Management von Kundenanfragen

Die Ziele

Das Management von Kundenanfragen ist essenziell für eine effiziente Kundenbetreuung in jedem Unternehmen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses mit moderner KI-Technologie und FireStart können Anfragen schneller, kosteneffizienter und fehlerfreier bearbeitet werden. Dies verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern senkt gleichzeitig den manuellen Aufwand erheblich.

KPIs:

Antwortzeiten um den Faktor 4 verkürzt
Reduktion des manuellen Aufwands um bis zu 80%
Fehlerquote <2%
Umsetzung günstiger (Faktor 10) als klassische OCR-Lösungen
Return-on-Invest: 5-7x

Antwortzeiten um den Faktor 4 verkürzt
Reduktion des manuellen Aufwands um bis zu 80%
Fehlerquote <2%
Umsetzung günstiger (Faktor 10) als klassische OCR-Lösungen
Return-on-Invest: 5-7x

Antwortzeiten um den Faktor 4 verkürzt
Reduktion des manuellen Aufwands um bis zu 80%
Fehlerquote <2%
Umsetzung günstiger (Faktor 10) als klassische OCR-Lösungen
Return-on-Invest: 5-7x

Die Verbesserungen

Automatisierte Klassifikation & Datenextraktion: KI erkennt den Typ der Anfrage und extrahiert relevante Daten und Dokumente, z. B. aus E-Mails oder PDFs.
Flexible und transparente Prozesse: Anpassung der Workflows via Low-Code, Modellunabhängigkeit bei KI-Technologie (LLM wechselbar).
Human-in-the-loop: Mitarbeitende können bei fehlenden Daten eingebunden oder zur Überprüfung herangezogen werden.
Nahtlose Kundenintegration: Kunden reichen fehlende Informationen über personalisierte Webformulare nach.
Auditfähigkeit: Volle Kontrolle und Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen im Prozess.
Technologische Zukunftssicherheit: Integrierbar mit gängigen KI-Tools wie Google Gemini, Mistral, OpenAI, u.v.m.

Automatisierte Klassifikation & Datenextraktion: KI erkennt den Typ der Anfrage und extrahiert relevante Daten und Dokumente, z. B. aus E-Mails oder PDFs.
Flexible und transparente Prozesse: Anpassung der Workflows via Low-Code, Modellunabhängigkeit bei KI-Technologie (LLM wechselbar).
Human-in-the-loop: Mitarbeitende können bei fehlenden Daten eingebunden oder zur Überprüfung herangezogen werden.
Nahtlose Kundenintegration: Kunden reichen fehlende Informationen über personalisierte Webformulare nach.
Auditfähigkeit: Volle Kontrolle und Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen im Prozess.
Technologische Zukunftssicherheit: Integrierbar mit gängigen KI-Tools wie Google Gemini, Mistral, OpenAI, u.v.m.

Automatisierte Klassifikation & Datenextraktion: KI erkennt den Typ der Anfrage und extrahiert relevante Daten und Dokumente, z. B. aus E-Mails oder PDFs.
Flexible und transparente Prozesse: Anpassung der Workflows via Low-Code, Modellunabhängigkeit bei KI-Technologie (LLM wechselbar).
Human-in-the-loop: Mitarbeitende können bei fehlenden Daten eingebunden oder zur Überprüfung herangezogen werden.
Nahtlose Kundenintegration: Kunden reichen fehlende Informationen über personalisierte Webformulare nach.
Auditfähigkeit: Volle Kontrolle und Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen im Prozess.
Technologische Zukunftssicherheit: Integrierbar mit gängigen KI-Tools wie Google Gemini, Mistral, OpenAI, u.v.m.

