Automatisierung des Bestellanforderungs- und Freigabeprozesses
Automatisierung des Bestellanforderungs- und Freigabeprozesses
Die Ziele
Die Ziele
Die Ziele
Der Bestellanforderungs- und Freigabeprozess ist ein zentraler Bestandteil des Beschaffungswesens in Unternehmen. Er stellt sicher, dass benötigte Waren und Dienstleistungen rechtzeitig beschafft werden, ohne die Budgetvorgaben oder Compliance-Anforderungen zu verletzen. Der Prozess ist oft mit manuellen Schritten verbunden, was zu Verzögerungen, Fehlern und mangelnder Transparenz führt.
Durch den Einsatz der Intelligent Process Automation (IPA) Lösung FireStart lassen sich Geschäftsprozesse in der Einkaufsabteilung erheblich optimieren. Der Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) und OCR Software mit einem Large Language Modell (LLM) ermöglicht eine automatische Verarbeitung und Validierung von Bestellanforderungen, wodurch die Prozessgeschwindigkeit signifikant erhöht wird.
Der Bestellanforderungs- und Freigabeprozess ist ein zentraler Bestandteil des Beschaffungswesens in Unternehmen. Er stellt sicher, dass benötigte Waren und Dienstleistungen rechtzeitig beschafft werden, ohne die Budgetvorgaben oder Compliance-Anforderungen zu verletzen. Der Prozess ist oft mit manuellen Schritten verbunden, was zu Verzögerungen, Fehlern und mangelnder Transparenz führt.
Durch den Einsatz der Intelligent Process Automation (IPA) Lösung FireStart lassen sich Geschäftsprozesse in der Einkaufsabteilung erheblich optimieren. Der Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) und OCR Software mit einem Large Language Modell (LLM) ermöglicht eine automatische Verarbeitung und Validierung von Bestellanforderungen, wodurch die Prozessgeschwindigkeit signifikant erhöht wird.
Der Bestellanforderungs- und Freigabeprozess ist ein zentraler Bestandteil des Beschaffungswesens in Unternehmen. Er stellt sicher, dass benötigte Waren und Dienstleistungen rechtzeitig beschafft werden, ohne die Budgetvorgaben oder Compliance-Anforderungen zu verletzen. Der Prozess ist oft mit manuellen Schritten verbunden, was zu Verzögerungen, Fehlern und mangelnder Transparenz führt.
Durch den Einsatz der Intelligent Process Automation (IPA) Lösung FireStart lassen sich Geschäftsprozesse in der Einkaufsabteilung erheblich optimieren. Der Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) und OCR Software mit einem Large Language Modell (LLM) ermöglicht eine automatische Verarbeitung und Validierung von Bestellanforderungen, wodurch die Prozessgeschwindigkeit signifikant erhöht wird.
KPIs:
KPIs:
KPIs:
85% Reduzierung des manuellen Aufwands in allen Abteilungen
100% Verfügbarkeit von Hardware, Software und Einarbeitungsplan am ersten Arbeitstag
Herzlicher Empfang neuer Mitarbeiter durch das gesamte Team
85% Reduzierung des manuellen Aufwands in allen Abteilungen
100% Verfügbarkeit von Hardware, Software und Einarbeitungsplan am ersten Arbeitstag
Herzlicher Empfang neuer Mitarbeiter durch das gesamte Team
85% Reduzierung des manuellen Aufwands in allen Abteilungen
100% Verfügbarkeit von Hardware, Software und Einarbeitungsplan am ersten Arbeitstag
Herzlicher Empfang neuer Mitarbeiter durch das gesamte Team
Die Verbesserungen
Die Verbesserungen
Die Verbesserungen
Reduzierung der Bearbeitungszeit um bis zu 60 %: Bestellanforderungen werden automatisch validiert und weitergeleitet, wodurch Genehmigungen schneller erfolgen.
Verbesserte Transparenz: Echtzeit-Statusverfolgung und automatische Benachrichtigungen für alle Beteiligten.
Compliance und Regelkonformität: Automatische Prüfung gegen vordefinierte Budgetgrenzen und Unternehmensrichtlinien.
Fehlerminimierung um bis zu 80 %: Manuelle Eingaben werden reduziert, sodass Fehler durch Automatisierung vermieden werden.
Kosteneinsparungen von bis zu 40 %: Durch Bestellautomatisierung wird der administrative Aufwand für die Einkaufsabteilung erheblich reduziert.
