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Schulungsmanagement (ISO-Audit)

Die Ziele

Das Trainingsmanagement ist eine zentrale Anforderung in ISO-Normen wie ISO 9001 (Klausel 7.2), ISO 27001 (Klausel 7.2) und ISO 45001 (Klausel 7.2). Organisationen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende durch geplante, dokumentierte und bewertete Schulungsprogramme kompetent sind. Die Automatisierung dieses Prozesses verbessert die Compliance, gewährleistet Nachvollziehbarkeit und reduziert den administrativen Aufwand.

KPIs:

Erhöhung der Trainingsabschlussquote in allen Abteilungen
Reduktion der durchschnittlichen Trainingsdauer um bis zu 50 %
Vollständige Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen für Audits
Beseitigung von Fehlern in der Versionskontrolle
Höhere Übereinstimmung mit ISO-Klausel 7.2 – Kompetenz durch automatisierte Nachverfolgung und Erinnerungen

Erhöhung der Trainingsabschlussquote in allen Abteilungen
Reduktion der durchschnittlichen Trainingsdauer um bis zu 50 %
Vollständige Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen für Audits
Beseitigung von Fehlern in der Versionskontrolle
Höhere Übereinstimmung mit ISO-Klausel 7.2 – Kompetenz durch automatisierte Nachverfolgung und Erinnerungen

Erhöhung der Trainingsabschlussquote in allen Abteilungen
Reduktion der durchschnittlichen Trainingsdauer um bis zu 50 %
Vollständige Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen für Audits
Beseitigung von Fehlern in der Versionskontrolle
Höhere Übereinstimmung mit ISO-Klausel 7.2 – Kompetenz durch automatisierte Nachverfolgung und Erinnerungen

Verbesserungen mit FireStart

Schulungsbedarfe werden automatisch erfasst, weitergeleitet und nachverfolgt
Intelligente Weiterleitung an zuständige Genehmiger, Trainer und Systeme
Integrierter Audit-Trail über Schulungsstatus, Teilnahme und Abschluss
Schulungsunterlagen sind stets aktuell und während Audits abrufbar
Erinnerungen, Benachrichtigungen und Eskalationen stellen sicher, dass nichts übersehen wird

Schulungsbedarfe werden automatisch erfasst, weitergeleitet und nachverfolgt
Intelligente Weiterleitung an zuständige Genehmiger, Trainer und Systeme
Integrierter Audit-Trail über Schulungsstatus, Teilnahme und Abschluss
Schulungsunterlagen sind stets aktuell und während Audits abrufbar
Erinnerungen, Benachrichtigungen und Eskalationen stellen sicher, dass nichts übersehen wird

Schulungsbedarfe werden automatisch erfasst, weitergeleitet und nachverfolgt
Intelligente Weiterleitung an zuständige Genehmiger, Trainer und Systeme
Integrierter Audit-Trail über Schulungsstatus, Teilnahme und Abschluss
Schulungsunterlagen sind stets aktuell und während Audits abrufbar
Erinnerungen, Benachrichtigungen und Eskalationen stellen sicher, dass nichts übersehen wird

Prozess beginnt automatisch mit dem Schulungsbedarf
Auslöser: Ein Schulungsbedarf wird bei Audits, Mitarbeitergesprächen, Onboardings oder durch eine Richtlinienänderung erkannt. Die Anforderung wird über ein SharePoint-Formular eingereicht.
KI-gestützte Validierung (optional)
Das OpenAI-Modell überprüft:
- Vollständigkeit der Anfrage
- Passende Schulungsprogramme oder -inhalte im LMS
- Frühere Abschlussgeschichte oder Voraussetzungen
Prüfung und Zuweisung
Die Schulungskoordinatoren oder Abteilungsleiter validieren die Anfrage. Wenn genehmigt:
- Weisen das geeignete Training zu (z. B. ISO 9001 Bewusstsein, GDPR Auffrischung)
- Wählen das Format (Präsenz, E-Learning, hybrid)
- Definieren die Liste der Zielteilnehmer
Genehmigung Planung
Die Inhalte des Trainings werden vom Qualitäts-/Compliance-Team geprüft
Nach Genehmigung:
- Das System plant das Training basierend auf der Verfügbarkeit von Trainern und Teilnehmern
- Teilnehmer werden automatisch eingeschrieben und erhalten Kalendereinladungen (z. B. über Outlook oder Teams)
Durchführung, Bewertung & Archivierung
- Training wird über LMS, MS Teams oder Präsenzveranstaltungen durchgeführt
- Teilnahme wird verfolgt
- Wissenstransfer wird über Quizze, Feedbackformulare oder Leistungsüberprüfungen verifiziert
- Zertifikate werden digital ausgestellt
- Alle Aufzeichnungen werden in den Mitarbeiterprofilen mit vollständigen Prüfpfaden archiviert
- Erinnerungen für verpflichtende Schulungen werden automatisch versendet, und Hinweise auf Nicht-Compliance werden vor Audits gesendet

