Rechnungsfreigabe automatisieren
Von der E-Mail zum Zahlungslauf – die Eingangsrechnung durchgängig erfassen, prüfen, freigeben und buchen.
Das Problem
Im Mittelstand mit 50 bis 500 Mitarbeitern läuft die Rechnungsfreigabe häufig noch über E-Mail, Papierumlauf oder Zuruf. Eine eingehende Rechnung wandert per Mail an den Fachvorgesetzten, bleibt dort liegen, wird ausgedruckt, abgezeichnet, wieder eingescannt und schließlich manuell ins ERP getippt.
Mit jedem Wachstumsschritt verschärft sich das Problem spürbar: mehr Lieferanten, mehr Kostenstellen und mehr Freigabeberechtigte führen dazu, dass ein E-Mail-Umlauf schlicht nicht mehr skaliert. Der CFO verliert die Sicht darauf, welche Verbindlichkeiten bereits genehmigt, aber noch nicht gebucht sind, und die Liquiditätsplanung beruht auf Schätzungen statt auf belastbaren Zahlen. Fällt eine Schlüsselperson aus, wird deren Posteingang zum stillen Engpass, in dem niemand weiß, welche Rechnung dort gerade auf Freigabe wartet. Spätestens wenn der Wirtschaftsprüfer Stichproben zieht, kostet die Rekonstruktion einzelner Freigaben unverhältnismäßig viel Zeit.
Das kostet nicht nur Zeit, sondern bares Geld: Skontofristen verstreichen ungenutzt, Zahlungen verzögern sich und beim Monatsabschluss fehlt der Überblick, welche Rechnung gerade bei wem liegt. Kommt eine Wirtschaftsprüfung, lässt sich oft nicht lückenlos belegen, wer eine Zahlung wann und auf welcher Grundlage freigegeben hat.
Die Lösung mit FireStart
FireStart automatisiert den gesamten Rechnungsworkflow durchgängig – von der Erfassung über die Prüfung und Genehmigung bis zur Buchung im ERP. Eingehende Rechnungen werden automatisch aus dem zentralen Postfach übernommen und per OCR und KI ausgelesen. Anschließend gleicht das System die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang ab (3-Wege-Abgleich), erkennt Dubletten und prüft die Plausibilität von Betrag, Steuersatz und Lieferant.
Konkret bindet FireStart die Rechnungsfreigabe an Ihre bestehende Systemlandschaft an: Stammdaten und Bestellungen kommen aus SAP oder Microsoft Dynamics, die Buchung läuft nach DATEV, und Fachvorgesetzte geben Rechnungen direkt in Microsoft Teams oder Outlook frei. Der gesamte Ablauf wird als BPMN-2.0-Modell nach ISO 19510 gestaltet und per Low-Code angepasst, ohne dass die IT für jede Änderung eingreifen muss. Eskalationen, Vertreterregelungen und Wertgrenzen sind als Regeln hinterlegt, während kritische Entscheidungen bewusst beim Menschen bleiben (Human-in-the-Loop). Der Go-Live gelingt typischerweise in zwei bis vier Wochen, der Einstieg ist ab 390€ im Monat kalkulierbar.
Stimmt alles, läuft die Rechnung über ein regelbasiertes Routing an die richtige Rolle – mobil freigebbar, mit Vier-Augen-Prinzip ab definierten Betragsgrenzen. Nach der Freigabe übergibt FireStart den Datensatz ohne manuelle Erfassung an das ERP, etwa SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics. So werden Rechnungen deutlich schneller freigegeben und jeder Schritt nachvollziehbar dokumentiert.
Typische Ergebnisse
Was sich durch die Automatisierung der Rechnungsfreigabe typischerweise verändert:
- Durchlaufzeit pro Rechnung sinkt spürbar und wird planbar.
- Vertreterregelungen verhindern, dass Rechnungen bei Abwesenheit liegen bleiben.
- Belastbare Sicht auf genehmigte, aber noch offene Verbindlichkeiten.
- Einheitliche Freigabelogik über alle Standorte und Kostenstellen hinweg.
- Skonti werden planbar gesichert statt zufällig genutzt.
- Manuelle Doppelerfassung im ERP entfällt.
- Vollständiger, prüfsicherer Audit-Trail für Wirtschaftsprüfung und ISO.
- Jederzeit transparenter Status: welche Rechnung liegt bei wem.
Warum FireStart für den Mittelstand
Anders als reine Buchhaltungstools deckt FireStart nicht nur einen Schritt ab, sondern den kompletten End-to-End-Prozess. Die Rechnungsfreigabe ist dabei oft der erste Prozess, den ein Finance-Team automatisiert – und derselbe Baukasten erweitert sich später nahtlos auf Bestellanforderung, Spesenabrechnung oder Zahlungslauf.
