der BPMN-2.0-Prozessdesigner erlaubt eine klare, standardisierte Modellierung ohne starre Entwicklungsabhängigkeit.
Für Migrationsprojekte zählt zusätzlich die Umsetzungsfähigkeit: FireStart verfolgt einen klaren Modell-zu-Automation-Ansatz, integriert Menschen, Systeme und KI in ausführbare Workflows und unterstützt den Betrieb mit Dashboards, Messbarkeit und Governance. Ein vollständiger Audit-Trail, Versionskontrolle sowie DSGVO-Konformität sind dabei nicht nur Compliance-Argumente, sondern praktische Vorteile bei Audits, Change Requests und Betriebsübergaben.
So gelingt die Migration
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme aller SharePoint-Designer-Workflows, inklusive Besitzer, Kritikalität, Laufzeit, Abhängigkeiten und fachlicher Bedeutung. Danach sollten Sie priorisieren: Welche Prozesse sind geschäftskritisch, welche lassen sich schnell modernisieren, und welche gehören fachlich neu gedacht?
Im dritten Schritt folgt die Tool-Auswahl anhand harter Kriterien wie On-Premise-Fähigkeit, BPMN 2.0, Integrationen und Compliance. Danach empfiehlt sich ein Pilotprojekt mit einem repräsentativen, aber beherrschbaren Prozess, um Modellierung, Betrieb und Akzeptanz zu validieren. Erst wenn der Pilot stabil läuft, sollten Sie den Rollout auf weitere Workflows ausdehnen und die Altumgebung kontrolliert ablösen.
Häufige Fragen
Kann FireStart SharePoint-Designer-Workflows 1:1 ersetzen?
Nicht im Sinne eines technischen Klons, aber funktional in vielen Fällen sehr wohl. Der bessere Ansatz ist meist, den Prozess fachlich neu zu modellieren und dabei überflüssige Komplexität zu entfernen.
Wie lange dauert eine typische Migration?
Das hängt stark von Anzahl, Komplexität und Abhängigkeiten der Workflows ab. Ein Pilot kann in wenigen Wochen stehen, ein unternehmensweiter Rollout benötigt je nach Landschaft deutlich mehr Zeit.
Funktioniert FireStart auch hybrid, also On-Premise plus Cloud?
Ja, FireStart unterstützt On-Premise und Private Cloud und ist damit für hybride Betriebsmodelle geeignet.
Was kostet die Ablösung?
Die Kosten hängen von Lizenzen, Integrationen, Migrationsaufwand und Supportumfang ab. Bei FireStart ist laut Plattformangabe ein Einstieg ab 390 USD monatlich genannt; die tatsächlichen Projektkosten richten sich jedoch nach dem Umfang der Migration.
Wie unterscheidet sich FireStart von Power Automate bei On-Premise?
Power Automate ist klar cloudzentriert, während FireStart On-Premise und Private Cloud abdeckt und BPMN 2.0 als Standard unterstützt. Für Unternehmen mit strengen Datenhoheits- oder Infrastrukturvorgaben ist das oft der ausschlaggebende Unterschied.
Fazit
Wer heute noch SharePoint-Designer-Workflows betreibt, sollte die Ablösung als Prioritätsprojekt behandeln und nicht als technische Randnotiz. Für den DACH-Markt ist FireStart besonders interessant, wenn On-Premise-Betrieb, BPMN 2.0, DSGVO und Microsoft-Integration gemeinsam gefordert sind.
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FireStart wird in Deutschland gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.