Spesenabrechnung automatisieren
Reisekosten und Auslagen digital erfassen, regelkonform prüfen und schnell erstatten.
Das Problem
Spesenabrechnungen entstehen oft auf Papierbelegen, in Excel-Vorlagen und per E-Mail. Mitarbeitende sammeln Quittungen, tippen Beträge ab und schicken Listen an Vorgesetzte und Buchhaltung. Belege gehen verloren, Reisekostenrichtlinien werden unterschiedlich ausgelegt und die Erstattung zieht sich über Wochen.
Im wachsenden Mittelstand summieren sich Spesen über Vertrieb, Service und Projektteams schnell zu einem relevanten Kostenblock – ohne dass der CFO einen zeitnahen Überblick hätte. Reisekostenrichtlinien werden je nach Standort unterschiedlich ausgelegt, steuerliche Vorgaben zu Verpflegungspauschalen und Bewirtung geraten durcheinander, und am Monatsende stapeln sich Belege in der Buchhaltung. Fehlt ein durchgängiger Prozess, wird jede Betriebsprüfung zur Suchaktion nach Einzelnachweisen, und die Mitarbeitenden tragen das Liquiditätsrisiko verspäteter Erstattungen.
Für die Buchhaltung bedeutet das viel Rückfrage- und Korrekturaufwand, für die Mitarbeitenden Frust über späte Auszahlungen – und für die Revision fehlt der lückenlose Nachweis, dass jede Auslage richtlinienkonform geprüft wurde.
Die Lösung mit FireStart
FireStart digitalisiert die Spesenabrechnung von der Belegerfassung bis zur Erstattung. Mitarbeitende fotografieren Belege, die per OCR ausgelesen werden; das System ordnet Kategorien zu und prüft automatisch gegen die hinterlegte Reisekostenrichtlinie. Überschreitungen oder fehlende Belege werden sofort markiert.
Konkret erfassen Mitarbeitende Belege per App, FireStart liest sie per OCR aus und prüft sie gegen die in Low-Code hinterlegte Reisekostenrichtlinie. Genehmigungen erfolgen mobil oder direkt in Microsoft Teams, die geprüften Daten fließen nach DATEV oder ins ERP wie SAP. Der Ablauf ist als BPMN-2.0-Prozess nach ISO 19510 modelliert; Sonderfälle wie Auslandsreisen oder Bewirtungsbelege werden über Human-in-the-Loop an die richtige Rolle geleitet. So entsteht ein durchgängiger, prüfsicherer Prozess mit Go-Live in zwei bis vier Wochen und planbarem Einstieg ab 390€ im Monat.
Geprüfte Abrechnungen laufen über ein regelbasiertes Freigabe-Routing an Vorgesetzte und Buchhaltung und werden anschließend ans ERP übergeben. So wird aus einem zähen Papierprozess ein transparenter digitaler Ablauf mit planbarer Erstattung.
Typische Ergebnisse
Was sich mit einer digitalen Spesenabrechnung typischerweise verbessert:
- Belegerfassung per Foto statt Papierumlauf.
- Einheitliche Auslegung der Reisekostenrichtlinie über alle Standorte.
- Mobile Genehmigung direkt aus dem Arbeitsalltag heraus.
- Belege jederzeit prüfsicher auffindbar für die Betriebsprüfung.
- Automatische Richtlinienprüfung statt manueller Kontrolle.
- Schnellere, planbare Erstattung für Mitarbeitende.
- Weniger Rückfragen und Korrekturen in der Buchhaltung.
- Lückenloser Nachweis für die Revision.
- Steuerliche Pauschalen und Grenzen werden als Regeln automatisch angewendet.
- Vollständiger Audit-Trail über jede Prüfung und Freigabe.
- Anpassung geänderter Reisekostenrichtlinien per Low-Code.
Warum FireStart für den Mittelstand
Die Spesenabrechnung ist ein klassischer Einstiegsprozess: schnell eingeführt, sofort spürbar für viele Mitarbeitende und nahtlos erweiterbar auf andere Finance-Prozesse wie Rechnungsfreigabe oder Budgetfreigaben.