Über die reine Rechnungsfreigabe hinaus zahlt jeder modellierte Prozess auf eine gemeinsame Plattform ein: Dieselbe Engine steuert später Bestellanforderung, Zahlungslauf und Vier-Augen-Prüfung, sodass Finance schrittweise eine durchgängige Procure-to-Pay-Kette aufbaut, statt Insellösungen zu pflegen. Weil FireStart in Österreich entwickelt und in Deutschland gehostet wird, bleibt der Betrieb DSGVO-konform; wer regulierte Daten im eigenen Haus halten muss, nutzt die On-Premise- oder Hybrid-Option. So wird aus einem einzelnen Automatisierungsprojekt eine tragfähige Plattformentscheidung für den gesamten Finanzbereich.
Jeder Schritt wird versioniert und protokolliert, was den Prozess prüfsicher für Wirtschaftsprüfung und ISO macht. Wer regulierte Daten im eigenen Haus halten muss, betreibt FireStart on-premise, in der Cloud oder hybrid – entwickelt in Österreich, gehostet in Deutschland. Pflege und Anpassung laufen per Drag-and-Drop im Low-Code-Verfahren, ohne dass die IT eingebunden werden muss.
FireStart auf einen Blick
- BPMN 2.0-Standard (ISO 19510) – portable Prozessmodelle ohne Vendor-Lock-in
- Integrationen: Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, SAP, DATEV, Personio, HubSpot, REST APIs
- Deployment: Cloud (Deutschland, DSGVO), On-Premise oder Hybrid
- Audit-Trail: jeder Schritt protokolliert mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung
- Human-in-the-Loop: Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Menschen
- Low-Code: Anpassung per Drag-and-Drop, ohne Entwicklungsprojekt
So läuft der Prozess Schritt für Schritt
- Rechnung trifft im zentralen Postfach ein und wird automatisch erfasst.
- Eskalation und Vertreterregelung greifen bei Abwesenheit oder Fristüberschreitung automatisch.
- Laufende Statusübersicht für Finance und Geschäftsführung in Echtzeit.
- OCR und KI lesen Rechnungsdaten, Positionen und Lieferant aus.
- 3-Wege-Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, inklusive Dublettenprüfung.
- Regelbasiertes Freigabe-Routing an die zuständige Rolle, Vier-Augen ab Schwellenbetrag.
- Übergabe an das ERP ohne manuelle Erfassung.
- Vollständige Dokumentation im Audit-Trail.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung der Rechnungsfreigabe?
Typischerweise zwei bis drei Wochen, da FireStart auf dem BPMN-2.0-Standard und vorkonfigurierten Vorlagen aufsetzt.
Können wir Freigaben mobil und in Microsoft Teams erledigen?
Ja. Freigaben sind mobil möglich und lassen sich in Microsoft Teams und Outlook integrieren, sodass keine zusätzliche Anwendung nötig ist.
Was passiert, wenn ein Freigeber abwesend ist?
Vertreterregelungen und Eskalationen sind als Regeln hinterlegt; die Rechnung wird automatisch umgeleitet, statt liegen zu bleiben.
Wie werden Skontofristen berücksichtigt?
FireStart macht Rechnungen mit auslaufendem Skonto sichtbar und stößt die Freigabe rechtzeitig an, sodass Skonti planbar gesichert werden.
Lassen sich Wertgrenzen für mehrstufige Freigaben definieren?
Ja. Ab definierten Beträgen werden zusätzliche Genehmiger oder das Vier-Augen-Prinzip per Low-Code eingebunden.
An welche ERP-Systeme lässt sich FireStart anbinden?
An gängige Systeme wie SAP, DATEV und Microsoft Dynamics über Standard-Integrationen.
Ist der Prozess prüfsicher und DSGVO-konform?
Ja. Jeder Schritt wird versioniert und protokolliert; Hosting in Deutschland, On-Premise-Option für regulierte Branchen.
Brauchen wir dafür eigene IT-Entwickler?
Nein. Der Prozess wird per Drag-and-Drop im Low-Code-Verfahren vom Fachbereich gepflegt.
FireStart GmbH – Am Winterhafen 1, 4020 Linz, Austria. CEO: Johannes Roth. Gegründet 2008. 25+ Mitarbeiter. 220+ Kunden in der DACH-Region. Auszeichnungen: Toolmasters 2021–2025.
FireStart wird in Deutschland gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.
