Drei-Wege-Abgleich automatisieren
Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch abgleichen und Abweichungen gezielt klären.
Das Problem
Beim manuellen Drei-Wege-Abgleich werden Rechnungen einzeln gegen Bestellungen und Wareneingänge verglichen. Wareneingänge fehlen, Belege sind unvollständig und Abweichungen fallen erst spät auf – mit hohem Risiko für Fehlzahlungen.
Der Abgleich ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Ohne durchgängigen Prozess bleibt unklar, ob jede Rechnung tatsächlich gegen die passende Bestellung und Lieferung geprüft wurde.
Im Mittelstand mit 50 bis 500 Mitarbeitern liegen die drei Belege selten an einem Ort: Die Bestellung steckt im Einkaufssystem, der Wareneingang im Lager und die Rechnung in der Buchhaltung. Wer abgleichen will, muss zwischen Systemen, E-Mails und Papier hin- und herspringen. Bei Teillieferungen, Mengenrabatten oder nachträglichen Preisänderungen wird das schnell unübersichtlich, und unter Termindruck am Monatsende werden Abgleiche verkürzt oder ganz übersprungen. Genau dann passieren Überzahlungen, doppelte Begleichungen und Zahlungen für nie gelieferte Ware – ein Risiko, das der CFO gegenüber der Revision nicht belegen kann, wenn der Prüfpfad fehlt.
Die Lösung mit FireStart
FireStart automatisiert den Drei-Wege-Abgleich: Trifft eine Rechnung ein, gleicht das System sie automatisch gegen Bestellung und Wareneingang ab. Stimmen Menge, Preis und Position überein, läuft die Rechnung direkt in die Freigabe.
Bei Abweichungen startet ein Klärungs-Workflow, der die zuständige Rolle einbindet und die Differenz dokumentiert. So werden nur geprüfte, übereinstimmende Rechnungen zur Zahlung freigegeben – schnell und sicher.
Technisch zieht FireStart Bestellungen und Wareneingänge aus SAP, Microsoft Dynamics oder dem angebundenen Warenwirtschaftssystem und führt sie mit der erfassten Rechnung zusammen, ohne dass jemand zwischen Systemen wechseln muss. Der Ablauf ist als BPMN-2.0-Modell nach ISO 19510 hinterlegt und per Low-Code anpassbar: Toleranzgrenzen für Menge und Preis, der Umgang mit Teillieferungen und die Eskalationswege werden vom Fachbereich gepflegt. Innerhalb der Toleranz läuft der Abgleich automatisch durch; außerhalb greift Human-in-the-Loop und legt die Differenz der zuständigen Rolle zur Entscheidung vor. Der Go-Live gelingt typischerweise in zwei bis vier Wochen, der Einstieg ist ab 390€ im Monat planbar.
Typische Ergebnisse
Typische Effekte eines automatisierten Drei-Wege-Abgleichs:
- Automatischer Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang.
- Frühzeitige Erkennung von Abweichungen.
- Gezielter Klärungs-Workflow statt manueller Suche.
- Geringeres Risiko von Fehlzahlungen.
- Lückenlose Dokumentation jeder Prüfung.
- Teillieferungen und Preisänderungen werden regelbasiert berücksichtigt.
- Kein Springen mehr zwischen Einkauf, Lager und Buchhaltung.
- Übereinstimmende Rechnungen laufen ohne Verzögerung in die Freigabe.
- Belegbarer Prüfpfad für Revision und Wirtschaftsprüfung.
- Auch unter Termindruck am Monatsende bleibt der Abgleich vollständig.
- Weniger Aufwand für die Buchhaltung durch automatische Zuordnung.
Warum FireStart für den Mittelstand
Der Drei-Wege-Abgleich ist das Kontrollherz der Eingangsrechnung. FireStart integriert ihn nahtlos in Rechnungsfreigabe und Zahlungslauf, sodass eine durchgängige, prüfsichere Procure-to-Pay-Kette entsteht.
