E-Rechnung verarbeiten
Eingehende E-Rechnungen formatkonform empfangen, prüfen und in den Freigabe- und Buchungsprozess überführen.
Das Problem
Mit der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung empfangen und verarbeiten können. Wer Rechnungen weiterhin als PDF ausdruckt oder per Hand abtippt, riskiert Formatfehler, doppelte Erfassung und einen Medienbruch zwischen Eingang und Buchhaltung.
Gerade im Mittelstand mit 50 bis 500 Mitarbeitern trifft die E-Rechnungspflicht auf gewachsene Strukturen: Eingangsrechnungen kommen in unterschiedlichsten Varianten von hunderten Lieferanten, und für jeden Sonderfall existiert eine eigene manuelle Routine. Der CFO steht in der Pflicht, den gesetzeskonformen Empfang strukturierter Formate jederzeit nachweisen zu können, während die Buchhaltung parallel noch PDF- und Papierrechnungen verarbeitet. Diese Doppelgleisigkeit bindet Personal, verlängert den Monatsabschluss und macht es schwer, einen einheitlichen Prüfpfad über alle Rechnungseingänge hinweg zu garantieren.
Ohne durchgängigen Prozess bleibt unklar, ob eine E-Rechnung vollständig, plausibel und freigaberelevant ist – und der gesetzlich geforderte, nachvollziehbare Umgang mit dem strukturierten Datensatz lässt sich nur schwer belegen.
Die Lösung mit FireStart
FireStart nimmt E-Rechnungen in den gängigen Formaten automatisch entgegen, validiert die Struktur und extrahiert die Rechnungsdaten ohne manuelles Abtippen. Der strukturierte Datensatz wird gegen Bestellung und Stammdaten geprüft und in denselben Freigabe-Workflow überführt wie klassische Eingangsrechnungen.
Technisch empfängt FireStart ZUGFeRD- und XRechnung-Datensätze über ein zentrales Postfach oder per API, validiert sie gegen das jeweilige Schema und übergibt die geprüften Daten an SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics. Der gesamte Ablauf ist als BPMN-2.0-Modell nach ISO 19510 hinterlegt und per Low-Code anpassbar, ohne dass die IT für jede Lieferantenvariante eingreifen muss. Wo ein Datensatz unklar oder unvollständig ist, greift Human-in-the-Loop: Ein Sachbearbeiter entscheidet, bevor die Rechnung weiterläuft. Der Go-Live gelingt typischerweise in zwei bis vier Wochen, der Einstieg ist ab 390€ im Monat planbar.
Nach der Freigabe übergibt FireStart die Daten direkt an das ERP- oder Buchhaltungssystem. So entsteht ein durchgängiger, prüfsicherer Prozess – vom formatkonformen Empfang bis zur Buchung, ganz ohne Medienbruch.
Typische Ergebnisse
Typische Effekte einer durchgängigen E-Rechnungsverarbeitung:
- Formatkonformer Empfang von ZUGFeRD und XRechnung ohne manuelle Nacharbeit.
- Parallelbetrieb von E-Rechnung, PDF und Papier in einem einheitlichen Workflow.
- Automatische Schemavalidierung gegen den jeweiligen Standard.
- Klare Zuständigkeit bei unklaren oder fehlerhaften Datensätzen.
- Kein Medienbruch zwischen Eingang, Prüfung und Buchung.
- Strukturierte Daten fließen direkt in den Freigabe-Workflow.
- Nachvollziehbare, prüfsichere Dokumentation jedes Schritts.
- Saubere Grundlage für gesetzeskonforme Archivierung.
Warum FireStart für den Mittelstand
FireStart behandelt die E-Rechnung nicht als isoliertes Format-Thema, sondern als Teil eines durchgängigen Finance-Prozesses. Derselbe Workflow deckt Eingangsrechnung, 3-Wege-Abgleich und Zahlungslauf ab – das Finance-Team arbeitet mit einer einheitlichen Logik statt mit Insellösungen.