Reduzierung der Bearbeitungszeit um bis zu 60 %: Bestellanforderungen werden automatisch validiert und weitergeleitet, wodurch Genehmigungen schneller erfolgen.
Verbesserte Transparenz: Echtzeit-Statusverfolgung und automatische Benachrichtigungen für alle Beteiligten.
Compliance und Regelkonformität: Automatische Prüfung gegen vordefinierte Budgetgrenzen und Unternehmensrichtlinien.
Fehlerminimierung um bis zu 80 %: Manuelle Eingaben werden reduziert, sodass Fehler durch Automatisierung vermieden werden.
Kosteneinsparungen von bis zu 40 %: Durch Bestellautomatisierung wird der administrative Aufwand für die Einkaufsabteilung erheblich reduziert.
Reduzierung der Bearbeitungszeit um bis zu 60 %: Bestellanforderungen werden automatisch validiert und weitergeleitet, wodurch Genehmigungen schneller erfolgen.
Verbesserte Transparenz: Echtzeit-Statusverfolgung und automatische Benachrichtigungen für alle Beteiligten.
Compliance und Regelkonformität: Automatische Prüfung gegen vordefinierte Budgetgrenzen und Unternehmensrichtlinien.
Fehlerminimierung um bis zu 80 %: Manuelle Eingaben werden reduziert, sodass Fehler durch Automatisierung vermieden werden.
Kosteneinsparungen von bis zu 40 %: Durch Bestellautomatisierung wird der administrative Aufwand für die Einkaufsabteilung erheblich reduziert.
Der Beispielworkflow
Der Beispielworkflow
Der Beispielworkflow
Erstellung der Bestellanforderung:
Ein Mitarbeiter erstellt eine Bestellanforderung über ein digitales FireStart Formular.
Die Anforderungen beinhalten Produktdetails, Menge, Kostenstelle und bevorzugte Lieferanten.
Automatische Angebotsanforderung:
Falls erwünscht, erfolgt automatisch eine Angebotsanforderung bei bevorzugten Lieferanten basierend auf vordefinierten Kriterien.
Automatische Validierung durch KI & OCR Software
OCR-Analyse des Angebots.
Prüfung gegen bestehende Budgetrahmen.
Abgleich mit vordefinierten Einkaufskriterien (z. B. bevorzugte Lieferanten, Mengenstaffelungen).
Falls eine Ungültigkeit erkannt wird, wird eine automatische Benachrichtigung mit Handlungsoptionen versandt.
Genehmigungsprozess mittels Intelligent Process Automation (IPA)
Genehmigungsworkflow startet je nach Bestellwert:
< 1.000 €: Automatische Freigabe durch vordefinierte Regeln.
1.000 € - 5.000 €: Freigabe durch direkte Vorgesetzte.
5.000 €: Zusätzliche Freigabe durch die Einkaufsabteilung.
Genehmiger erhalten Benachrichtigungen und können über das FireStart Portal oder direkt in MS Outlook oder MS Teams genehmigen.
Automatische Bestellung & ERP Integration
Nach Genehmigung wird die Bestellung automatisch erstellt und in das ERP-System übertragen.
Falls zuvor eine Angebotsanforderung durchgeführt wurde, erfolgt die Auswahl des besten Angebots automatisiert oder durch das Einkaufsteam.
Der Lieferant wird wahlweise per Mail oder über eine Schnittstelle (z. B. EDI oder eine E-Procurement-Plattform) automatisch informiert.
Status-Tracking & Benachrichtigungen in Echtzeit
Der Antragsteller erhält Status-Updates per E-Mail oder Dashboard.
Falls sich der Prozess verzögert, werden automatische Eskalationsmeldungen versendet.
Dokumentation & Reporting
Automatische Archivierung der Bestellung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Auswertung der Bestellhistorie mit Business Intelligence (BI) Software
Erstellung der Bestellanforderung:
Ein Mitarbeiter erstellt eine Bestellanforderung über ein digitales FireStart Formular.
Die Anforderungen beinhalten Produktdetails, Menge, Kostenstelle und bevorzugte Lieferanten.
Automatische Angebotsanforderung:
Falls erwünscht, erfolgt automatisch eine Angebotsanforderung bei bevorzugten Lieferanten basierend auf vordefinierten Kriterien.
Automatische Validierung durch KI & OCR Software
OCR-Analyse des Angebots.
