Dokumentenerstellung und Einreichung

• Das Dokument wird von der Fachabteilung oder dem zuständigen Mitarbeiter digital erstellt.

• Es wird in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Workflow-Tool hochgeladen.

• Automatische Erfassung der relevanten Metadaten (Dokumententyp, Ersteller, Abteilung).

  
  

Automatische Validierung der Inhalte

• KI-gestützte Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten.

• Abgleich mit Unternehmensrichtlinien (z. B. Budgetvorgaben, Vertragsvorlagen).

• Falls Fehler erkannt werden, erfolgt eine automatisierte Rückmeldung an den Ersteller.

  
  

Weiterleitung an zuständige Abteilungen

• Das System weist automatisch die zuständigen Prüfer oder Vorgesetzten zu.

• Falls mehrere Freigabestufen erforderlich sind, wird der Workflow entsprechend eskaliert.

• Digitale Unterschriften durch verschiedene Hierarchieebenen können parallel oder sequenziell erfolgen.

  
  

Elektronische Unterschrift durch Geschäftsführung

• Nach Freigabe durch Fachabteilungen erfolgt die finale Unterzeichnung durch die Geschäftsführung.

• Elektronische Signatur mit Tools wie Docusign, Sproof oder anderen internen Signaturplattform.

• Automatische Benachrichtigung nach erfolgter Signatur.

  
  

Archivierung und Nachverfolgung

• Das unterzeichnete Dokument wird automatisch an ein bestehendes Dokumenten-Management-System (DMS), wie beispielsweise Microsoft SharePoint, IBM Filenet, Hyland Onbase oder Dropbox, weitergegeben und abgelegt.

• Erstellung eines digitalen Audit-Trails zur Nachverfolgbarkeit.

• Automatische Erinnerungen für Dokumente mit erneuter Unterschriftspflicht, z.B. bei jährlichen Unterfertigungen.