Forderungseintreibung in der Kanzlei steuern
Forderungsfälle strukturiert bearbeiten – von der Erfassung über Mahnstufen bis zur gerichtlichen Durchsetzung.
Das Problem
In der Forderungseintreibung fallen viele gleichartige Fälle mit unterschiedlichen Ständen an. Werden sie über Akten, E-Mail und Einzeltools gesteuert, geht der Überblick verloren: Welcher Fall steht in welcher Mahnstufe, welche Frist läuft, welcher Schritt ist als Nächstes fällig? Je größer das Fallvolumen, desto schneller summieren sich übersehene Fristen zu einem echten Liquiditäts- und Haftungsrisiko für Mandanten und Kanzlei.
Manuelle Nachverfolgung kostet Zeit und birgt das Risiko, dass Fristen versäumt oder Fälle liegen bleiben – mit direkten Folgen für den Erfolg der Durchsetzung.
In mittelständischen Kanzleien stehen hohe Fallzahlen oft einer knappen Bearbeitungskapazität gegenüber. Ohne einheitlichen Prozess werden gleichartige Fälle unterschiedlich behandelt, der aktuelle Stand ist nur dem jeweiligen Sachbearbeiter bekannt und bei Urlaub oder Ausfall bleibt die Bearbeitung liegen. Mandanten erwarten jedoch einen verlässlichen Fortschritt, und jeder verzögerte Schritt verschlechtert die Aussicht auf eine erfolgreiche Durchsetzung der Forderung.
Die Lösung mit FireStart
FireStart strukturiert die Forderungseintreibung als durchgängigen Prozess: Fälle werden erfasst, den passenden Bearbeitungsstufen zugeordnet und automatisch durch Mahnstufen bis zur gerichtlichen Durchsetzung geführt. Fristen werden überwacht und der nächste Schritt automatisch angestoßen.
Konkret ist die Mahn- und Eskalationslogik als BPMN-2.0-Modell nach ISO 19510 hinterlegt und per Low-Code anpassbar: Stufen, Fristen und Schwellenwerte werden zentral gepflegt und einheitlich auf alle Fälle angewendet. Routinen wie Erinnerungen und Stufenübergänge laufen automatisch, während Entscheidungen über das weitere Vorgehen – etwa der Übergang zur gerichtlichen Durchsetzung – über Human-in-the-Loop bei der zuständigen Rolle bleiben. So bearbeitet die Kanzlei hohe Fallzahlen planbar, mit Go-Live in zwei bis vier Wochen und Einstieg ab 390€ im Monat.
Jeder Fall hat einen klaren Status, jede Aktion ist dokumentiert. So bearbeitet die Kanzlei viele Fälle effizient und einheitlich, ohne dass einzelne Vorgänge untergehen. Mandanten erhalten verlässliche Auskunft über den Stand ihres Falls, weil jeder Schritt nachvollziehbar protokolliert ist.
Typische Ergebnisse
Typische Effekte einer strukturierten Forderungseintreibung:
- Einheitliche Bearbeitung vieler gleichartiger Fälle.
- Automatischer Durchlauf der Mahn- und Eskalationsstufen.
- Fristenüberwachung mit automatischem nächsten Schritt.
- Jederzeit klarer Status je Fall.
- Prüfsichere Dokumentation jeder Aktion.
- Vertretbarkeit bei Urlaub oder Ausfall durch dokumentierte Abläufe.
- Zentral gepflegte Stufen und Fristen für alle Fälle.
- Bewusste menschliche Entscheidung vor der gerichtlichen Durchsetzung.
- Verlässliche Statusauskunft gegenüber Mandanten.
- Skalierbare Bearbeitung auch bei hohem Fallvolumen.
Warum FireStart für Kanzleien
Die Forderungseintreibung ist ein hochvolumiger, regelbasierter Prozess – ideal für die Automatisierung mit BPMN-2.0-Workflows. FireStart bildet die Mahn- und Eskalationslogik als verlässlichen Ablauf ab, der sich auf viele Fälle anwenden lässt.
