Technologie

Resources

Use Cases

Kontakt

Über uns

Karriere

Book a Demo

Dokumentenlenkung (ISO-Audit)

Ziel des Prozesses

Die Dokumentenlenkung ist ein zentraler Bestandteil von Standards wie ISO (z. B. 9001, 14001, 27001), IATF, C5 und vielen weiteren. Die ordnungsgemäße Erstellung, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung von Dokumenten wie Richtlinien oder Leitfäden unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, erhöht die betriebliche Effizienz und stellt die Prüfbereitschaft sicher.

KPIs:

Bis zu 100%-ige Eliminierung von Abweichungen
Reduzierung der Durchlaufzeit für Dokumentenfreigaben um bis zu 70%
100% Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen für Audits
Rasche Umsetzung in lediglich rund 6 Wochen
Erhöhte Compliance mit ISO-Klausel 7.5 – Dokumentierte Information

Bis zu 100%-ige Eliminierung von Abweichungen
Reduzierung der Durchlaufzeit für Dokumentenfreigaben um bis zu 70%
100% Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen für Audits
Rasche Umsetzung in lediglich rund 6 Wochen
Erhöhte Compliance mit ISO-Klausel 7.5 – Dokumentierte Information

Bis zu 100%-ige Eliminierung von Abweichungen
Reduzierung der Durchlaufzeit für Dokumentenfreigaben um bis zu 70%
100% Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen für Audits
Rasche Umsetzung in lediglich rund 6 Wochen
Erhöhte Compliance mit ISO-Klausel 7.5 – Dokumentierte Information

Optimierung mit FireStart

Dokumente werden automatisch zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet, wodurch keine Schritte ausgelassen werden.
Alle Änderungen und Freigaben werden protokolliert und sind nachvollziehbar, was interne und externe Audits erleichtert.
Versionskontrolle und Zugriffsbeschränkungen werden durch den Workflow sichergestellt.
Benachrichtigungen und Aufgaben werden automatisch an die zuständigen Personen gesendet.
Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und Vermeidung manueller Fehler.

Dokumente werden automatisch zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet, wodurch keine Schritte ausgelassen werden.
Alle Änderungen und Freigaben werden protokolliert und sind nachvollziehbar, was interne und externe Audits erleichtert.
Versionskontrolle und Zugriffsbeschränkungen werden durch den Workflow sichergestellt.
Benachrichtigungen und Aufgaben werden automatisch an die zuständigen Personen gesendet.
Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und Vermeidung manueller Fehler.

Dokumente werden automatisch zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet, wodurch keine Schritte ausgelassen werden.
Alle Änderungen und Freigaben werden protokolliert und sind nachvollziehbar, was interne und externe Audits erleichtert.
Versionskontrolle und Zugriffsbeschränkungen werden durch den Workflow sichergestellt.
Benachrichtigungen und Aufgaben werden automatisch an die zuständigen Personen gesendet.
Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und Vermeidung manueller Fehler.

Prozessbeginn mit Dokumentenanforderung
Auslöser: Eine Dokumentenanforderung wird durch einen Mitarbeitenden über ein FireStart-Formular oder ein Dokumentenmanagementsystem (z. B. SharePoint, Confluence etc.) eingereicht
KI-basierte Validierung (optional)
Sofern integriert, prüft eine KI (z.B. OpenAI, Mistral, Ollama):
- Vollständigkeit des Formulars
- Korrekte Klassifizierung des Dokumententyps (z. B. Richtlinie, SOP)
- Übereinstimmung mit den ISO-Anforderungen
Erstellung des Entwurfs
Eine Aufgabe wird an die verantwortliche Person (z. B. Prozesseigner) zugewiesen, um die erste Version des Dokuments mithilfe ISO-konformer Vorlagen hochzuladen oder zu erstellen.
Dokumentenprüfung
Der Entwurf wird zur strukturierten Prüfung an das Qualitäts-/Compliance-Team weitergeleitet. Dabei werden folgende Aspekte geprüft:
- Korrektheit und Vollständigkeit
- Formatierung und Metadaten
- Bezug zu relevanten ISO-Klauseln
Dokumentenfreigabe
Wird der Entwurf freigegeben, wird das Dokument automatisch an die zuständige freigebende Person (basierend auf Rolle, Team oder Abteilung) weitergeleitet.
Nach der Freigabe:
- Das Dokument wird versioniert und im offiziellen Dokumentenarchiv veröffentlicht
- Betroffene Benutzer*innen erhalten eine Benachrichtigung
- Ein Eintrag im Audit-Trail wird erstellt und gespeichert

** Eine wiederkehrende Aufgabe zur zukünftigen Überprüfung wird gemäß ISO-Anforderungen eingeplant (z. B. jährlich, alle 2 Jahre oder abhängig von der Kritikalität des Dokuments).