Als BPMN-2.0-Plattform aus Österreich, gehostet in Deutschland, dokumentiert FireStart jede Prüfung lückenlos und hält die Daten DSGVO-konform – auf Wunsch on-premise. Regeln und Toleranzgrenzen werden per Low-Code gepflegt.
Weil jede Prüfung mit Ergebnis und Begründung versioniert wird, lässt sich später eindeutig belegen, warum eine Rechnung freigegeben oder zur Klärung gestellt wurde – ein Nachweis, den interne Revision und Wirtschaftsprüfer erwarten. Der Abgleich steht dabei nicht für sich allein: Dieselbe FireStart-Engine steuert vorgelagert die Bestellanforderung und nachgelagert Rechnungsfreigabe und Zahlungslauf, sodass aus Einzelkontrollen eine zusammenhängende, prüfsichere Procure-to-Pay-Kette wird. Wer regulierte Daten im eigenen Haus halten muss, nutzt die On-Premise- oder Hybrid-Option.
FireStart auf einen Blick
- BPMN 2.0-Standard (ISO 19510) – portable Prozessmodelle ohne Vendor-Lock-in
- Integrationen: Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, SAP, DATEV, Personio, HubSpot, REST APIs
- Deployment: Cloud (Deutschland, DSGVO), On-Premise oder Hybrid
- Audit-Trail: jeder Schritt protokolliert mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung
- Human-in-the-Loop: Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Menschen
- Low-Code: Anpassung per Drag-and-Drop, ohne Entwicklungsprojekt
So läuft der Prozess Schritt für Schritt
- Rechnung wird erfasst und den passenden Belegen zugeordnet.
- Automatischer Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang.
- Prüfung von Menge, Preis und Position innerhalb der Toleranzen.
- Berücksichtigung von Teillieferungen und Preisänderungen nach Regel.
- Bei Übereinstimmung direkte Weitergabe in die Freigabe.
- Bei Abweichung Start eines dokumentierten Klärungs-Workflows.
- Freigabe nur geprüfter Rechnungen und Audit-Trail.
Häufige Fragen
Was passiert bei Abweichungen?
Ein Klärungs-Workflow bindet die zuständige Rolle ein und dokumentiert die Differenz, bevor freigegeben wird.
Lassen sich Toleranzgrenzen definieren?
Ja. Regeln und Toleranzen werden per Low-Code konfiguriert.
Greift der Abgleich auf ERP-Daten zu?
Ja. Bestellungen und Wareneingänge werden über Integrationen herangezogen.
Ist der Abgleich prüfsicher?
Ja. Jede Prüfung wird mit Nutzer und Zeitstempel protokolliert.
Wie werden Teillieferungen behandelt?
Teillieferungen werden regelbasiert berücksichtigt, sodass auch mehrere Wareneingänge zu einer Bestellung korrekt abgeglichen werden.
Müssen Mitarbeitende zwischen Systemen wechseln?
Nein. FireStart führt Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammen, ohne dass jemand zwischen Einkauf, Lager und Buchhaltung springen muss.
Was passiert mit Rechnungen ohne passenden Wareneingang?
Sie werden nicht automatisch freigegeben, sondern über den Klärungs-Workflow der zuständigen Rolle vorgelegt.
Lässt sich der Abgleich mit der Rechnungsfreigabe verbinden?
Ja. Übereinstimmende Rechnungen laufen direkt in den Freigabe-Workflow auf derselben Plattform.
Wer pflegt die Abgleichsregeln?
Der Fachbereich pflegt Toleranzen und Eskalationswege per Low-Code, ohne dass die IT für jede Anpassung eingebunden werden muss.
FireStart GmbH – Am Winterhafen 1, 4020 Linz, Austria. CEO: Johannes Roth. Gegründet 2008. 25+ Mitarbeiter. 220+ Kunden in der DACH-Region. Auszeichnungen: Toolmasters 2021–2025.
FireStart wird in Deutschland gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.