Der Beispielprozess

Prozessstart: Eingang der Kundenanfrage
- Kanäle: E-Mail, eingescanntes PDF/Bild, Web-Formular
- KI erkennt den Eingang einer Kundenanfrage (z. B. Kündigung eines Vertrags wegen Todesfall)
Klassifikation & Datenextraktion
- Automatische Analyse der Anfrage durch KI
- Extraktion aller definierten Datenpunkte und Dokumente abhängig vom Anfrage-Typ
- Beispiel: Kündigung eines Bausparvertrags – Extraktion der Sterbeurkunde
Überprüfung & Einbindung von Mitarbeitenden
- Falls Daten fehlen:
  a) Manuelle Ergänzung durch Mitarbeitende
  b) Automatisierte Anforderung beim Kunden
- Human-in-the-loop: Aufgabenverteilung an Rollen/Teams über FireStart
Automatisches Einholen fehlender Daten durch Kundenintegration
- Versendung eines individuell erzeugten Web-Formulars via E-Mail
- Alternativ: Kommunikation über bevorzugte Kanäle des Kunden
- Formular erfordert keine manuelle Erstellung für jeden Einzelfall – automatische Anpassung durch Workflow
Verarbeitung im Backendsystem
- Übergabe der vollständigen Daten an IT-Systeme wie ERP, Versicherungssoftware etc.
- Abschluss des Prozesses inklusive Dokumentation und Reporting

Prozessstart: Eingang der Kundenanfrage
- Kanäle: E-Mail, eingescanntes PDF/Bild, Web-Formular
- KI erkennt den Eingang einer Kundenanfrage (z. B. Kündigung eines Vertrags wegen Todesfall)
Klassifikation & Datenextraktion
- Automatische Analyse der Anfrage durch KI
- Extraktion aller definierten Datenpunkte und Dokumente abhängig vom Anfrage-Typ
- Beispiel: Kündigung eines Bausparvertrags – Extraktion der Sterbeurkunde
Überprüfung & Einbindung von Mitarbeitenden
- Falls Daten fehlen:
  a) Manuelle Ergänzung durch Mitarbeitende
  b) Automatisierte Anforderung beim Kunden
- Human-in-the-loop: Aufgabenverteilung an Rollen/Teams über FireStart
Automatisches Einholen fehlender Daten durch Kundenintegration
- Versendung eines individuell erzeugten Web-Formulars via E-Mail
- Alternativ: Kommunikation über bevorzugte Kanäle des Kunden
- Formular erfordert keine manuelle Erstellung für jeden Einzelfall – automatische Anpassung durch Workflow
Verarbeitung im Backendsystem
- Übergabe der vollständigen Daten an IT-Systeme wie ERP, Versicherungssoftware etc.
- Abschluss des Prozesses inklusive Dokumentation und Reporting

Prozessstart: Eingang der Kundenanfrage
- Kanäle: E-Mail, eingescanntes PDF/Bild, Web-Formular
- KI erkennt den Eingang einer Kundenanfrage (z. B. Kündigung eines Vertrags wegen Todesfall)
Klassifikation & Datenextraktion
- Automatische Analyse der Anfrage durch KI
- Extraktion aller definierten Datenpunkte und Dokumente abhängig vom Anfrage-Typ
- Beispiel: Kündigung eines Bausparvertrags – Extraktion der Sterbeurkunde
Überprüfung & Einbindung von Mitarbeitenden
- Falls Daten fehlen:
  a) Manuelle Ergänzung durch Mitarbeitende
  b) Automatisierte Anforderung beim Kunden
- Human-in-the-loop: Aufgabenverteilung an Rollen/Teams über FireStart
Automatisches Einholen fehlender Daten durch Kundenintegration
- Versendung eines individuell erzeugten Web-Formulars via E-Mail
- Alternativ: Kommunikation über bevorzugte Kanäle des Kunden
- Formular erfordert keine manuelle Erstellung für jeden Einzelfall – automatische Anpassung durch Workflow
Verarbeitung im Backendsystem
- Übergabe der vollständigen Daten an IT-Systeme wie ERP, Versicherungssoftware etc.
- Abschluss des Prozesses inklusive Dokumentation und Reporting

"FireStart hilft uns dabei, unsere IT-Landschaft intelligent zu vernetzen und schafft dadurch eine zentrale Plattform für mehr Transparenz und Zusammenarbeit. Endanwender profitieren von klaren Prozessen und intuitiven Workflows, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Durch die strukturierte Prozessautomatisierung werden Abläufe nachvollziehbarer und deutlich beschleunigt. So wird FireStart zu einem wichtigen Baustein für eine moderne, vernetzte und zukunftsfähige IT-Infrastruktur."

Jan Kornau - Business Process Architect

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