Prozessbeginn mit Dokumentenanforderung
Auslöser: Eine Dokumentenanforderung wird durch einen Mitarbeitenden über ein FireStart-Formular oder ein Dokumentenmanagementsystem (z. B. SharePoint, Confluence etc.) eingereicht
KI-basierte Validierung (optional)
Sofern integriert, prüft eine KI (z.B. OpenAI, Mistral, Ollama):
- Vollständigkeit des Formulars
- Korrekte Klassifizierung des Dokumententyps (z. B. Richtlinie, SOP)
- Übereinstimmung mit den ISO-Anforderungen
Erstellung des Entwurfs
Eine Aufgabe wird an die verantwortliche Person (z. B. Prozesseigner) zugewiesen, um die erste Version des Dokuments mithilfe ISO-konformer Vorlagen hochzuladen oder zu erstellen.
Dokumentenprüfung
Der Entwurf wird zur strukturierten Prüfung an das Qualitäts-/Compliance-Team weitergeleitet. Dabei werden folgende Aspekte geprüft:
- Korrektheit und Vollständigkeit
- Formatierung und Metadaten
- Bezug zu relevanten ISO-Klauseln
Dokumentenfreigabe
Wird der Entwurf freigegeben, wird das Dokument automatisch an die zuständige freigebende Person (basierend auf Rolle, Team oder Abteilung) weitergeleitet.
Nach der Freigabe:
- Das Dokument wird versioniert und im offiziellen Dokumentenarchiv veröffentlicht
- Betroffene Benutzer*innen erhalten eine Benachrichtigung
- Ein Eintrag im Audit-Trail wird erstellt und gespeichert

** Eine wiederkehrende Aufgabe zur zukünftigen Überprüfung wird gemäß ISO-Anforderungen eingeplant (z. B. jährlich, alle 2 Jahre oder abhängig von der Kritikalität des Dokuments).

Prozessbeginn mit Dokumentenanforderung
Auslöser: Eine Dokumentenanforderung wird durch einen Mitarbeitenden über ein FireStart-Formular oder ein Dokumentenmanagementsystem (z. B. SharePoint, Confluence etc.) eingereicht
KI-basierte Validierung (optional)
Sofern integriert, prüft eine KI (z.B. OpenAI, Mistral, Ollama):
- Vollständigkeit des Formulars
- Korrekte Klassifizierung des Dokumententyps (z. B. Richtlinie, SOP)
- Übereinstimmung mit den ISO-Anforderungen
Erstellung des Entwurfs
Eine Aufgabe wird an die verantwortliche Person (z. B. Prozesseigner) zugewiesen, um die erste Version des Dokuments mithilfe ISO-konformer Vorlagen hochzuladen oder zu erstellen.
Dokumentenprüfung
Der Entwurf wird zur strukturierten Prüfung an das Qualitäts-/Compliance-Team weitergeleitet. Dabei werden folgende Aspekte geprüft:
- Korrektheit und Vollständigkeit
- Formatierung und Metadaten
- Bezug zu relevanten ISO-Klauseln
Dokumentenfreigabe
Wird der Entwurf freigegeben, wird das Dokument automatisch an die zuständige freigebende Person (basierend auf Rolle, Team oder Abteilung) weitergeleitet.
Nach der Freigabe:
- Das Dokument wird versioniert und im offiziellen Dokumentenarchiv veröffentlicht
- Betroffene Benutzer*innen erhalten eine Benachrichtigung
- Ein Eintrag im Audit-Trail wird erstellt und gespeichert

** Eine wiederkehrende Aufgabe zur zukünftigen Überprüfung wird gemäß ISO-Anforderungen eingeplant (z. B. jährlich, alle 2 Jahre oder abhängig von der Kritikalität des Dokuments).

"FireStart hat uns bei der Modellierung unserer Prozesse sehr gut und kompetent unterstützt. Dadurch können unterschiedlichste Fachbereiche an übersichtlichen, verständlichen Prozessmodellen übergreifend arbeiten.
Dies unterstützt uns bei mann&mouse wesentlich bei unseren Zertifikaten ISO 27001:2022 und ISO 9001:2015."

Christian Sallaberger, Qualitätsmanagement

‹ Unterschriftenlauf

Automatisiere deine Prozesse

Finde heraus, wie FireStart für dein Unternehmen arbeiten kann. Wir zeigen dir, wie du deine Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team fördern kannst.

Demo vereinbaren

Automatisiere deine Prozesse

Finde heraus, wie FireStart für dein Unternehmen arbeiten kann. Wir zeigen dir, wie du deine Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team fördern kannst.

Demo vereinbaren

Automatisiere deine Prozesse

Finde heraus, wie FireStart für dein Unternehmen arbeiten kann. Wir zeigen dir, wie du deine Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team fördern kannst.