Prüfung gegen bestehende Budgetrahmen.
Abgleich mit vordefinierten Einkaufskriterien (z. B. bevorzugte Lieferanten, Mengenstaffelungen).
Falls eine Ungültigkeit erkannt wird, wird eine automatische Benachrichtigung mit Handlungsoptionen versandt.
Genehmigungsprozess mittels Intelligent Process Automation (IPA)
Genehmigungsworkflow startet je nach Bestellwert:
< 1.000 €: Automatische Freigabe durch vordefinierte Regeln.
1.000 € - 5.000 €: Freigabe durch direkte Vorgesetzte.
5.000 €: Zusätzliche Freigabe durch die Einkaufsabteilung.
Genehmiger erhalten Benachrichtigungen und können über das FireStart Portal oder direkt in MS Outlook oder MS Teams genehmigen.
Automatische Bestellung & ERP Integration
Nach Genehmigung wird die Bestellung automatisch erstellt und in das ERP-System übertragen.
Falls zuvor eine Angebotsanforderung durchgeführt wurde, erfolgt die Auswahl des besten Angebots automatisiert oder durch das Einkaufsteam.
Der Lieferant wird wahlweise per Mail oder über eine Schnittstelle (z. B. EDI oder eine E-Procurement-Plattform) automatisch informiert.
Status-Tracking & Benachrichtigungen in Echtzeit
Der Antragsteller erhält Status-Updates per E-Mail oder Dashboard.
Falls sich der Prozess verzögert, werden automatische Eskalationsmeldungen versendet.
Dokumentation & Reporting
Automatische Archivierung der Bestellung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Auswertung der Bestellhistorie mit Business Intelligence (BI) Software
Erstellung der Bestellanforderung:
Ein Mitarbeiter erstellt eine Bestellanforderung über ein digitales FireStart Formular.
Die Anforderungen beinhalten Produktdetails, Menge, Kostenstelle und bevorzugte Lieferanten.
Automatische Angebotsanforderung:
Falls erwünscht, erfolgt automatisch eine Angebotsanforderung bei bevorzugten Lieferanten basierend auf vordefinierten Kriterien.
Automatische Validierung durch KI & OCR Software
OCR-Analyse des Angebots.
Prüfung gegen bestehende Budgetrahmen.
Abgleich mit vordefinierten Einkaufskriterien (z. B. bevorzugte Lieferanten, Mengenstaffelungen).
Falls eine Ungültigkeit erkannt wird, wird eine automatische Benachrichtigung mit Handlungsoptionen versandt.
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< 1.000 €: Automatische Freigabe durch vordefinierte Regeln.
1.000 € - 5.000 €: Freigabe durch direkte Vorgesetzte.
5.000 €: Zusätzliche Freigabe durch die Einkaufsabteilung.
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Falls zuvor eine Angebotsanforderung durchgeführt wurde, erfolgt die Auswahl des besten Angebots automatisiert oder durch das Einkaufsteam.
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„Die Automatisierung des Bestellanforderungs- und des Bestellprozesses mit FireStart hat zu einer 50%igen Reduktion der Bearbeitungszeit und einer Senkung der Fehlerquote um 80 % geführt. Außerdem sparen wir jährlich über 100.000€ durch optimierte Mengenbündelung und bessere Einkaufskonditionen bei bevorzugten Lieferanten.“
„Die Automatisierung des Bestellanforderungs- und des Bestellprozesses mit FireStart hat zu einer 50%igen Reduktion der Bearbeitungszeit und einer Senkung der Fehlerquote um 80 % geführt. Außerdem sparen wir jährlich über 100.000€ durch optimierte Mengenbündelung und bessere Einkaufskonditionen bei bevorzugten Lieferanten.“
„Die Automatisierung des Bestellanforderungs- und des Bestellprozesses mit FireStart hat zu einer 50%igen Reduktion der Bearbeitungszeit und einer Senkung der Fehlerquote um 80 % geführt. Außerdem sparen wir jährlich über 100.000€ durch optimierte Mengenbündelung und bessere Einkaufskonditionen bei bevorzugten Lieferanten.“
Automatisiere deine Prozesse
Finde heraus, wie FireStart für dein Unternehmen arbeiten kann. Wir zeigen dir, wie du deine Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team fördern kannst.
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Am Winterhafen 1, 4020 Linz
Österreich
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