Prozess beginnt automatisch mit dem Schulungsbedarf
Auslöser: Ein Schulungsbedarf wird bei Audits, Mitarbeitergesprächen, Onboardings oder durch eine Richtlinienänderung erkannt. Die Anforderung wird über ein SharePoint-Formular eingereicht.
KI-gestützte Validierung (optional)
Das OpenAI-Modell überprüft:
- Vollständigkeit der Anfrage
- Passende Schulungsprogramme oder -inhalte im LMS
- Frühere Abschlussgeschichte oder Voraussetzungen
Prüfung und Zuweisung
Die Schulungskoordinatoren oder Abteilungsleiter validieren die Anfrage. Wenn genehmigt:
- Weisen das geeignete Training zu (z. B. ISO 9001 Bewusstsein, GDPR Auffrischung)
- Wählen das Format (Präsenz, E-Learning, hybrid)
- Definieren die Liste der Zielteilnehmer
Genehmigung Planung
Die Inhalte des Trainings werden vom Qualitäts-/Compliance-Team geprüft
Nach Genehmigung:
- Das System plant das Training basierend auf der Verfügbarkeit von Trainern und Teilnehmern
- Teilnehmer werden automatisch eingeschrieben und erhalten Kalendereinladungen (z. B. über Outlook oder Teams)
Durchführung, Bewertung & Archivierung
- Training wird über LMS, MS Teams oder Präsenzveranstaltungen durchgeführt
- Teilnahme wird verfolgt
- Wissenstransfer wird über Quizze, Feedbackformulare oder Leistungsüberprüfungen verifiziert
- Zertifikate werden digital ausgestellt
- Alle Aufzeichnungen werden in den Mitarbeiterprofilen mit vollständigen Prüfpfaden archiviert
- Erinnerungen für verpflichtende Schulungen werden automatisch versendet, und Hinweise auf Nicht-Compliance werden vor Audits gesendet

Prozess beginnt automatisch mit dem Schulungsbedarf
Auslöser: Ein Schulungsbedarf wird bei Audits, Mitarbeitergesprächen, Onboardings oder durch eine Richtlinienänderung erkannt. Die Anforderung wird über ein SharePoint-Formular eingereicht.
KI-gestützte Validierung (optional)
Das OpenAI-Modell überprüft:
- Vollständigkeit der Anfrage
- Passende Schulungsprogramme oder -inhalte im LMS
- Frühere Abschlussgeschichte oder Voraussetzungen
Prüfung und Zuweisung
Die Schulungskoordinatoren oder Abteilungsleiter validieren die Anfrage. Wenn genehmigt:
- Weisen das geeignete Training zu (z. B. ISO 9001 Bewusstsein, GDPR Auffrischung)
- Wählen das Format (Präsenz, E-Learning, hybrid)
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Genehmigung Planung
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- Teilnehmer werden automatisch eingeschrieben und erhalten Kalendereinladungen (z. B. über Outlook oder Teams)
Durchführung, Bewertung & Archivierung
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- Teilnahme wird verfolgt
- Wissenstransfer wird über Quizze, Feedbackformulare oder Leistungsüberprüfungen verifiziert
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