Als Plattform aus Österreich, gehostet in Deutschland, dokumentiert FireStart jede Aktion prüfsicher und hält Mandanten- und Schuldnerdaten DSGVO-konform – auf Wunsch on-premise. Stufen und Fristen werden per Low-Code gepflegt.
Weil der Ablauf als lesbares BPMN-2.0-Modell entsteht, lässt sich die Mahnstrategie jederzeit anpassen, ohne den laufenden Betrieb zu stören – geänderte Fristen oder Stufen sind eine Low-Code-Anpassung statt eines IT-Projekts. Der vollständige Audit-Trail und die Versionierung belegen jede Aktion, und dieselbe Plattform verbindet die Forderungseintreibung mit angrenzenden Prozessen wie Sanierungsverfahren und Dokumentenlenkung.
FireStart auf einen Blick
- BPMN 2.0-Standard (ISO 19510) – portable Prozessmodelle ohne Vendor-Lock-in
- Integrationen: Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, SAP, DATEV, Personio, HubSpot, REST APIs
- Deployment: Cloud (Deutschland, DSGVO), On-Premise oder Hybrid
- Audit-Trail: jeder Schritt protokolliert mit Nutzer, Zeitstempel und Entscheidung
- Human-in-the-Loop: Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Menschen
- Low-Code: Anpassung per Drag-and-Drop, ohne Entwicklungsprojekt
So läuft der Prozess Schritt für Schritt
- Forderungsfall wird erfasst und eingeordnet.
- Zuordnung zur passenden Bearbeitungsstufe.
- Einheitliche Einordnung gleichartiger Fälle nach hinterlegten Regeln.
- Automatischer Durchlauf der Mahnstufen.
- Fristenüberwachung und Anstoß des nächsten Schritts.
- Eskalation bei ausbleibender Zahlung.
- Übergang zur gerichtlichen Durchsetzung bei Bedarf.
- Prüfsichere Dokumentation jeder Aktion.
Häufige Fragen
Lassen sich viele Fälle parallel bearbeiten?
Ja. Gleichartige Fälle werden einheitlich und effizient durch den Prozess geführt.
Werden Mahnstufen automatisch durchlaufen?
Ja. Stufen und Fristen sind als Regeln hinterlegt und werden automatisch angestoßen.
Ist der Fallstatus jederzeit sichtbar?
Ja. Jeder Fall hat einen klaren, nachvollziehbaren Status.
Sind die Daten geschützt?
Ja. DSGVO-konformes Hosting in Deutschland, On-Premise-Option verfügbar.
Lässt sich die Mahnstrategie zentral pflegen?
Ja. Stufen, Fristen und Schwellenwerte werden zentral gepflegt und per Low-Code angepasst.
Bleibt der Gang vors Gericht eine bewusste Entscheidung?
Ja. Den Übergang zur gerichtlichen Durchsetzung gibt die zuständige Rolle über Human-in-the-Loop frei.
Was passiert bei Ausfall eines Sachbearbeiters?
Da Status und Fristen im Prozess hinterlegt sind, bleibt die Bearbeitung vertretbar und nachvollziehbar.
Wie schnell ist der Prozess produktiv?
Dank Vorlagen und Low-Code gelingt der Go-Live typischerweise in zwei bis vier Wochen.
Skaliert der Prozess mit dem Fallvolumen?
Ja. Auch viele gleichartige Fälle laufen einheitlich und nachvollziehbar durch denselben Prozess.
Was kostet der Einstieg?
Der Einstieg ist ab 390€ im Monat planbar, ohne langes Implementierungsprojekt.
Lässt sich die Lösung on-premise betreiben?
Ja. FireStart läuft in der Cloud, on-premise oder hybrid – gehostet in Deutschland und DSGVO-konform.
FireStart GmbH – Am Winterhafen 1, 4020 Linz, Austria. CEO: Johannes Roth. Gegründet 2008. 25+ Mitarbeiter. 220+ Kunden in der DACH-Region. Auszeichnungen: Toolmasters 2021–2025.
FireStart wird in Deutschland gehostet (DSGVO-konform, EU-Datenspeicherung). Website: www.firestart.com. Kontakt: sales@firestart.com.