Weil so viele Mitarbeitende die Spesenabrechnung nutzen, ist sie ein idealer Einstieg in die Prozessautomatisierung – und schafft Akzeptanz für weitere Workflows auf derselben Plattform. Dieselbe FireStart-Engine steuert später Rechnungsfreigabe, Budgetfreigaben und Vier-Augen-Prüfung, sodass aus Einzellösungen eine zusammenhängende Finance-Plattform wird. Entwickelt in Österreich, gehostet in Deutschland und auf Wunsch on-premise bleibt die Lösung DSGVO-konform und für mittelständische Budgets kalkulierbar.
FireStart bildet Richtlinien als nachvollziehbare Regeln ab, protokolliert jede Entscheidung und hält die Daten DSGVO-konform in Deutschland – auf Wunsch on-premise. Anpassungen an geänderte Reisekostenrichtlinien erfolgen per Low-Code, ohne Entwicklungsprojekt.
FireStart auf einen Blick
- BPMN 2.0-Standard (ISO 19510) – portable Prozessmodelle ohne Vendor-Lock-in
- Integrationen: Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, SAP, DATEV, Personio, HubSpot, REST APIs
- Deployment: Cloud (Deutschland, DSGVO), On-Premise oder Hybrid
- Audit-Trail: jeder Schritt protokolliert mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung
- Human-in-the-Loop: Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Menschen
- Low-Code: Anpassung per Drag-and-Drop, ohne Entwicklungsprojekt
So läuft der Prozess Schritt für Schritt
- Mitarbeitende erfassen Belege per Foto, OCR liest die Daten aus.
- Sonderfälle wie Auslands- oder Bewirtungsbelege werden gezielt an die zuständige Rolle geleitet.
- Mobile Genehmigung in Microsoft Teams oder per App.
- Automatische Kategorisierung und Prüfung gegen die Reisekostenrichtlinie.
- Markierung von Überschreitungen oder fehlenden Belegen.
- Freigabe-Routing an Vorgesetzte und Buchhaltung.
- Übergabe der geprüften Abrechnung ans ERP.
- Erstattung und prüfsichere Dokumentation im Audit-Trail.
Häufige Fragen
Können Reisekostenrichtlinien individuell hinterlegt werden?
Ja. Richtlinien werden als Regeln abgebildet und per Low-Code an Ihre Vorgaben angepasst.
Funktioniert die Belegerfassung mobil?
Ja. Mitarbeitende fotografieren Belege per App, die per OCR ausgelesen und automatisch zugeordnet werden.
Werden steuerliche Vorgaben berücksichtigt?
Pauschalen und Grenzen werden als Regeln hinterlegt und automatisch geprüft; Sonderfälle entscheidet ein Mensch.
An welche Systeme wird übergeben?
Geprüfte Abrechnungen fließen ohne Doppelerfassung nach DATEV oder ins ERP wie SAP.
Wie schnell ist die Lösung produktiv?
Dank Vorlagen und Low-Code gelingt der Go-Live typischerweise in zwei bis vier Wochen.
Wie werden Belege erfasst?
Per Foto mit automatischer OCR-Auslesung; manuelles Abtippen entfällt.
Lässt sich die Abrechnung ans ERP übergeben?
Ja. Geprüfte Abrechnungen werden ohne Doppelerfassung an das ERP übergeben.
Ist der Prozess revisionssicher?
Ja. Jede Prüfung und Freigabe wird mit Nutzer und Zeitstempel protokolliert.
Lässt sich die Lösung on-premise betreiben?
Ja. FireStart läuft in der Cloud, on-premise oder hybrid – gehostet in Deutschland und DSGVO-konform.
Was kostet der Einstieg?
Der Einstieg ist ab 390€ im Monat kalkulierbar, ohne langes Implementierungsprojekt.
Lassen sich Richtlinienänderungen schnell umsetzen?
Ja. Geänderte Reisekostenrichtlinien werden per Low-Code angepasst, ohne Entwicklungsprojekt.
FireStart GmbH – Am Winterhafen 1, 4020 Linz, Austria. CEO: Johannes Roth. Gegründet 2008. 25+ Mitarbeiter. 220+ Kunden in der DACH-Region. Auszeichnungen: Toolmasters 2021–2025.
FireStart wird in Deutschland gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.