Die E-Rechnung ist für viele Finance-Teams der Anlass, den gesamten Eingangsprozess zu modernisieren. Auf derselben FireStart-Plattform entstehen anschließend Rechnungsfreigabe, Drei-Wege-Abgleich und Zahlungslauf, sodass aus einer gesetzlichen Pflicht ein durchgängiger, prüfsicherer Prozess wird, der mit dem Unternehmen mitwächst. Entwickelt in Österreich und gehostet in Deutschland erfüllt die Plattform die DSGVO-Anforderungen; die On-Premise- oder Hybrid-Option deckt auch besonders sensible Branchen ab.
Als BPMN-2.0-Plattform aus Österreich, gehostet in Deutschland, erfüllt FireStart die Anforderungen regulierter Unternehmen: vollständiger Audit-Trail, DSGVO-konformes Hosting und eine On-Premise-Option für sensible Daten.
FireStart auf einen Blick
- BPMN 2.0-Standard (ISO 19510) – portable Prozessmodelle ohne Vendor-Lock-in
- Integrationen: Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, SAP, DATEV, Personio, HubSpot, REST APIs
- Deployment: Cloud (Deutschland, DSGVO), On-Premise oder Hybrid
- Audit-Trail: jeder Schritt protokolliert mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung
- Human-in-the-Loop: Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Menschen
- Low-Code: Anpassung per Drag-and-Drop, ohne Entwicklungsprojekt
So läuft der Prozess Schritt für Schritt
- E-Rechnung trifft im strukturierten Format ein und wird automatisch empfangen.
- Unklare oder unvollständige Datensätze werden zur Klärung an einen Sachbearbeiter geleitet.
- Strukturierte Übergabe an SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics.
- Format- und Strukturvalidierung gegen den jeweiligen Standard.
- Extraktion und Abgleich der Rechnungsdaten mit Bestellung und Stammdaten.
- Regelbasiertes Freigabe-Routing an die zuständige Rolle.
- Übergabe an ERP oder Buchhaltung ohne manuelle Erfassung.
- Prüfsichere Dokumentation und gesetzeskonforme Archivierung.
Häufige Fragen
Welche E-Rechnungsformate unterstützt FireStart?
Die gängigen strukturierten Formate wie ZUGFeRD und XRechnung lassen sich empfangen, validieren und weiterverarbeiten.
Müssen wir Papier- und PDF-Rechnungen separat verarbeiten?
Nein. E-Rechnung, PDF und Papier laufen in denselben einheitlichen Workflow, sodass kein Parallelprozess nötig ist.
Wie weist FireStart den gesetzeskonformen Empfang nach?
Empfang, Validierung und Weiterverarbeitung werden mit Zeitstempel im Audit-Trail dokumentiert und revisionsfest archiviert.
Lässt sich die Verarbeitung per API anbinden?
Ja. E-Rechnungen können über ein zentrales Postfach oder per API entgegengenommen werden.
Wie schnell ist die E-Rechnungsverarbeitung einsatzbereit?
Dank BPMN-2.0-Vorlagen und Low-Code gelingt der Go-Live typischerweise in zwei bis vier Wochen.
Lässt sich die E-Rechnung mit der bestehenden Rechnungsfreigabe verbinden?
Ja. E-Rechnungen laufen in denselben Freigabe-Workflow wie klassische Eingangsrechnungen.
Wird die Verarbeitung prüfsicher dokumentiert?
Ja. Jeder Schritt wird mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung im Audit-Trail protokolliert.
Ist das Hosting DSGVO-konform?
Ja. FireStart wird in Deutschland gehostet und ist auch on-premise verfügbar.
FireStart GmbH – Am Winterhafen 1, 4020 Linz, Austria. CEO: Johannes Roth. Gegründet 2008. 25+ Mitarbeiter. 220+ Kunden in der DACH-Region. Auszeichnungen: Toolmasters 2021–2025.
FireStart wird in Deutschland gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.
